webmybusiness
Datenschutz

Datenschutz

1. Verantwortlicher

webmybusiness

Eberhard von Homeyer
Klausgarten 67
53229 Bonn
E-Mail: info@web-my-business.de

2. Grundsätzliches

Der Schutz eurer personenbezogenen Daten ist uns wichtig. Diese Website ist bewusst cookiefrei gebaut und verzichtet auf nutzerbezogenes Tracking. Zur Reichweitenmessung setzen wir ausschließlich ein eigenes, cookiefreies und datensparsames Verfahren ein (siehe Abschnitt 4). Wir verarbeiten personenbezogene Daten nur, soweit dies für einen sicheren Betrieb, die Reichweitenmessung in datensparsamer Form und die von euch gewünschte Kontaktaufnahme erforderlich ist.

3. Hosting und Server-Logfiles

Diese Website wird bei der Hetzner Online GmbH, Industriestraße 25, 91710 Gunzenhausen gehostet. Beim Aufruf der Seite werden automatisch Informationen in sogenannten Server-Logfiles gespeichert, die euer Browser übermittelt: IP-Adresse, Datum und Uhrzeit des Zugriffs, aufgerufene Seite, übertragene Datenmenge, Referrer-URL, Browsertyp und Betriebssystem.

Diese Logdaten werden nicht zur Erstellung von Besucherprofilen verwendet und nicht mit anderen Datenquellen zusammengeführt. Soweit vollständige IP-Adressen verarbeitet werden, geschieht dies ausschließlich zur technischen Bereitstellung sowie zur Erkennung und Abwehr von Angriffen. Die IP-Adressen bzw. Logdaten werden spätestens nach «14 Tagen» gelöscht. Rechtsgrundlage ist unser berechtigtes Interesse an einem sicheren und funktionsfähigen Angebot (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO). Mit dem Hoster besteht ein Vertrag zur Auftragsverarbeitung (Art. 28 DSGVO).

4. Reichweitenmessung (cookiefrei) und Cookies

Zur Verbesserung unseres Angebots messen wir die Nutzung dieser Website mit ClubPress Analytics, einem von uns selbst betriebenen, auf unserem eigenen Server laufenden Verfahren (Same-Origin). Dabei werden ausschließlich aggregierte Kennzahlen erhoben (z. B. Seitenaufrufe, aufgerufene Inhalte). Das Verfahren ist cookiefrei, setzt keine Kennungen im Endgerät, liest keine Informationen aus dem Endgerät aus (kein localStorage, kein Fingerprinting) und respektiert die Browser-Einstellung „Do Not Track“. Eine IP-Adresse wird nur vorübergehend serverseitig zur Verarbeitung des Ereignisses genutzt und nicht in personenbeziehbarer Form gespeichert; es werden keine personenbezogenen Nutzerprofile gebildet.

Da hierbei keine Informationen auf eurem Endgerät gespeichert oder ausgelesen werden, ist nach unserer Einschätzung keine Einwilligung nach § 25 TDDDG erforderlich. Rechtsgrundlage der Verarbeitung ist unser berechtigtes Interesse an einer datensparsamen Reichweitenmessung (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO).

Diese Website setzt keine Tracking-, Analyse- oder Marketing-Cookies. Technisch notwendige Cookies können durch das zugrunde liegende WordPress-System gesetzt werden (z. B. bei der Anmeldung im Verwaltungsbereich); diese sind nach § 25 Abs. 2 Nr. 2 TDDDG einwilligungsfrei. Ein Cookie-Einwilligungsbanner ist daher nicht erforderlich.

5. Schriftarten (lokal gehostet)

Schriftarten werden ausschließlich lokal von unserem eigenen Server geladen. Es besteht keine Verbindung zu externen Anbietern wie Google Fonts; es werden hierfür keine Daten an Dritte übertragen.

6. KI-Hilfe-Assistent

Auf unserer Website bieten wir einen KI-gestützten Hilfe-Assistenten zu unseren Produkten an. Stellt ihr ihm eine Frage, werden eure Eingaben (Fragetext und der Gesprächsverlauf der aktuellen Sitzung) über unseren Server an unseren KI-Dienstleister übermittelt, um eine Antwort zu erzeugen. Unser Zugangsschlüssel wird nicht an euren Browser übertragen. Es werden keine Cookies gesetzt.

Zur Missbrauchs- und Kostenabwehr (Begrenzung der Anfragezahl) verarbeiten wir kurzzeitig einen aus eurer gekürzten bzw. gehashten IP-Adresse gebildeten Prüfwert; dieser wird nach «einer Stunde» gelöscht.

Eingesetzter Dienst: Anthropic PBC, San Francisco, USA („Claude“), als Auftragsverarbeiter auf Grundlage eines Auftragsverarbeitungsvertrags (Datenschutzhinweise: https://www.anthropic.com/legal/privacy). Die Verarbeitung findet auch außerhalb der EU/des EWR (USA) statt; die Übermittlung ist durch die Standardvertragsklauseln der EU-Kommission abgesichert, die Bestandteil des mit Anthropic geschlossenen Auftragsverarbeitungsvertrags sind. Eure Eingaben werden nicht zum Training von KI-Modellen verwendet. Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse an einem funktionierenden, unkomplizierten Produkt-Support).

Bitte gebt keine personenbezogenen oder sensiblen Daten in den Assistenten ein. Die Antworten werden automatisiert erzeugt und können fehlerhaft sein.

Meldet ihr über die Funktion „Das stimmt nicht“ eine Antwort, wird der Gesprächsverlauf automatisiert um bestimmte unmittelbar erkennbare Angaben wie E-Mail-Adressen, Links und längere Ziffernfolgen bereinigt und zur internen Qualitätsprüfung gespeichert. Bitte gebt auch hierbei keine personenbezogenen oder sensiblen Daten ein. Eine Zuordnung zu eurem Benutzerkonto findet nicht statt. Diese Qualitätsmeldungen löschen wir spätestens nach «12 Monaten».

Übergabe an eine Support-Anfrage: Schreibt ihr aus dem Assistenten heraus an unser Team, könnt ihr per Häkchen wählen, ob euer bisheriges Gespräch als „Vorgeschichte“ mitgesendet wird (Einwilligung, Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO). Dieser Verlauf ist dann für unser Support-Team sichtbar. Es werden keine Gesprächsinhalte in der Adresszeile (URL) übertragen.

7. Support- / Kontaktformular

Über unser Support-Formular könnt ihr uns Anfragen senden. Wir verarbeiten Name, E-Mail-Adresse, Ticketart, Produkt, Betreff, Nachricht sowie – sofern von euch angegeben – die Website-Adresse und einen optionalen Datei-Anhang ausschließlich zur Bearbeitung und Beantwortung eures Anliegens. Ein externer Helpdesk-Dienst wird nicht eingesetzt; die Daten bleiben in unserem System. Der Spamschutz erfolgt cookiefrei (Honeypot und Zeitprüfung, kein Captcha).

Die Angabe der zur Bearbeitung erforderlichen Daten ist keine Einwilligung, sondern Voraussetzung für die Beantwortung; die Bestätigungs-Checkbox im Formular dient der Kenntnisnahme dieser Datenschutzhinweise („Ich habe die Datenschutzhinweise zur Bearbeitung meiner Anfrage zur Kenntnis genommen.“). Ihr erhaltet automatisch eine Eingangsbestätigung per E-Mail mit eurer Anfrage-Nummer und einer Zusammenfassung eurer Anfrage; intern wird unser Team benachrichtigt.

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Bearbeitung eurer Anfrage / Vertragsanbahnung) bzw. Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse an Support). Speicherdauer: bis zur Erledigung eures Anliegens und darüber hinaus «24 Monate», soweit keine laufenden Vorgänge oder gesetzlichen Aufbewahrungspflichten entgegenstehen.

8. Anforderung & Auslieferung der ClubPress Toolbox („Toolbox-Kontaktliste“)

Wenn ihr die kostenlose ClubPress Toolbox aus eurem ClubPress-Vereins-Backend anfordert, verarbeiten wir die dabei übermittelten Daten, um euch die Software bereitzustellen und euch rund um die Toolbox zu betreuen.

Welche Daten wir verarbeiten:

  • Pflicht/automatisch: E-Mail-Adresse, ClubPress-Version, Datum der Anfrage.
  • Freiwillig: Vereinsname und Website-Adresse; die bei euch aktiven ClubPress-Bausteine; Anrede, Vor-/Nachname und Funktion einer Ansprechperson.
  • Einwilligungs-Status: bei Zustimmung zur gelegentlichen Information Status, Zeitpunkt und gezeigte Einwilligungs-Textfassung.
  • Kontakt-/Beziehungshistorie: ein Verlauf unserer Kommunikation (u. a. Download-/Bestätigungs-E-Mails, Info-/Update-Mails, Support-Anfragen, Widerspruch, Löschung).

Vor der Übertragung zeigt euch euer ClubPress-Backend in einer Datenvorschau vollständig und getrennt nach Pflicht- und freiwilligen Angaben, welche Daten an uns übermittelt werden; die freiwilligen Angaben könnt ihr abwählen. Die Übermittlung erfolgt erst durch eure bewusste Handlung über eine gesicherte Direktverbindung (verschlüsselte Datenübertragung); personenbezogene Daten stehen dabei nicht in der Adresszeile.

Zwecke: Bereitstellung des Download-Links, technische Auslieferung und Update-Bereitstellung, Beantwortung von Support-Anfragen sowie – nur bei erteilter Einwilligung – gelegentliche Informationen zu ClubPress.

Rechtsgrundlagen: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Bereitstellung der angeforderten Software), Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (sichere Auslieferung, Missbrauchsvermeidung, Kundenbetreuung), Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO (Einwilligung für Informations-E-Mails; freiwillig und jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufbar, § 7 UWG). Der Download-Link wird unabhängig von einer Einwilligung immer zugesandt; Informations-E-Mails erst nach Double-Opt-in-Bestätigung.

Empfänger: Eine Weitergabe zu Werbezwecken oder ein Verkauf der Daten findet nicht statt. Für Hosting und E-Mail-Versand setzen wir Auftragsverarbeiter nach Art. 28 DSGVO ein; der E-Mail-Versand erfolgt über den Mailserver unseres Hosters (Hetzner Online GmbH) «bzw. – falls ein separater Versanddienst genutzt wird – über [Anbieter, Ort, ggf. Drittlandmechanismus] als Auftragsverarbeiter». Eine weitere Übermittlung erfolgt nur, soweit dies zur Bereitstellung, Betreuung oder aufgrund gesetzlicher Verpflichtungen erforderlich ist.

Der gesamte Vorgang ist cookiefrei; der Download wird ausschließlich anonym und aggregiert gezählt und nicht einem einzelnen Verein zugeordnet.

Speicherdauer (nach Zweck getrennt):

  • Anfrage-/Kontaktdaten zur Bereitstellung: bis zur Erledigung; anschließend Löschung, sofern keine Einwilligung und keine gesetzliche Pflicht die weitere Speicherung tragen.
  • Kontaktdaten bei bestehender Einwilligung/Betreuung: solange die Betreuungs-/Kundenbeziehung besteht. Nach Widerspruch oder Löschverlangen löschen wir die für Betreuung und Information gespeicherten personenbezogenen Daten unverzüglich, soweit keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten, laufenden Vorgänge oder erforderlichen Nachweise entgegenstehen.
  • Support-Anfragen: bis zu 24 Monate nach Abschluss.
  • Einwilligungs- bzw. Widerrufsnachweis: bis zu 3 Jahre nach Ende/Widerruf zur Erfüllung von Nachweispflichten.
  • Sperrvermerk nach Löschung/Widerspruch: ein auf das Notwendige beschränkter Eintrag, der ausschließlich zur Beachtung des Widerspruchs (Verhinderung einer erneuten Ansprache) verwendet und gegen unbefugten Zugriff geschützt wird.
  • Anonyme, aggregierte Kennzahlen: ohne Personenbezug, dauerhaft nur in aggregierter Form.

9. Kauf- und Lizenzabwicklung

Kauf, Zahlung und Rechnungsstellung für kostenpflichtige Produkte werden über unseren Zahlungs- und Lizenzdienstleister Freemius abgewickelt (Merchant of Record); dabei werden die für den Vertrag erforderlichen Daten verarbeitet. Einzelheiten entnehmt ihr der Datenschutzerklärung von Freemius (https://freemius.com/privacy/). Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO.

Aufbewahrung: Rechnungs- und buchhaltungsrelevante Unterlagen bewahren wir nach den gesetzlichen handels- und steuerrechtlichen Fristen auf, insbesondere Bücher/Jahresabschlüsse 10 Jahre, Buchungsbelege/Rechnungen 8 Jahre (§ 147 AO in der aktuellen Fassung) sowie empfangene/abgesandte Geschäfts-/Handelsbriefe 6 Jahre. Operative Kontaktdaten werden nur zweckbezogen und nicht automatisch aufgrund steuerrechtlicher Pflichten aufbewahrt.

10. Kunden- und Ansprechpartnerverwaltung

Für die Betreuung unserer Hosting- und Servicekunden (in der Regel Vereine) führen wir eine schlanke Kundenverwaltung. Wir verarbeiten darin Daten unserer Kunden sowie ihrer benannten Ansprechpartner zur Vertragsanbahnung, Vertragsdurchführung, Kundenbetreuung, Abrechnung sowie zur Bearbeitung von Support- und Serviceanfragen.

Verarbeitet werden insbesondere: Stammdaten des Kunden (Vereins-/Organisationsname, Anschrift, Kundennummer), Name, Funktion/Rolle und geschäftliche Kontaktdaten der Ansprechpartner (Name, E-Mail-Adresse, Telefonnummer) sowie vertrags-, hosting-, abrechnungs- und supportbezogene Informationen (z. B. beauftragtes Paket, Website-/Domaindaten, Vertrags- und Fristangaben, Rechnungsvermerke, Vorgangshistorie). Zugangsdaten wie Passwörter oder Schlüssel werden in dieser Verwaltung nicht gespeichert.

Rechtsgrundlagen: Ist die betroffene Person selbst Vertragspartei, erfolgt die Verarbeitung auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Vertrag). Bei Ansprechpartnern von Vereinen oder anderen Organisationen stützen wir die Verarbeitung auf unser berechtigtes Interesse an einer ordnungsgemäßen Durchführung und Verwaltung der Geschäftsbeziehung gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Steuer- und handelsrechtlich erforderliche Daten verarbeiten wir zusätzlich auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO.

Herkunft der Daten: Die Daten der Ansprechpartner erhalten wir überwiegend direkt von diesen oder von dem jeweiligen Verein/der Organisation, die sie uns als Kontaktperson benennt.

Dokumentenablage: Vertragsunterlagen (z. B. Auftragsverarbeitungsverträge, Hosting-/Serviceverträge, zugehörige Korrespondenz) legen wir in einem zugriffsgeschützten Bereich ab. Der Zugriff ist auf berechtigte Personen unseres Unternehmens beschränkt; die Übertragung erfolgt verschlüsselt.

Empfänger / Auftragsverarbeiter: Zur Rechnungsstellung und Buchhaltung setzen wir den Dienst sevdesk (sevdesk GmbH, «Anschrift», Deutschland) als Auftragsverarbeiter ein. Das Hosting unserer Systeme erfolgt bei der Hetzner Online GmbH (Serverstandort Deutschland/EU). Mit diesen Dienstleistern bestehen Verträge zur Auftragsverarbeitung nach Art. 28 DSGVO. Eine Übermittlung an weitere Empfänger erfolgt nur, soweit dies zur Vertragsdurchführung erforderlich oder gesetzlich vorgeschrieben ist (z. B. an Steuerberatung oder Finanzbehörden).

Speicherdauer: Wir speichern die Daten für die Dauer der Geschäftsbeziehung und darüber hinaus nur so lange, wie dies zur Abwicklung des Vertrags, zur Geltendmachung oder Abwehr von Ansprüchen oder aufgrund gesetzlicher Aufbewahrungspflichten erforderlich ist. Für abrechnungs- und buchhaltungsrelevante Unterlagen gelten die gesetzlichen handels- und steuerrechtlichen Aufbewahrungsfristen (siehe Abschnitt 9). Nicht mehr erforderliche Ansprechpartnerdaten werden gelöscht oder auf die notwendige Dokumentation reduziert.

Werbung: Eine Nutzung der Kontaktdaten für E-Mail-Werbung erfolgt nur, wenn hierfür eine wirksame Einwilligung vorliegt oder die gesetzlichen Voraussetzungen für Werbung gegenüber Bestandskunden (§ 7 Abs. 3 UWG) erfüllt sind. Der Verwendung zu Werbezwecken könnt ihr jederzeit widersprechen, ohne dass hierfür andere als die Übermittlungskosten nach den Basistarifen entstehen; ein Widerspruch wird dauerhaft berücksichtigt.

Eure Rechte in Bezug auf diese Daten richten sich nach Abschnitt 12.

11. Software-Updates (Update-Server)

Websites, die unsere Software (das ClubPress-Theme und zugehörige Plugins) einsetzen, fragen automatisch bei unserem Update-Server auf web-my-business.de an, ob eine neue Version vorliegt; dabei wird eine Manifest-Datei abgerufen und – falls vorhanden – das Update-Paket geladen. Diese Kommunikation erfolgt Server-zu-Server. Verarbeitet werden die IP-Adresse des anfragenden Servers, eine Domain-/Installationskennung, die angefragte Ressource und Version sowie Datum/Uhrzeit. Es werden keine personenbezogenen Besucherdaten übertragen, keine Cookies gesetzt und kein Tracking betrieben. Die Integrität jedes Pakets wird über eine Prüfsumme (SHA-256) und eine digitale Signatur (Ed25519) sichergestellt. Diese Zugriffsdaten werden spätestens nach «14 Tagen» gelöscht. Rechtsgrundlage ist unser berechtigtes Interesse an einer sicheren, überprüfbaren Update-Auslieferung (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO).

12. SSL-/TLS-Verschlüsselung

Diese Seite nutzt aus Sicherheitsgründen und zum Schutz der Übertragung vertraulicher Inhalte eine SSL- bzw. TLS-Verschlüsselung.

13. Eure Rechte

Ihr habt jederzeit das Recht auf Auskunft über eure gespeicherten Daten sowie auf Berichtigung, Löschung, Einschränkung der Verarbeitung, Datenübertragbarkeit und Widerspruch. Soweit wir Daten auf Grundlage einer Einwilligung verarbeiten, könnt ihr diese jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen; die Rechtmäßigkeit der bis zum Widerruf erfolgten Verarbeitung bleibt unberührt.

Zudem steht euch ein Beschwerderecht bei einer Datenschutz-Aufsichtsbehörde zu. Für uns zuständig ist die Landesbeauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit Nordrhein-Westfalen (LDI NRW), Kavalleriestraße 2–4, 40213 Düsseldorf. Für alle Anliegen zum Datenschutz erreicht ihr uns unter info@web-my-business.de.

14. Stand

Stand dieser Datenschutzerklärung: August 2026 · Version 2.2.
Bei neuen Funktionen passen wir diese Erklärung an; den jeweils aktuellen Stand veröffentlichen wir an dieser Stelle.