Prozesse – einfach übersichtlich

1  Über dieses Handbuch

Dieses Prozesshandbuch beschreibt durchgängige Vereinsabläufe – nicht einzelne Funktionen. Wo die Modulhandbücher (Basis-Theme, Theme PRO, Members+) erklären, was eine Funktion tut, zeigt dieses Handbuch, wie ein kompletter Vorgang vom Auslöser bis zum Abschluss läuft und welche Module dabei zusammenspielen.

Was ist ein Prozess?

Ein Prozess ist eine zusammenhängende Abfolge von Schritten mit einem klaren Ziel – zum Beispiel „Neues Mitglied aufnehmen". Ein Prozess kann Funktionen aus mehreren Modulen verbinden und beteiligt oft mehrere Rollen im Verein.

So ist jeder Prozess aufgebaut

Zu Beginn steht ein Ablauf-Diagramm („auf einen Blick") – ein senkrechter Weg von oben nach unten mit Ja/Nein-Verzweigungen und einem Rollen-Chip je Schritt. Darunter folgt derselbe Ablauf ausführlich in festen Abschnitten:

Zweck · Auslöser · Voraussetzungen · Benötigte Module · Beteiligte Rollen · Prozessablauf · Automatische Systemaktionen · Manuelle Entscheidungen · Sonderfälle · Fehlerbehebung · Datenschutz & Nachweis · Ergebnis – und am Ende eine Box „Mehr dazu" mit den passenden Handbuch-Kapiteln und Einstellungen.

Status, Aufgaben und Hinweise

Viele Prozesse starten auf dem Dashboard: Die zentrale Liste „Jetzt zu erledigen" bündelt offene Aufgaben. Datensätze haben einen Status (z. B. „ausstehend", „aktiv", „gekündigt"), und das System weist mit Hinweisen auf fehlende Angaben hin.

Automatisch, manuell und optional

• Automatisch – ClubPress erledigt es ohne dein Zutun (z. B. Mitgliedsnummer vergeben, Beitrag im Beitragslauf berechnen). Ob eine E-Mail automatisch ausgeht, hängt vom Prozess und Modus ab – manche Nachrichten werden bewusst ausgelöst.
• Manuell – du entscheidest oder handelst bewusst (z. B. Aufnahme freigeben, SEPA-Datei bei der Bank einreichen, Anonymisierung auslösen).
• Optional – kann, muss aber nicht; hängt von euren Einstellungen oder eurem Bedarf ab.

Was protokolliert wird

Members+ hält relevante Änderungen in einer Historie (Audit-Log) fest – wer wann was ausgelöst hat (z. B. Aufnahme, Rechtevergabe, Beitragslauf, Anonymisierung). Das schafft Nachvollziehbarkeit gegenüber Vorstand und – wo nötig – als Datenschutz-Nachweis.

Wer welche Rechte braucht

Jeder Prozess nennt die nötige Berechtigung. Dabei ist wichtig, drei Dinge auseinanderzuhalten: das Vereinsamt, die WordPress-Basisrolle und das Members+-Berechtigungspaket. Wie das zusammenspielt, erklärt das nächste Kapitel.

Wann ein Vorgang wirklich abgeschlossen ist

Jeder Prozess endet mit einem Abschnitt Ergebnis, der eindeutig beschreibt, wann der Vorgang fertig ist. Damit kein Vorgang jahrelang „offen" bleibt, sind langlaufende Aufbewahrungs- und Löschpflichten als eigener nachgelagerter Prozess ausgegliedert (CP-PRO-DSG-001), statt den operativen Vorgang über Jahre offen zu halten.

2  Rollen: Amt, Rolle und Paket

Wer im Verein was darf, entsteht in ClubPress aus drei getrennten Ebenen. Sie klingen ähnlich, sind aber nicht dasselbe – wer sie auseinanderhält, vergibt Rechte sauber und sparsam.

Ebene 1 · Vereinsamt (Funktion)

Das Amt bildet die Vereins-Organisation ab: Vorsitz, Kassier:in, Schriftführer:in, Beisitzer:in, Abteilungsleiter:in, Kassenprüfer:in, Zeugwart:in. Es steuert das Vorstands-Kennzeichen, den Impressum-Eintrag und die rechtliche Vertretung und wird geschlechtsspezifisch angezeigt. Eine Funktion ist zunächst ein Label – sie kann aber optional ein Standard-Paket (Ebene 3) gleich mitbringen.

Ebene 2 · WordPress-Basisrolle

Beim Anlegen eines Benutzers gibt es drei relevante Rollen. Sie regeln nur die Grundtür ins System:

Basisrolle	Bedeutung
Administrator	Technischer Vollzugriff (WordPress, Plugins, Einstellungen).
Vereins-Redakteur	Pflegt Website-Inhalte (Termine, Galerie, Beiträge); bekommt seine Standard-Rechte automatisch.
Vereinsmitarbeiter	Neutrale Rolle, die Members+ selbst anlegt. Allein bringt sie nur Backend-Zugang – alle weiteren Rechte kommen aus den Paketen (Ebene 3).

Ebene 3 · Members+-Berechtigungspaket

Die eigentlichen Vereins-Rechte vergibst du als fertige Pakete pro Benutzer – frei kombinierbar. Weist du ein Paket zu, greift es sofort: sowohl für die sichtbaren Menüpunkte als auch für den tatsächlichen Zugriff. Members+ warnt bei widersprüchlichen Kombinationen (z. B. Finanzen + Kassenprüfer bei derselben Person).

Paket	Was es erlaubt
Verwaltung	Mitglieder anlegen/bearbeiten, importieren/exportieren. Keine Finanzen.
Finanzen	Beiträge, SEPA, Spenden und Kassenprüfungsbericht.
Abteilungsleiter	Nur die eigene Abteilung: einsehen, Dokumente, Export, Bestellanfragen.
Dokumente	Protokolle, Versammlungen und Anwesenheitslisten.
Inventar (Zeugwart)	Ausstattung verwalten inkl. Kaution. Keine Einstellungen, keine Finanzen.
Kassenprüfer	Finanzen nur lesen – und nur im Prüfungszeitraum.
System-Admin	Plugin-Einstellungen, Änderungsprotokoll, Lizenz und Statistik.

Zuordnung: Amt → Basisrolle → Paket (Beispiel)

Beispielkonfiguration – kein starres Soll. Passt sie nach Vereinsgröße und dem Vier-Augen-Prinzip an (z. B. Finanzen und Kassenprüfung nie in einer Hand; Vorstand/Verwaltung/Finanzen je nach Größe trennen).

Vereinsamt	Empfohlene Basisrolle	Members+-Paket
Vorstand / Mitgliederverwaltung	Vereinsmitarbeiter	Verwaltung (+ ggf. Finanzen)
Kassier:in	Vereinsmitarbeiter	Finanzen
Schriftführer:in	Vereinsmitarbeiter	Dokumente
Abteilungsleiter:in	Vereinsmitarbeiter	Abteilungsleiter
Kassenprüfer:in	Vereinsmitarbeiter	Kassenprüfer (nicht mit Finanzen)
Zeugwart:in	Vereinsmitarbeiter	Inventar (Zeugwart)
Website-Redaktion	Vereins-Redakteur	— (nicht nötig)
Technik / Administration	Administrator	System-Admin (bzw. Vollzugriff)
Normales Mitglied	kein Backend-Konto	Self-Service „Mein Bereich"

3  Die Prozesslandkarte

Die Prozesslandkarte zeigt die wesentlichen Vereinsabläufe – gegliedert nach den thematischen Teilen dieses Handbuchs. In dieser Ausgabe 1.3 sind alle 44 Prozesse freigegeben (●).

Teil 3 · Mitgliedschaft

• ● Mitgliedschaft beantragen & aufnehmen (CP-PRO-MIT-001)
• ● Familie/Haushalt & abweichenden Zahler einrichten (CP-PRO-MIT-002)
• ● Mitgliedsdaten ändern (CP-PRO-MIT-003)
• ● Beitrag & Zahlungsart ändern (CP-PRO-MIT-004)
• ● Abteilung/Gruppe wechseln (CP-PRO-MIT-005)
• ● Kündigung & Austritt (operativ) (CP-PRO-MIT-010)
• ● Ausschluss durchführen (CP-PRO-MIT-011)
• ● Verstorbenes Mitglied (CP-PRO-MIT-012)
• ● Aufbewahrung & Anonymisierung (nachgelagert) (CP-PRO-DSG-001)

Teil 4 · Datenschutz-Rechte

• ● Auskunft & Datenübertragbarkeit (Art. 15/20) (CP-PRO-DSG-010)
• ● Voll-Export des Vereins (Daten-Takeout) (CP-PRO-DSG-020)
• ● Einwilligungen & Verzeichnis-Freigaben verwalten (CP-PRO-DSG-030)
• ● Foto- & Portfoliofreigabe verwalten (CP-PRO-DSG-040)

Teil 5 · Beiträge & Finanzen

• Beitragsmodell einrichten · Fälligkeit & Zahlweise (geplant)
• ● Beitragslauf inkl. SEPA (CP-PRO-BEI-001)
• ● Zahlungseingang verbuchen (CP-PRO-BEI-010)
• ● Rücklastschrift bearbeiten (CP-PRO-BEI-020)
• ● Guthaben verrechnen & erstatten (CP-PRO-BEI-030)
• ● Offene & überfällige Beiträge im Blick behalten (CP-PRO-BEI-040)
• ● Spendenprojekt anlegen & verwalten (CP-PRO-SPD-001)
• ● Spendeneingang erfassen (CP-PRO-SPD-010)
• ● Zuwendungsbestätigung erstellen (CP-PRO-SPD-020)

Teil 6 · Self-Service & Mitgliederbereich

• ● Zugang zum Mitgliederbereich (Magic-Link) (CP-PRO-SSV-001)
• ● Haushaltszugang (mehrere Mitglieder, eine E-Mail) (CP-PRO-SSV-010)
• ● Digitaler Mitgliedsausweis (CP-PRO-SSV-020)
• Daten aktualisieren → CP-PRO-MIT-003 · Kündigung → CP-PRO-MIT-010

Teil 7 · Kommunikation & Vereinsablage

• ● E-Mail-Vorlagen anpassen (System-Admin) (CP-PRO-COM-001)
• ● Eigene E-Mail-Vorlage anlegen & nutzen (System-Admin/Verwaltung) (CP-PRO-COM-002)
• ● Automatische Benachrichtigungen (Geburtstag & Jubiläum) (CP-PRO-COM-010)
• ● Zustellung kontrollieren (CP-PRO-COM-020)
• ● Mitglieder-Mail versenden (Verwaltung/Vorstand) (CP-PRO-COM-030)
• ● Dokument ablegen (CP-PRO-ABL-001)
• ● Sichtbarkeit & Zielgruppe festlegen (CP-PRO-ABL-010)
• ● Mitglieder über ein Dokument informieren (CP-PRO-ABL-020)
• ● Version aktualisieren & archivieren (CP-PRO-ABL-030)

Teil 8 · Inventar & Ausstattung

• ● Artikel & Katalog anlegen (Zeugwart) (CP-PRO-INV-001)
• ● Ausgeben & Zurücknehmen (CP-PRO-INV-010)
• ● Kaution verrechnen (CP-PRO-INV-020)

Teil 9 · Website & Öffentlichkeit

• ● Formulare einrichten (CP-PRO-WEB-001)
• ● Anfrage/Einsendung bearbeiten (CP-PRO-WEB-010)
• ● Veranstaltung veröffentlichen (CP-PRO-WEB-020)
• ● Anmeldung & Terminänderung (CP-PRO-WEB-030)
• ● Album anlegen & organisieren (CP-PRO-GAL-001)
• ● Fotos einstellen & Galerie pflegen (CP-PRO-GAL-010)
• ● Foto-Upload durch Gäste (mit Freigabe) (CP-PRO-GAL-020)
• ● Rechtstexte (Impressum & Datenschutzerklärung) prüfen & freigeben (CP-PRO-WEB-040)
• Fotofreigabe (Mitglieder-Portfolio) → CP-PRO-DSG-040

Weitere Themen (geplant)

• Website & Inhalte (weiter): Jahresrückblick · „Zum Startbildschirm" (Web-App) (Basis-Theme)

4  Neues Mitglied aufnehmen

Angabe	Wert
Prozess-ID	CP-PRO-MIT-001
Prozessversion	1.0 · freigegeben 10.08.2026
Verantwortliche Rolle	Mitgliederverwaltung (Vorstand bei Freigabe)
Benötigte Module	Basis-Theme / Theme PRO (Formular) · Members+
Geprüfte Produktversionen	Theme 1.1.136 · Members+ 1.24.4
Status	Freigegeben

1 · Zweck

Der Weg vom Mitgliedsantrag bis zum vollständig eingerichteten und informierten Mitglied – über alle Module hinweg.

2 · Auslöser

Der Prozess kann auf drei Wegen starten – der Einstieg bestimmt, welche Schritte nötig sind:

• Digitaler Antrag über „Mitglied werden" ist eingegangen.
• Papierantrag wird durch die Verwaltung nacherfasst (kein Online-Schritt).
• Direkte Anlage durch eine berechtigte Person im Backend.

3 · Voraussetzungen

• Mitglieder- und Beitragsmodul (Members+) ist eingerichtet, Beitragsmodell freigegeben.
• Aufnahme-Modus ist eingestellt (automatisch aktiv oder manuell/nach Prüfung).
• E-Mail-Vorlagen (Aufnahmebestätigung, Zugang) sind geprüft.
• Mindestens eine Person mit Verwaltungsrecht kann Anträge bearbeiten.
• Bei Lastschrift: Gläubigerdaten sind vollständig.

4 · Benötigte Module

Funktion	Modul
Öffentliches Formular „Mitglied werden"	Basis-Theme / Theme PRO
Mitgliederverwaltung & Status	Members+
Beitragsberechnung · Haushalte & Zahler	Members+
Self-Service (Mein Bereich)	Members+
QR-Code zum Antrag	ClubPress-Dashboard

5 · Beteiligte Rollen

Rolle	Aufgabe
Antragsteller	Angaben erfassen und absenden
Mitgliederverwaltung	Antrag und Beziehungen prüfen, im manuellen Modus aktivieren
Vorstand	Aufnahme freigeben, falls erforderlich
Kassierer	Beitrag und Zahlungsweg kontrollieren
System (Members+)	Nummer/Status, protokolliert; Nachrichten je nach Modus

6 · Prozessablauf

Schritt 1 · Antrag finden bzw. erfassen

Bei digitalem Antrag: Mitglieder › Aufnahmeanträge. Bei Papier/Direktanlage legst du die Person direkt an. Zu prüfen: vollständig? E-Mail plausibel? Dublette? Familie/Haushalt? Antragsteller selbst Zahler?

Schritt 2 · Haushalts- und Zahlerbeziehung klären – Mitglied zahlt selbst · Elternteil für Minderjährige · ein Haushalt zahlt für mehrere · Zahler ist kein Mitglied · gemeinsame E-Mail.

Schritt 3 · Aufnahme entscheiden – sofort · nach Prüfung · nach Vorstandsbeschluss · Rückfrage bei fehlenden Angaben · Ablehnung mit dokumentiertem Grund.

Schritt 4 · Beitrag & Zahlweg kontrollieren – Mitgliedsart, Altersstufe, Abteilung/Gruppe, Eintrittsdatum; anteiliger Beitrag, Rabatt, Mehrbeitrag; SEPA-Mandat oder Selbstzahler.

Schritt 5 · Mitglied aktivieren – je nach Modus

• Auto-Modus: Die Aktivierung erfolgt bereits mit dem Antrag.
• Manueller Modus: Verwaltung/Vorstand aktiviert bewusst; danach führt das System Nummer, Statusfolgen und die vorgesehenen Nachrichten aus.

Schritt 6 · Abschlusskontrolle – Mitglied aktiv, Nummer vergeben, Haushalt/Zahler korrekt, Beitrag richtig, Zahlweg vollständig, Bestätigung versendet, Self-Service erreichbar, Vorgang protokolliert.

7 · Automatische Systemaktionen

8 · Manuelle Entscheidungen

9 · Sonderfälle

• Antrag ohne E-Mail-Adresse · doppelter Antrag / bestehendes Mitglied.
• Minderjährige (Erziehungsberechtigte/r) · getrennt lebende Eltern.
• Zahler ist kein Mitglied · gemeinsame Haushalts-E-Mail · unvollständiges SEPA-Mandat.
• Rückwirkender Eintritt · Papier/Direktanlage ohne Online-Bestätigung · Ablehnung / Antrag zurückgezogen.

10 · Fehlerbehebung

Problem	Prüfung
Bestätigungsmail kommt nicht an	Versandprotokoll und SMTP/Hoster prüfen; Modus beachten (Mail modusabhängig)
SEPA ist nicht auswählbar	Gläubigerdaten, IBAN und Mandat prüfen
Beitrag ist falsch	Beitragsmodell, Alter, Gruppe und Eintritt prüfen
Self-Service findet Person nicht	E-Mail-Adresse und Status prüfen
Antrag erscheint doppelt	Dublettenprüfung und bestehendes Mitglied kontrollieren

11 · Datenschutz & Nachweis

12 · Ergebnis

Abgeschlossen, wenn das Mitglied den korrekten Status besitzt, Beitrag und Zahler stimmen, die im Modus vorgesehenen Nachrichten versendet wurden und keine offene Aufgabe mehr besteht.

5  Familie/Haushalt & abweichenden Zahler einrichten

Angabe	Wert
Prozess-ID	CP-PRO-MIT-002
Prozessversion	1.0 · freigegeben 10.08.2026
Verantwortliche Rolle	Mitgliederverwaltung (Paket „Verwaltung"; Bank/Zahler: Paket „Finanzen")
Benötigte Module	Members+ (Beziehungen · Bank/SEPA)
Geprüfte Produktversionen	Members+ 1.24.4
Status	Freigegeben

1 · Zweck

Familien- und Haushaltsbeziehungen abbilden und festlegen, wer für wen zahlt. So werden Beitrag, Einzug und Kommunikation korrekt gesteuert – ohne Doppelversand an einen Haushalt.

2 · Auslöser

• Ein Elternteil zahlt für ein oder mehrere Kinder; Eheleute bilden einen Haushalt; ein Nicht-Mitglied übernimmt die Zahlung.
• Bei der Aufnahme wurde die Zahler-/Haushaltszuordnung noch nicht (vollständig) gesetzt.

3 · Voraussetzungen

• Die betroffenen Personen sind als Mitglieder angelegt (siehe CP-PRO-MIT-001).
• Für Zahler/Bank: Paket Finanzen; für Beziehungen: Paket Verwaltung.

4 · Benötigte Module

Funktion	Modul
Beziehungen (Eltern/Kind, Ehepartner, Geschwister …)	Members+ › Mitglied › Beziehungen
Abweichender Zahler & Bankdaten	Members+ › Mitglied › Bank/SEPA

5 · Beteiligte Rollen

Rolle	Aufgabe
Mitgliederverwaltung	Beziehungen anlegen und pflegen
Kassier	abweichenden Zahler und Bankdaten einrichten
System (Members+)	Zahler-Verknüpfung, IBAN-Übernahme, Sammel-Kommunikation, Protokoll

6 · Prozessablauf

Schritt 1 · Beziehungen setzen

Person suchen und Beziehung wählen: Elternteil/Kind, Ehepartner, Geschwister, Großeltern/Enkel oder Sonstige. Die Beziehung wird beidseitig gespeichert (die Gegenrichtung legt das System automatisch an).

Schritt 2 · Abweichenden Zahler einrichten

Ein Zahler kann ein bestehendes Mitglied oder eine externe Person sein (letztere wird als reiner Zahler mit eigener Zahlernummer angelegt – ein Zahler muss kein Mitglied sein). Beim Zuordnen wird die Bankverbindung des Zahlers übernommen.

Schritt 3 · Kontrolle – stimmt für jede Person: Wer ist Mitglied, wer zahlt, wer gehört zum Haushalt? Danach laufen Einzug und Zahlungs-Infos korrekt gebündelt.

7 · Automatische Systemaktionen

8 · Manuelle Entscheidungen

9 · Sonderfälle

• Es gibt kein eigenes „Haushalt"-Objekt – ein Haushalt entsteht aus Beziehungen und gemeinsamem Zahler/gemeinsamer E-Mail.
• Zahler zahlt für niemanden mehr: beim Umstellen auf „zahlt selbst" kann ein reiner externer Zahler DSGVO-konform anonymisiert werden.
• Minderjährige: Eltern/Kind sind manuelle Beziehungs-Label – es gibt keinen automatischen Zwang „U18 braucht Zahler". Erziehungsberechtigte werden separat gepflegt.
• Getrennt lebende Eltern · gemeinsame Haushalts-E-Mail · Zahler ohne IBAN (Warnhinweis).

10 · Fehlerbehebung

Problem	Prüfung
Zahler-Beziehung nicht im Beziehungs-Tab löschbar	Zahler-Beziehungen werden über den Bank-Tab gesteuert, nicht im Beziehungs-Tab
Einzug über falsche IBAN	Zahler-Zuordnung und dessen Bankverbindung prüfen (Zahler-IBAN hat Vorrang)
Haushalt bekommt zwei Zahlungs-Mails	Beide Personen demselben Zahler zuordnen – dann eine Sammel-Mail
Beziehung lässt sich nicht anlegen	Eine Person kann nicht mit sich selbst verknüpft werden

11 · Datenschutz & Nachweis

12 · Ergebnis

Abgeschlossen, wenn Haushalt und Zahler fachlich korrekt zugeordnet sind, die richtige Bankverbindung greift und Einzug wie Kommunikation gebündelt laufen.

6  Mitgliedsdaten ändern

Angabe	Wert
Prozess-ID	CP-PRO-MIT-003
Prozessversion	1.0 · freigegeben 10.08.2026
Verantwortliche Rolle	Mitgliederverwaltung (Paket „Verwaltung") · Mitglied (Self-Service)
Benötigte Module	Members+ (Mitglied bearbeiten · Self-Service)
Geprüfte Produktversionen	Members+ 1.24.4
Status	Freigegeben

1 · Zweck

Stammdaten eines Mitglieds aktuell halten – entweder durch die Verwaltung im Backend oder durch das Mitglied selbst im Self-Service (für Adress- und Kontaktdaten).

2 · Auslöser

• Umzug, neue Telefonnummer/E-Mail, Namens- oder Statusänderung.
• Ein Mitglied aktualisiert seine Kontaktdaten selbst über „Mein Bereich".

3 · Voraussetzungen

• Für Backend-Änderungen: Paket Verwaltung.
• Für Self-Service: Self-Service ist aktiv, das Mitglied hat eine gültige E-Mail (Magic-Link).

4 · Benötigte Module

Funktion	Modul
Mitglied bearbeiten (alle Stammdaten)	Members+ › Mitglieder › Bearbeiten
Self-Service „Meine Daten" (Adresse/Kontakt)	Members+ › Self-Service (Frontend)

5 · Beteiligte Rollen

Rolle	Aufgabe
Mitgliederverwaltung	alle Stammdaten pflegen (Backend)
Mitglied	eigene Adress-/Kontaktdaten im Self-Service ändern
System (Members+)	Historie/Audit schreiben, Vorstand informieren, E-Mail-Wechsel per Bestätigung absichern

6 · Prozessablauf

Weg A · Verwaltung (Backend)

Alle Felder pflegbar (Name, Adresse, Kontakt, Geburtsdatum, Status, Mitgliedsart …). Speichern schreibt Historie und Audit; einzelne Feldänderungen sind über die Historie nachvollziehbar und rücksetzbar.

Weg B · Mitglied (Self-Service)

Zugang per Magic-Link (kein Passwort). Das Mitglied ändert selbst nur Adresse und Kontakt (Straße, PLZ, Ort, Telefon, Mobil) – sofort gespeichert, ohne Freigabe; der Vorstand wird per E-Mail informiert.

Schritt · E-Mail-Adresse ändern – läuft immer über eine Bestätigung (Double-Opt-In): der Link geht an die neue Adresse; bis zur Bestätigung bleibt die alte gültig.

7 · Automatische Systemaktionen

8 · Manuelle Entscheidungen

9 · Sonderfälle

• Minderjährige (U18): Modus streng = Änderungen nur über den Verein; Modus standard = nur, wenn ein Erziehungsberechtigter denselben Zugang nutzt.
• E-Mail-Wechsel im Haushalt: wahlweise nur die Person oder alle mit gleicher E-Mail.
• Mitglied ohne E-Mail: kein Self-Service – Änderung über die Verwaltung.
• Falsche Änderung: über die Historie zurücksetzen.

10 · Fehlerbehebung

Problem	Prüfung
Mitglied kann Namen/Beitrag nicht ändern	Bewusst so – nur Adresse/Kontakt sind im Self-Service editierbar
Neue E-Mail wirkt nicht	Bestätigungslink an der neuen Adresse noch offen (DOI)
Self-Service-Link funktioniert nicht	Gültigkeit des Magic-Links abgelaufen; neuen anfordern
U18 kann nichts ändern	U18-Modus prüfen (streng/standard) und Erziehungsberechtigten-Zugang

11 · Datenschutz & Nachweis

12 · Ergebnis

Abgeschlossen, wenn die Daten korrekt und aktuell sind, eine E-Mail-Änderung bestätigt wurde und der Vorgang protokolliert ist.

7  Beitrag & Zahlungsart ändern

Angabe	Wert
Prozess-ID	CP-PRO-MIT-004
Prozessversion	1.0 · freigegeben 10.08.2026
Verantwortliche Rolle	Kassier (Paket „Finanzen") · Beitragsmodell: Paket „System-Admin"
Benötigte Module	Members+ (Mitglied · Bank/SEPA · Beitragsmodell)
Geprüfte Produktversionen	Members+ 1.24.4
Status	Freigegeben

1 · Zweck

Den Beitrag eines Mitglieds anpassen und den Zahlweg zwischen SEPA-Lastschrift und Überweisung wechseln – inklusive Anlegen oder Erneuern des SEPA-Mandats.

2 · Auslöser

• Mitgliedsart/Alter ändert sich; ein Fördermitglied möchte einen anderen Wunschbeitrag; Wechsel von Überweisung auf SEPA (oder umgekehrt); neue Bankverbindung.

3 · Voraussetzungen

• Paket Finanzen (Bank/IBAN, Zahlweg); Änderungen am globalen Beitragsmodell: Paket System-Admin.
• Gläubigerdaten des Vereins sind vollständig (für SEPA).

4 · Benötigte Module

Funktion	Modul
Zahlungsart (SEPA/Selbstzahler)	Members+ › Mitglied › Stammdaten
IBAN & SEPA-Mandat	Members+ › Mitglied › Bank/SEPA
Beitragsstufen, Abteilungsbeiträge, Rabatt (global)	Members+ › Beitragsmodell
Förder-Wunschbeitrag (individuell)	Members+ › Mitglied › Stammdaten

5 · Beteiligte Rollen

Rolle	Aufgabe
Kassier	Zahlweg, IBAN/Mandat, Förder-Wunschbeitrag am Mitglied setzen
System-Admin	globales Beitragsmodell (Stufen, Abteilungsbeiträge, Rabatt) pflegen
System (Members+)	neues Mandat anlegen, FRST→RCUR schalten, Historie/Audit, Berechnung beim Lauf

6 · Prozessablauf

Schritt 1 · Zahlweg festlegen

Zahlungsart auf SEPA oder Selbstzahler stellen. Beim Speichern der IBAN wird ein neues Mandat angelegt (der bisherige Datensatz wird deaktiviert); es startet als FRST und wechselt beim ersten Einzug automatisch auf RCUR.

Schritt 2 · Beitrag anpassen – über Mitgliedsart/Alter/Abteilung (wirkt über das Beitragsmodell) oder – bei Fördermitgliedern – über den individuellen Wunschbeitrag am Mitglied. Grundbeträge, Altersstufen und Rabatte selbst liegen im globalen Beitragsmodell.

Schritt 3 · Wirkung einplanen – Änderungen greifen beim nächsten Beitragslauf. Bereits angelegte Posten bleiben unverändert (siehe unten).

7 · Automatische Systemaktionen

8 · Manuelle Entscheidungen

9 · Sonderfälle

• Mandat erneuern: Neue IBAN = neues FRST-Mandat; einen echten „Widerrufs"-Knopf gibt es nicht – das alte Mandat wird beim Speichern inaktiv.
• SEPA gewählt, aber kein Mandat: das System behandelt das Mitglied als Überweiser (Fallback).

10 · Fehlerbehebung

Problem	Prüfung
Alter Posten wird weiter per SEPA gezogen	Bestehende Posten sind fixiert – manuell in der Postenliste behandeln
Beitrag ändert sich nicht	Wirkt erst beim nächsten Lauf; Mitgliedsart/Alter/Abteilung prüfen
Wunschbeitrag nicht eintragbar	Nur bei Mitgliedsart „Fördermitglied"; Grundbeitrag Förder muss hinterlegt sein
SEPA nicht auswählbar	Gläubigerdaten, IBAN und Mandat prüfen

11 · Datenschutz & Nachweis

12 · Ergebnis

Abgeschlossen, wenn Zahlweg und (falls nötig) Mandat gesetzt sind, der Beitrag korrekt hergeleitet ist und klar ist, ab wann die Änderung wirkt.

8  Abteilung/Gruppe wechseln

Angabe	Wert
Prozess-ID	CP-PRO-MIT-005
Prozessversion	1.0 · freigegeben 10.08.2026
Verantwortliche Rolle	Mitgliederverwaltung (Paket „Verwaltung")
Benötigte Module	Members+ (Mitglied › Gruppen · Beitragsmodell)
Geprüfte Produktversionen	Members+ 1.24.4
Status	Freigegeben

1 · Zweck

Ein Mitglied einer anderen Abteilung (Sparte) oder Gruppe zuordnen. Die Abteilung ist beitragswirksam, organisatorische Gruppen sind es nicht.

2 · Auslöser

• Sportartwechsel, neue Mannschaft/Gruppe, zusätzliche Abteilung, Wechsel des Trainingsbereichs.

3 · Voraussetzungen

• Abteilungen (Sparten) und Gruppen sind angelegt; Abteilungsbeiträge im Beitragsmodell gepflegt.
• Paket Verwaltung für die Zuordnung.

4 · Benötigte Module

Funktion	Modul
Abteilungs-/Gruppenzuordnung am Mitglied	Members+ › Mitglied › Gruppen
Abteilungsbeiträge (beitragswirksam)	Members+ › Beitragsmodell

5 · Beteiligte Rollen

Rolle	Aufgabe
Mitgliederverwaltung	Abteilung/Gruppe am Mitglied zuordnen
Abteilungsleiter	Überblick über die eigene Abteilung (Paket „Abteilungsleiter")
System (Members+)	Zuordnung speichern, Historie/Audit, Beitrag beim Lauf berechnen

6 · Prozessablauf

Schritt 1 · Mitglied öffnen

Im Gruppen-Tab die Abteilung(en) (Sparten) und Gruppen wählen. Ein Mitglied kann mehreren Abteilungen angehören; Gruppen hängen jeweils an einer Abteilung.

Schritt 2 · Speichern – die Zuordnung wird gespeichert und protokolliert.

Schritt 3 · Beitrag einplanen – ist die Abteilung beitragswirksam, wirkt die neue Zuordnung beim nächsten Beitragslauf; bestehende Posten bleiben unverändert.

7 · Automatische Systemaktionen

8 · Manuelle Entscheidungen

9 · Sonderfälle

• Organisatorische Gruppen (ohne Beitragswirkung) lassen sich frei zuordnen.
• Eine Massen-/Sammelzuordnung mehrerer Mitglieder gibt es nicht – Zuordnung erfolgt je Mitglied.
• Gruppen ohne gewählte Abteilung werden nicht gespeichert.

10 · Fehlerbehebung

Problem	Prüfung
Beitrag ändert sich nicht sofort	Wirkt erst beim nächsten Lauf; bestehende Posten bleiben fix
Gruppe verschwindet nach dem Speichern	Zugehörige Abteilung mit auswählen (Gruppe hängt an Abteilung)
Mehrere Mitglieder auf einmal zuordnen	Nicht möglich – je Mitglied einzeln zuordnen

11 · Datenschutz & Nachweis

12 · Ergebnis

Abgeschlossen, wenn die Abteilungs-/Gruppenzuordnung korrekt ist und klar ist, ab wann eine beitragsrelevante Änderung wirkt.

9  Kündigung & Austritt (operativ)

Angabe	Wert
Prozess-ID	CP-PRO-MIT-010
Prozessversion	1.0 · freigegeben 10.08.2026
Verantwortliche Rolle	Mitgliederverwaltung · Vorstand · Kassierer
Benötigte Module	Members+ (Kündigung, Finanzen, Inventar)
Geprüfte Produktversionen	Members+ 1.24.4
Status	Freigegeben

1 · Zweck

Eine Mitgliedschaft geordnet beenden – von der Kündigung/​dem Austritt bis zum operativen Abschluss (Status „gekündigt", Finanzen und Inventar geklärt, dokumentiert). Die langfristige Aufbewahrung und die Anonymisierung laufen als eigener, nachgelagerter Prozess (CP-PRO-DSG-001).

2 · Auslöser

Vier Beendigungsarten mit unterschiedlichem Einstieg:

• Self-Service-Kündigung durch das Mitglied (mit Double-Opt-in).
• Backend-Austritt – die Verwaltung erfasst die Kündigung/den Austritt.
• Ausschluss nach Vereinsbeschluss.
• Versterben eines Mitglieds.

3 · Voraussetzungen

• Kündigungs-Modul eingeschaltet: Modus (Vorstand gibt frei / direkt wirksam), Frist und Wirksam-Termin (z. B. Jahresende) festgelegt.
• Rechte: Verwaltung/Vorstand für Freigabe, Paket Finanzen für Erstattung.

4 · Benötigte Module

Funktion	Modul
Kündigung im Self-Service (Double-Opt-in)	Members+
Statuswechsel & Erstattung	Members+
Inventar-Rückgabe / Kaution	Members+ (Inventar)

5 · Beteiligte Rollen

Rolle	Aufgabe
Mitglied	Kündigung beantragen und per Double-Opt-in bestätigen (nur Self-Service)
Mitgliederverwaltung	Backend-Austritt/Ausschluss/Tod erfassen, Nachweis führen
Vorstand	Antrag freigeben oder mit Begründung ablehnen (Modus „Vorstand")
Kassierer	Guthaben erstatten, offene Beiträge behandeln
System (Members+)	Double-Opt-in, Statuswechsel am Termin, Protokoll

6 · Prozessablauf

Schritt 1 · Beendigung erfassen (je nach Art).

• Self-Service: Mitglied klickt „Kündigung beantragen" (Vorschau der Folgen) und bestätigt per Double-Opt-in (Link 3 Tage gültig).
• Backend/Ausschluss/Tod: Die Verwaltung erfasst die Beendigung mit Nachweis – ohne Double-Opt-in.

Schritt 2 · Freigabe. Im Modus „Vorstand" freigeben oder mit Begründung ablehnen; im Modus „direkt" ist die Kündigung sofort vorgemerkt.

Schritt 3 · Bis Termin aktiv. Der Status bleibt bis zum Wirksam-Termin aktiv (voller Zugang). Am Termin schaltet das System automatisch auf „gekündigt".

Schritt 4 · Finanzen & Inventar klären. Vorhandenes Guthaben wird als „Erstattung fällig" ausgewiesen – auszahlen und abhaken. Offene Beiträge nach Einstellung im Beitragsmodell (erlassen/offen lassen). Ausgegebenes Inventar zurücknehmen, Kaution abwickeln.

Schritt 5 · Abschlussnachweis. Beendigung, Datum und Grund dokumentieren.

7 · Automatische Systemaktionen

8 · Manuelle Entscheidungen

9 · Sonderfälle

• Mitglied zieht den Self-Service-Antrag bis zum Termin zurück (Verein und Mitglied werden informiert).
• Minderjährige: Selbstkündigung läuft über den Erziehungsberechtigten.
• Ausschluss/Versterben: kein Double-Opt-in, aber Nachweis im Backend.
• Offene Beiträge/Inventar beim Austritt.

10 · Fehlerbehebung

Problem	Prüfung
Self-Service-Kündigung wird nicht wirksam	Double-Opt-in-Link (3 Tage gültig) angeklickt?
Status noch „aktiv"	Wirksam-Termin noch nicht erreicht (bis dahin voller Zugang)
Erstattung offen	Guthaben als „Erstattung fällig" ausgezahlt und abgehakt?
Inventar noch beim Mitglied	Rückgabe erfassen, Kaution abwickeln

11 · Datenschutz & Nachweis

12 · Ergebnis

Operativ abgeschlossen, wenn die Mitgliedschaft fristgerecht beendet ist (Status „gekündigt"), Guthaben erstattet, offene Beiträge behandelt, Inventar zurückgenommen und der Vorgang dokumentiert ist. Danach startet automatisch die Fristen-Wiedervorlage von CP-PRO-DSG-001.

10  Ausschluss durchführen

Angabe	Wert
Prozess-ID	CP-PRO-MIT-011
Prozessversion	1.0 · freigegeben 10.08.2026
Verantwortliche Rolle	Vorstand (Beschluss) · Mitgliederverwaltung (Erfassung) · Kassier (Finanzen)
Benötigte Module	Members+ (Status · Finanzen · Inventar)
Geprüfte Produktversionen	Members+ 1.24.4
Status	Freigegeben

1 · Zweck

Eine Mitgliedschaft durch Vereinsbeschluss beenden (Ausschluss) – sauber dokumentiert, mit gestoppter Abrechnung und geklärten Finanzen/Inventar. Der Ausschluss ist eine Beendigungsart neben Kündigung, Tod und Austritt (Überblick: CP-PRO-MIT-010); die langfristige Aufbewahrung/Anonymisierung folgt nachgelagert (CP-PRO-DSG-001).

2 · Auslöser

• Das zuständige Organ (z. B. Vorstand oder Mitgliederversammlung) hat den Ausschluss eines Mitglieds beschlossen (etwa wegen schwerwiegender Satzungsverstöße oder anhaltender Beitragsrückstände).

3 · Voraussetzungen

• Ein satzungsgemäßer Ausschlussbeschluss liegt vor (Anhörung/Begründung beachtet).
• Paket Verwaltung (Status setzen); für Finanzen: Paket Finanzen; für Inventar: Paket Inventar.

4 · Benötigte Module

Funktion	Modul
Status „Ausgeschlossen" + Austrittsdatum am Mitglied	Members+ › Mitglied › Bearbeiten
Offene Beiträge / Guthaben klären	Members+ › Beiträge
Inventar-Rückgabe / Kaution	Members+ › Inventar
Löschfristen (nachgelagert)	Members+ › Datenschutz & DSGVO

5 · Beteiligte Rollen

Rolle	Aufgabe
Vorstand / Organ	Ausschluss beschließen und begründen (Nachweis)
Mitgliederverwaltung	Status „Ausgeschlossen" + Austrittsdatum setzen, Beschluss dokumentieren
Kassier	offene Posten, Guthaben und Kaution abschließen
System (Members+)	keine weitere Abrechnung, Fristenlauf, Protokoll

6 · Prozessablauf

Schritt 1 · Beschluss dokumentieren – den satzungsgemäßen Ausschlussbeschluss (Organ, Datum, Begründung) festhalten und sicher ablegen (z. B. Vereinsablage → CP-PRO-ABL-001).

Schritt 2 · Status setzen

Den Status auf „Ausgeschlossen" setzen und das Austrittsdatum (Wirksamkeit des Ausschlusses) eintragen. Grund/Nachweis vermerken.

Schritt 3 · Finanzen & Inventar klären – offene Beiträge behandeln (einziehen, erlassen oder offen führen), Guthaben erstatten/verrechnen (CP-PRO-BEI-030) und ausgegebenes Inventar zurücknehmen (CP-PRO-INV-010).

Schritt 4 · Betroffene informieren – den Ausschluss dem Mitglied mitteilen (organisatorisch; sachlich, mit Begründung/ggf. Rechtsbehelf laut Satzung).

7 · Automatische Systemaktionen

8 · Manuelle Entscheidungen

9 · Sonderfälle

• Ausschluss wegen Beitragsrückstand: Forderungen bleiben bestehen und sind gesondert zu verfolgen (kein automatischer Erlass).
• Anfechtung/Rechtsbehelf: läuft außerhalb des Systems; Status ggf. erst nach Ablauf der Frist final setzen.
• Wiederaufnahme später: erfolgt als neue Aufnahme (CP-PRO-MIT-001), nicht durch „Zurückschalten".
• Abgrenzung: ordentliche Kündigung/Austritt → CP-PRO-MIT-010; Versterben → CP-PRO-MIT-012.

10 · Fehlerbehebung

Problem	Prüfung
Mitglied wird weiter abgerechnet	Status wirklich auf „Ausgeschlossen"? (nur „Aktiv" wird berechnet)
Löschfrist läuft nicht	Austrittsdatum gesetzt? (steuert den Fristenlauf)
Offene Beiträge unklar	Posten einzeln behandeln (einziehen/erlassen)

11 · Datenschutz & Nachweis

12 · Ergebnis

Abgeschlossen, wenn der Ausschluss dokumentiert ist, der Status „Ausgeschlossen" mit Austrittsdatum steht, Finanzen und Inventar geklärt sind und das Mitglied informiert wurde. Danach greift die Fristen-Wiedervorlage von CP-PRO-DSG-001.

11  Verstorbenes Mitglied

Angabe	Wert
Prozess-ID	CP-PRO-MIT-012
Prozessversion	1.0 · freigegeben 10.08.2026
Verantwortliche Rolle	Mitgliederverwaltung (Erfassung) · Kassier (Finanzen)
Benötigte Module	Members+ (Status · Finanzen/SEPA · Inventar)
Geprüfte Produktversionen	Members+ 1.24.4
Status	Freigegeben

1 · Zweck

Das Versterben eines Mitglieds würdevoll und korrekt im System abbilden: Status setzen, laufende Abbuchungen sofort stoppen, Finanzen mit den Angehörigen klären und alle automatischen Nachrichten beenden. Die langfristige Aufbewahrung/Anonymisierung folgt nachgelagert (CP-PRO-DSG-001).

2 · Auslöser

• Der Verein erhält Kenntnis vom Tod eines Mitglieds (durch Angehörige, Traueranzeige o. Ä.).

3 · Voraussetzungen

• Paket Verwaltung (Status setzen); für Finanzen/SEPA: Paket Finanzen.

4 · Benötigte Module

Funktion	Modul
Status „Verstorben" + Austrittsdatum	Members+ › Mitglied › Bearbeiten
SEPA-Einzug stoppen · Posten/Guthaben	Members+ › Beiträge / Bank/SEPA
Inventar-Rückgabe	Members+ › Inventar
Löschfristen (nachgelagert)	Members+ › Datenschutz & DSGVO

5 · Beteiligte Rollen

Rolle	Aufgabe
Mitgliederverwaltung	Status „Verstorben" + Datum setzen, sensibel dokumentieren, Angehörige betreuen
Kassier	SEPA-Einzug stoppen, offene Posten/Guthaben mit Angehörigen klären
System (Members+)	keine Abrechnung/Serienmails mehr, Fristenlauf, Protokoll

6 · Prozessablauf

Schritt 1 · Status setzen

Den Status auf „Verstorben" setzen und ein Austrittsdatum (Sterbedatum bzw. Bekanntwerden) eintragen. Sensibel und knapp dokumentieren.

Schritt 2 · Abbuchungen stoppen – laufende SEPA-Lastschriften umgehend beenden (keine Einzüge mehr vom Konto der/des Verstorbenen). Bereits erzeugte offene Posten prüfen.

Schritt 3 · Finanzen mit Angehörigen klären – vorhandenes Guthaben erstatten bzw. offene Beiträge nach Vereinsregeln erlassen oder mit den Erben klären (CP-PRO-BEI-030). Ausgegebenes Inventar von den Angehörigen zurückerbitten (CP-PRO-INV-010).

Schritt 4 · Kommunikation – ggf. eine würdevolle Kondolenz; sicherstellen, dass keine automatischen Serien-/Geburtstagsmails mehr hinausgehen.

7 · Automatische Systemaktionen

8 · Manuelle Entscheidungen

9 · Sonderfälle

• Haushalt/Familie: nur die verstorbene Person umstellen; Beziehungen/Zahler der übrigen Mitglieder prüfen (CP-PRO-MIT-002), damit deren Einzug/Info korrekt bleibt.
• War Zahler für andere: für die weiter zahlenden Mitglieder einen neuen Zahler/Zahlweg einrichten (CP-PRO-MIT-004).
• Foto/Verzeichnis: öffentliche Darstellung (Verzeichnis, Galerie/Portfolio) zeitnah entfernen (CP-PRO-DSG-030/040).
• Abgrenzung: Kündigung/Austritt → CP-PRO-MIT-010; Ausschluss → CP-PRO-MIT-011.

10 · Fehlerbehebung

Problem	Prüfung
Es wird weiter abgebucht	SEPA-Einzug/laufende Posten aktiv stoppen; Zahlweg prüfen
Geburtstags-/Serienmail ging raus	Status wirklich auf „Verstorben"? (nur „Aktiv" ist in Läufen)
Andere Haushaltsmitglieder ohne Einzug	Zahler/Zahlweg neu setzen (CP-PRO-MIT-004)

11 · Datenschutz & Nachweis

12 · Ergebnis

Abgeschlossen, wenn der Status „Verstorben" mit Datum steht, keine Abbuchungen/Serienmails mehr erfolgen, Finanzen und Inventar mit den Angehörigen geklärt sind und öffentliche Darstellungen entfernt wurden. Danach greift die Fristen-Wiedervorlage von CP-PRO-DSG-001.

12  Aufbewahrung & Anonymisierung

Angabe	Wert
Prozess-ID	CP-PRO-DSG-001
Prozessversion	1.0 · freigegeben 10.08.2026
Verantwortliche Rolle	Datenschutzverantwortlicher (Kassier bei Finanzprüfung)
Benötigte Module	Members+ (Löschfristen, Anonymisierung)
Geprüfte Produktversionen	Members+ 1.24.4
Status	Freigegeben

1 · Zweck

Personenbezogene Daten nach Ende der Mitgliedschaft nur so lange aufbewahren wie nötig – und dann bewusst anonymisieren. Nachgelagert zum operativen Kündigungsprozess (CP-PRO-MIT-010), damit kein Vorgang jahrelang „offen" bleibt.

2 · Auslöser

• Ein Mitglied ist ausgetreten, gekündigt, ausgeschlossen oder verstorben (Austrittsdatum gesetzt).
• Wiedervorlage aus der Fristenlogik (täglicher Lauf meldet ablaufende Fristen).

3 · Voraussetzungen

• Operativer Kündigungsprozess (CP-PRO-MIT-010) ist abgeschlossen.
• Löschfristen konfiguriert (Mitglieder › Einstellungen › Datenschutz & DSGVO).
• Berechtigung zur Anonymisierung.

4 · Benötigte Module

Funktion	Modul
Fristen-Überwachung (täglicher Lauf, Warnung)	Members+
Anonymisierung (Stammdaten, Ausweis-Foto)	Members+
Portfolio-Bereinigung bei Anonymisierung	Members+ (Portfolio, gekoppelt)

5 · Beteiligte Rollen

Rolle	Aufgabe
Datenschutzverantwortlicher	Aufbewahrungsgründe prüfen, Anonymisierung bewusst auslösen
Kassierer	Bestätigt, dass finanziell nichts mehr offen ist
System (Members+)	Fristen überwachen, warnen, Anonymisierung ausführen & protokollieren

6 · Prozessablauf

Schritt 1 · Fristen überwachen. Ein täglicher Lauf prüft die Fristen und warnt rechtzeitig (Erinnerung 1/2/3/6 Monate vorher). Er löscht oder anonymisiert nichts von selbst.

Schritt 2 · Aufbewahrungsgrund je Datenart prüfen. Steuerrelevante Unterlagen bleiben, solange sie aufzubewahren sind; sonstige Daten können früher entfallen.

Schritt 3 · Organisatorische Vorprüfung. Sind offene Guthaben, Beiträge und Inventar wirklich geklärt? Diese Prüfung nimmst du vor – die Anonymisierungsfunktion prüft das nicht selbst.

Schritt 4 · Anonymisierung bewusst auslösen. Eine berechtigte Person startet sie, wenn nichts mehr entgegensteht.

Schritt 5 · Systemfolgen & Nachweis. Members+ überschreibt die Stammdaten mit „[Gelöscht]", entfernt das geschützte Mitgliedsfoto, ersetzt die E-Mail durch eine anonyme Kennung und protokolliert den Vorgang.

7 · Automatische Systemaktionen

8 · Manuelle Entscheidungen

9 · Sonderfälle

• Steuerrelevante Daten bleiben trotz Anonymisierung so lange erhalten, wie das Gesetz es verlangt.
• Teil-Frist: Nach der kürzeren Frist ist ein Teil löschbar, andere Unterlagen bleiben.
• Ausschluss/Versterben: ebenfalls von den Fristen erfasst.

10 · Fehlerbehebung

Problem	Prüfung
„Anonymisierung nicht möglich"	Das ist eine organisatorische Vorprüfung, keine Systemsperre: offene Guthaben/Beiträge selbst prüfen, dann bewusst auslösen.
Person noch in Liste/Suche	Noch nicht anonymisiert – Frist bzw. bewusster Schritt ausstehend
Inventar/Ablage-Daten noch vorhanden	Diese Module werden nicht automatisch bereinigt – separat erledigen

11 · Datenschutz & Nachweis

12 · Ergebnis

Abgeschlossen, wenn nach Ablauf der Fristen und geklärten Aufbewahrungsgründen die Anonymisierung bewusst ausgelöst wurde, der Datensatz als „[Gelöscht]" geführt wird, die Portfolio-Daten entfernt und sonstige Module separat bereinigt sind – alles protokolliert.

13  Auskunft & Datenübertragbarkeit (Art. 15/20)

Angabe	Wert
Prozess-ID	CP-PRO-DSG-010
Prozessversion	1.0 · freigegeben 10.08.2026
Verantwortliche Rolle	Datenschutz / Mitgliederverwaltung (Paket „Verwaltung")
Benötigte Module	Members+ (Mitgliedsakte · Datenexport)
Geprüfte Produktversionen	Members+ 1.24.4
Status	Freigegeben

1 · Zweck

Ein Mitglied möchte wissen, welche Daten der Verein über es speichert (Auskunft, Art. 15), oder diese Daten in maschinenlesbarer Form erhalten (Datenübertragbarkeit, Art. 20). Dieser Prozess beschreibt, wie der Verein das sauber und fristgerecht erfüllt.

2 · Auslöser

• Ein Mitglied (oder eine bevollmächtigte Person) stellt ein Auskunftsersuchen nach Art. 15 oder verlangt die Herausgabe seiner Daten nach Art. 20.

3 · Voraussetzungen

• Die Identität der anfragenden Person ist zweifelsfrei geklärt.
• Paket Verwaltung (Zugriff auf die Mitgliedsakte); für den Voll-Export als Grundlage ggf. entsprechende Berechtigung (siehe CP-PRO-DSG-020).

4 · Benötigte Module

Funktion	Modul
Vollständige Mitgliedsakte (Stammdaten, Beiträge, Historie …)	Members+ › Mitglied
Was das Mitglied selbst sieht	Members+ › Self-Service (Mein Bereich)
Maschinenlesbare Datenbasis (als Hilfe)	Members+ › Datenschutz › Voll-Export

5 · Beteiligte Rollen

Rolle	Aufgabe
Datenschutz / Verwaltung	Identität prüfen, Daten zusammenstellen, Auskunft erteilen
Mitglied	stellt die Anfrage; kann viele Daten selbst im Self-Service einsehen
System (Members+)	hält die Daten strukturiert vor; protokolliert einen etwaigen Export

6 · Prozessablauf

Schritt 1 · Identität prüfen – sicherstellen, dass die Anfrage wirklich vom Mitglied kommt (kein Datenabfluss an Dritte).

Schritt 2 · Daten zusammenstellen

Die Mitgliedsakte enthält alle personenbezogenen Daten. Vieles davon sieht das Mitglied bereits selbst im Self-Service. An der Akte selbst gibt es keinen eigenen „Auskunft-Knopf" – wohl aber einen automatischen personenbezogenen Export über den WordPress-Standard.

Members+ klinkt sich hier als „Vereinsmitgliedschaft (ClubPress Members+)" ein und liefert – anhand der E-Mail-Adresse – die Daten der Person aus Stammdaten, Beiträgen, SEPA-Mandat, Spenden, Guthaben und Satzungs-Zustimmungen. WordPress steuert Anforderung, Bestätigung und sichere Zustellung. Das ist der schnellste Weg für eine strukturierte Einzel-Auskunft.

Schritt 3 · Bei Art. 20 (Portabilität) – für eine maschinenlesbare Herausgabe eignet sich derselbe personenbezogene Export; alternativ dient der Voll-Export des ganzen Vereins (data.json, siehe CP-PRO-DSG-020) als Grundlage, aus der die Daten der betreffenden Person aufbereitet werden.

Schritt 4 · Auskunft übergeben – die Auskunft sicher und fristgerecht übermitteln (kein ungeschützter Versand sensibler Daten).

7 · Automatische Systemaktionen

8 · Manuelle Entscheidungen

9 · Sonderfälle

• Anfrage durch Dritte/Bevollmächtigte: Vollmacht prüfen.
• Minderjährige: Erziehungsberechtigte einbeziehen.
• Daten Dritter im Datensatz (z. B. Zahler, Haushalt): nur die Daten der anfragenden Person herausgeben.
• Löschung (Art. 17): ist ein eigener Ablauf – siehe CP-PRO-DSG-001 (Aufbewahrung & Anonymisierung).

10 · Fehlerbehebung

Problem	Prüfung
Kein „Auskunft"-Knopf an der Akte	Bewusst so – für die strukturierte Einzel-Auskunft „Werkzeuge › Personenbezogene Daten exportieren" nutzen; Voll-Export als Alternative für Art. 20
Export „löscht" keine Daten	Korrekt – es gibt nur einen Exporter, keinen Auto-Eraser; Löschung über CP-PRO-DSG-001
Mitglied findet seine Daten nicht	Self-Service-Zugang (Magic-Link) und Status prüfen
Unsicher, was herauszugeben ist	Daten Dritter ausnehmen; im Zweifel fachkundig prüfen

11 · Datenschutz & Nachweis

12 · Ergebnis

Abgeschlossen, wenn die Person eine vollständige, korrekte Auskunft (bzw. bei Art. 20 die maschinenlesbaren Daten) fristgerecht erhalten hat und der Vorgang dokumentiert ist.

14  Voll-Export des Vereins (Daten-Takeout)

Angabe	Wert
Prozess-ID	CP-PRO-DSG-020
Prozessversion	1.0 · freigegeben 10.08.2026
Verantwortliche Rolle	Datenschutz / System-Admin (sensibler Admin-Vorgang)
Benötigte Module	Members+ (Datenexport)
Geprüfte Produktversionen	Members+ 1.24.4
Status	Freigegeben

1 · Zweck

Alle Vereinsdaten in einem vollständigen, maschinenlesbaren Paket sichern – z. B. für Backup, Systemwechsel oder als Grundlage einer Auskunft/Portabilität. Der Verein bleibt „Herr seiner Daten".

2 · Auslöser

• Datensicherung, geplanter Umzug/Anbieterwechsel oder Bedarf einer strukturierten Datenbasis (z. B. für Art. 20).

3 · Voraussetzungen

• Berechtigung für diesen sensiblen Vorgang (Verwaltung/System-Admin).
• Ein geschützter Ablageort für die Exportdatei (sie enthält u. a. IBAN).

4 · Benötigte Module

Funktion	Modul
Voll-Export starten / herunterladen / löschen	Members+ › Datenschutz › Voll-Export

5 · Beteiligte Rollen

Rolle	Aufgabe
Datenschutz / System-Admin	Export auslösen, sicher herunterladen und ablegen
System (Members+)	ZIP erzeugen (data.json + Dokumente), protokollieren, nach Frist automatisch löschen

6 · Prozessablauf

Schritt 1 · Export starten

Schritt 2 · Herunterladen – das System erzeugt eine ZIP-Datei mit data.json (alle Datensätze, UTF-8) und den hinterlegten Dokumenten. Datei sofort an einen geschützten Ort speichern.

Schritt 3 · Aufräumen – nicht mehr benötigte Exporte löschen; das System entfernt jeden Export ohnehin automatisch nach der Frist.

7 · Automatische Systemaktionen

8 · Manuelle Entscheidungen

9 · Sonderfälle

• Große Datenmengen/Dokumente: Downloadzeit und Speicherplatz beachten.
• Weitergabe an Dritte (z. B. neuen Dienstleister): nur mit Vertrag/Auftragsverarbeitung.
• Für eine Einzel-Auskunft (Art. 15/20) nur die Daten der betreffenden Person aus dem Export aufbereiten (siehe CP-PRO-DSG-010).

10 · Fehlerbehebung

Problem	Prüfung
Export nicht erzeugbar	Serverfunktion (ZIP) und Speicherplatz prüfen
Alter Export nicht mehr da	Automatische Löschung nach 30 Tagen – neu erzeugen
Datei zu sensibel für den Ablageort	Enthält IBAN u. a. – nur geschützt speichern

11 · Datenschutz & Nachweis

12 · Ergebnis

Abgeschlossen, wenn ein vollständiges, geschützt abgelegtes Datenpaket vorliegt und klar ist, wann es gelöscht wird.

15  Einwilligungen & Verzeichnis-Freigaben verwalten

Angabe	Wert
Prozess-ID	CP-PRO-DSG-030
Prozessversion	1.0 · freigegeben 10.08.2026
Verantwortliche Rolle	Mitglied (Self-Service) · Mitgliederverwaltung (Einsicht)
Benötigte Module	Members+ (Self-Service · Mitgliederverzeichnis)
Geprüfte Produktversionen	Members+ 1.24.4
Status	Freigegeben

1 · Zweck

Freiwillige Einwilligungen und Sichtbarkeits-Freigaben transparent verwalten – vor allem den Eintrag im Mitgliederverzeichnis und die dort gezeigten Felder. Grundlage ist die Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO), jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufbar.

2 · Auslöser

• Ein Mitglied möchte im Verzeichnis erscheinen (oder nicht mehr), Felder/Kanäle freigeben oder eine Einwilligung widerrufen.
• Bei der Aufnahme wurde die Datenschutz-Einwilligung bereits dokumentiert.

3 · Voraussetzungen

• Self-Service ist aktiv; das Mitgliederverzeichnis ist (falls genutzt) freigeschaltet.
• Das Mitglied hat Self-Service-Zugang (Magic-Link).

4 · Benötigte Module

Funktion	Modul
„Meine Sichtbarkeit" (Verzeichnis-Opt-in, Felder, Kanäle)	Members+ › Self-Service
Einwilligungen & Freigaben (Einsicht)	Members+ › Mitglied › Self-Service-Reiter
Datenschutz-Einwilligung (Aufnahme)	Members+ › Aufnahme

5 · Beteiligte Rollen

Rolle	Aufgabe
Mitglied	Verzeichnis-Eintrag und Feld-/Kanal-Freigaben selbst setzen und widerrufen
Mitgliederverwaltung	Freigaben einsehen (nicht anstelle des Mitglieds erteilen)
System (Members+)	Opt-in/Widerruf speichern, für die Zukunft anwenden, protokollieren

6 · Prozessablauf

Schritt 1 · „Meine Sichtbarkeit" öffnen

Schritt 2 · Verzeichnis-Eintrag steuern – Opt-in setzen oder entfernen; einzelne Felder und Kontakt-/Social-Kanäle freigeben. Standard ist kein Eintrag (Opt-in erforderlich).

Schritt 3 · Widerruf – jede Freigabe lässt sich jederzeit mit Wirkung für die Zukunft entfernen; der Eintrag verschwindet entsprechend.

7 · Automatische Systemaktionen

8 · Manuelle Entscheidungen

9 · Sonderfälle

• Verzeichnis nicht aktiv: dann entfällt „Meine Sichtbarkeit"; nur die interne Verwaltung sieht die Daten.
• Minderjährige: Freigaben über den Erziehungsberechtigten-Zugang (U18-Modus beachten).
• Foto-/Portfoliofreigabe ist ein eigener Ablauf – siehe CP-PRO-DSG-040.

10 · Fehlerbehebung

Problem	Prüfung
Mitglied erscheint nicht im Verzeichnis	Opt-in gesetzt? Verzeichnis aktiv? Felder freigegeben?
Widerruf wirkt nicht	Wirkt für die Zukunft; Seite/Cache des Verzeichnisses prüfen
Verwaltung kann Freigabe nicht setzen	Bewusst so – nur das Mitglied selbst erteilt Einwilligungen

11 · Datenschutz & Nachweis

12 · Ergebnis

Abgeschlossen, wenn Verzeichnis-Eintrag und Freigaben dem Willen des Mitglieds entsprechen und Einwilligung bzw. Widerruf dokumentiert sind.

16  Foto- & Portfoliofreigabe verwalten

Angabe	Wert
Prozess-ID	CP-PRO-DSG-040
Prozessversion	1.0 · freigegeben 10.08.2026
Verantwortliche Rolle	Mitglied (Self-Service) · Verwaltung/System-Admin (Portfolio-Einstellungen)
Benötigte Module	Members+ (Foto/Ausweis · Portfolio „Unsere Fotografen")
Geprüfte Produktversionen	Members+ 1.24.4
Status	Freigegeben

1 · Zweck

Die Nutzung von Mitgliederfotos steuern: das geschützte Mitgliedsfoto für Vereinszwecke (Ausweis, Aushänge, Verzeichnis) freigeben oder sperren – und, falls genutzt, die öffentliche Fotograf:innen-/Portfolio-Darstellung inklusive Widerspruch (Veto).

2 · Auslöser

• Ein Mitglied hinterlegt/ändert sein Foto oder möchte die Nutzung für Vereinszwecke erlauben bzw. widerrufen.
• Der Verein pflegt ein öffentliches Portfolio („Unsere Fotografen"); ein Mitglied möchte teilnehmen oder widersprechen.

3 · Voraussetzungen

• Self-Service ist aktiv (für die Mitglieds-Freigaben).
• Für die Portfolio-Grundeinstellungen: Paket System-Admin; je Mitglied: Paket Verwaltung.

4 · Benötigte Module

Funktion	Modul
Foto hinterlegen & Vereinszweck-Freigabe	Members+ › Self-Service (Meine Daten)
Portfolio „Unsere Fotografen" (Einstellungen)	Members+ › Portfolio
Widerspruch/Veto gegen Portfolio-Anzeige	Members+ › Portfolio / Self-Service

5 · Beteiligte Rollen

Rolle	Aufgabe
Mitglied	Foto pflegen, Vereinszweck-Freigabe setzen/widerrufen, Portfolio-Veto ausüben
Verwaltung / System-Admin	Portfolio-Grundeinstellungen und Pflege-Modus festlegen
System (Members+)	Foto geschützt speichern; öffentlich nur mit Freigabe; Widerspruch respektieren

6 · Prozessablauf

Schritt 1 · Foto & Vereinszweck

Das Mitglied hinterlegt ein Foto und entscheidet per Häkchen, ob der Verein es für Vereinszwecke (Website, Aushänge, Verzeichnis) nutzen darf. Beides ist jederzeit widerrufbar; das Foto kann entfernt werden.

Schritt 2 · Portfolio „Unsere Fotografen" (optional) – nutzt der Verein das öffentliche Portfolio, legen Berechtigte die Grundeinstellungen fest (aktiv, Pflege durch Verein/beide). Ein Mitglied kann der Aufnahme widersprechen (Veto).

Schritt 3 · Kontrolle – öffentlich sichtbar ist nur, was ausdrücklich freigegeben und nicht widersprochen ist.

7 · Automatische Systemaktionen

8 · Manuelle Entscheidungen

9 · Sonderfälle

• Minderjährige: Fotofreigabe über Erziehungsberechtigte (U18-Modus).
• Widerruf/Veto: wirkt für die Zukunft; bereits gedruckte Materialien sind separat zu behandeln.
• Kein Foto/kein Portfolio: dann entfällt der jeweilige Teil.

10 · Fehlerbehebung

Problem	Prüfung
Foto erscheint nicht öffentlich	Vereinszweck-Freigabe gesetzt? Kein Veto? Portfolio aktiv?
Mitglied im Portfolio trotz Widerspruch	Veto prüfen – öffentliche Anzeige muss es respektieren
Foto in öffentlicher Mediathek auffindbar	Sollte nicht sein – Foto wird geschützt gespeichert; prüfen

11 · Datenschutz & Nachweis

12 · Ergebnis

Abgeschlossen, wenn die Fotonutzung dem Willen des Mitglieds entspricht (Vereinszweck freigegeben oder gesperrt, Portfolio mit Zustimmung oder per Veto ausgeschlossen) und dies dokumentiert ist.

17  Beitragslauf inkl. SEPA

Angabe	Wert
Prozess-ID	CP-PRO-BEI-001
Prozessversion	1.0 · freigegeben 10.08.2026
Verantwortliche Rolle	Kassierer (Paket Finanzen)
Benötigte Module	Members+ (Beiträge, SEPA)
Geprüfte Produktversionen	Members+ 1.24.4
Status	Freigegeben

1 · Zweck

Einmal im Beitragsjahr die Beiträge sauber anlegen, alle Zahler informieren und die Lastschriften bei der Bank einreichen – Schritt für Schritt, ohne Doppelbuchungen.

2 · Auslöser

• Ein neues Beitragsjahr steht an bzw. die Fälligkeit ist erreicht.

3 · Voraussetzungen

• Beitragsmodell gepflegt und vom Vorstand freigegeben: Altersstufen, Grundbeitrag, ggf. Abteilungsbeiträge, Fälligkeit und Zahlweise.
• Gläubigerdaten vollständig: Gläubiger-ID, Empfängername, gültige Vereins-IBAN (aus Anpassen › Impressum/Bank; optionales abweichendes Beitragskonto im Plugin hat Vorrang).
• SEPA-Mandate der Lastschrift-Zahler liegen vor.
• Paket Finanzen (Kassier).

4 · Benötigte Module

Funktion	Modul
Beitragsmodell & Beitragslauf	Members+
SEPA-Vorabinformation & SEPA-Datei (pain.008.001.02)	Members+
Selbstzahler-Info & GiroCode	Members+
Gläubigerdaten (Gläubiger-ID, IBAN)	Theme (Anpassen) bzw. Beitragskonto im Plugin

5 · Beteiligte Rollen

Rolle	Aufgabe
Kassierer	Lauf, Vorabinfo und SEPA-Datei ausführen
Vorstand	Beitragsmodell freigeben (Voraussetzung)
System (Members+)	Vorschau, Berechnung, Warnungen, Verwendungszweck, Protokoll

6 · Prozessablauf

Schritt 1 · Beitragsjahr wählen. Die geführte Übersicht zeigt die nächsten Schritte.

Schritt 2 · Vorschau ansehen. Sie zeigt, welche Posten angelegt würden – mit Summe, „SEPA-bereit", „Überweiser" und Warnungen wie „SEPA ohne Mandat". Es wird noch nichts geschrieben.

Schritt 3 · Beitragslauf ausführen. Die Posten werden erzeugt; vorhandenes Guthaben wird automatisch gegen die erste Rate verrechnet.

Schritt 4 · Selbstzahler informieren. Jahresübersicht an alle ohne Lastschrift – mit Bankverbindung, Verwendungszweck und GiroCode.

Schritt 5 · SEPA-Vorabinformation versenden. Enthält Einzugsdatum, Summe, Gläubiger-ID, Mandatsreferenz, die letzten vier IBAN-Stellen und die Posten. Frist: Standard 14 Tage vor Einzug – wird sie unterschritten, ist der Versand gesperrt.

Schritt 6 · SEPA-Datei erzeugen. Format pain.008.001.02 mit gewähltem Ausführungsdatum (nur Posten fällig bis dahin). Erst-/Folgelastschrift werden getrennt geführt, der Verwendungszweck automatisch gesetzt; bei abweichendem Zahler dessen IBAN/Name. Datei herunterladen und im Online-Banking einreichen.

Schritt 7 · Zahlungen abgleichen. Eingänge als bezahlt markieren; fehlgeschlagene Einzüge als Rücklastschrift erfassen.

7 · Automatische Systemaktionen

8 · Manuelle Entscheidungen

9 · Sonderfälle

• Mitglied ohne IBAN/Mandat → läuft automatisch als Selbstzahler (wird aufgelistet).
• Abweichender Zahler (z. B. Eltern-IBAN) → dessen Kontodaten werden genutzt (gültiges Mandat nötig).
• Storno eines Laufs → Posten werden wieder freigegeben; bereits Informierte erhalten eine „Einzug entfällt"-Info.
• Kaution mit Beitrag verrechnen (Paket Finanzen) · kürzere Vorabinfo-Frist vereinbart und eingestellt.

10 · Fehlerbehebung

Problem	Prüfung
SEPA-Export ist gesperrt	Gläubiger-ID, Empfängername und gültige IBAN vollständig?
Vorabinformation lässt sich nicht senden	Frist (Standard 14 Tage) unterschritten?
Mitglied fehlt im Einzug	Zahlweg SEPA, gültiges Mandat, Fälligkeit bis Ausführungsdatum?
Bank lehnt die Datei ab	Ausführungsdatum, Format und Upload-Verfahren der Hausbank prüfen

11 · Datenschutz & Nachweis

12 · Ergebnis

Abgeschlossen, wenn die Posten des Jahres erzeugt sind, Selbstzahler informiert, die Vorabinformation fristgerecht versendet, die SEPA-Datei bei der Bank eingereicht und Eingänge bzw. Rücklastschriften erfasst wurden – und keine offene Warnung mehr besteht.

18  Zahlungseingang verbuchen (Überweisung)

Angabe	Wert
Prozess-ID	CP-PRO-BEI-010
Prozessversion	1.0 · freigegeben 10.08.2026
Verantwortliche Rolle	Kassier (Paket „Finanzen")
Benötigte Module	Members+ (Beiträge · Guthaben)
Geprüfte Produktversionen	Members+ 1.24.4
Status	Freigegeben

1 · Zweck

Eine eingegangene Überweisung dem richtigen Beitragsposten zuordnen und als bezahlt verbuchen – auch bei Teilzahlung oder Überzahlung, sauber und nachvollziehbar. Dies ist der Alltag für alle Mitglieder, die nicht per SEPA eingezogen werden (Selbstzahler/Überweiser).

2 · Auslöser

• Auf dem Vereinskonto ist eine Beitragszahlung eines Selbstzahlers eingegangen.
• Ein per SEPA eingezogener Posten (Status „eingezogen") soll nach Kontogutschrift final als bezahlt bestätigt werden.

3 · Voraussetzungen

• Der Beitragslauf hat die Posten bereits angelegt (siehe CP-PRO-BEI-001).
• Du hast das Paket Finanzen (Recht „Beiträge/Finanzen sehen & bearbeiten").
• Der Kontoauszug mit Betrag, Datum und Verwendungszweck liegt vor.

4 · Benötigte Module

Funktion	Modul
Beitragsposten & Status (offen/eingezogen/bezahlt)	Members+ › Beiträge › Posten
Guthaben (bei Überzahlung)	Members+

5 · Beteiligte Rollen

Rolle	Aufgabe
Kassier	Zahlung zuordnen, Posten als bezahlt markieren, Betrag/Referenz erfassen
System (Members+)	Status setzen, Differenz-Posten/Guthaben bilden, FRST→RCUR schalten, protokollieren

6 · Prozessablauf

Schritt 1 · Posten öffnen

Den offenen Posten des Mitglieds anhand Verwendungszweck (Mitgliedsnummer · Beitragsjahr) oder Name suchen. Es lassen sich nur Posten im Status offen oder eingezogen als bezahlt markieren.

Schritt 2 · „Als bezahlt" wählen – einzeln oder als Mehrfachauswahl (Bulk). Erfassen: Bezahlt am (Datum), optional Zahlungsreferenz (z. B. Buchungstext) und – nur einzeln – ein abweichender Betrag, falls nicht die volle Summe kam.

Schritt 3 · Speichern und Ergebnis prüfen – der Posten steht danach auf bezahlt; Teil- oder Überzahlungen werden automatisch verbucht (siehe Abschnitt 7).

7 · Automatische Systemaktionen

8 · Manuelle Entscheidungen

9 · Sonderfälle

• Teilzahlung: Restbetrag als Differenz-Posten bleibt offen und ist weiter zu verfolgen.
• Überzahlung / Doppelzahlung: Überschuss wird Guthaben (siehe CP-PRO-BEI-030 zur Verrechnung/Erstattung).
• SEPA-Sammelposten „eingezogen": nach Bank-Gutschrift als bezahlt bestätigen; eine Rückgabe läuft über CP-PRO-BEI-020.
• Zahlung ohne erkennbaren Bezug: erst Mitglied/Posten klären, dann verbuchen.

10 · Fehlerbehebung

Problem	Prüfung
„Als bezahlt" ist nicht möglich	Status prüfen – nur offen/eingezogen sind buchbar (bezahlt/erlassen/pausiert nicht)
Unerwarteter Differenz-Posten	Abweichenden Betrag kontrollieren; ggf. Betrag korrigieren
Guthaben statt gewünschter Verrechnung entstanden	Überzahlung erkannt – über CP-PRO-BEI-030 verrechnen
Kein Zugriff auf den Posten-Bereich	Paket „Finanzen" fehlt – Berechtigung prüfen

11 · Datenschutz & Nachweis

12 · Ergebnis

Abgeschlossen, wenn der Posten korrekt auf bezahlt steht, ein etwaiger Rest als Differenz-Posten sichtbar ist bzw. eine Überzahlung als Guthaben verbucht wurde und der Vorgang protokolliert ist.

19  Rücklastschrift bearbeiten

Angabe	Wert
Prozess-ID	CP-PRO-BEI-020
Prozessversion	1.0 · freigegeben 10.08.2026
Verantwortliche Rolle	Kassier (Paket „Finanzen")
Benötigte Module	Members+ (Beiträge · SEPA-Mandat)
Geprüfte Produktversionen	Members+ 1.24.4
Status	Freigegeben

1 · Zweck

Eine von der Bank zurückgegebene SEPA-Lastschrift (Rücklastschrift) korrekt erfassen: die Forderung wieder offen stellen, den Grund dokumentieren, bei verschuldetem Deckungsmangel eine Gebühr berechnen und – bei berechtigtem Widerspruch – das Mandat zur Prüfung markieren.

2 · Auslöser

• Die Bank meldet eine Rückgabe (R-Transaktion) zu einem eingezogenen Beitrag – z. B. mangels Deckung, wegen Widerspruch oder wegen falscher Bankdaten.

3 · Voraussetzungen

• Der betroffene Posten existiert (im Status offen, eingezogen oder bereits bezahlt).
• Du hast das Paket Finanzen.
• Die Rückgabemeldung mit Grund und Datum liegt vor.

4 · Benötigte Module

Funktion	Modul
Posten zurück auf „offen", Gebühren-Posten	Members+ › Beiträge › Posten
SEPA-Mandat (Status „zu prüfen")	Members+ › Mitglied › Bank/SEPA

5 · Beteiligte Rollen

Rolle	Aufgabe
Kassier	Rücklastschrift erfassen, Grund wählen, Gebühr/Folgeaktion festlegen
System (Members+)	Posten auf offen setzen, Gebühr-Kindposten anlegen, Mandat markieren, protokollieren
Mitglied	wird über den Vorfall und die weitere Zahlung informiert (organisatorisch)

6 · Prozessablauf

Schritt 1 · Posten öffnen und Rücklastschrift wählen

Die Aktion ist nur einzeln möglich und auch bei bereits eingezogenen/bezahlten Posten zulässig (SEPA-Rückgaben sind bis zu 13 Monate möglich).

Schritt 2 · Grund und Datum erfassen – zur Auswahl stehen: Deckungsmangel, berechtigter Widerspruch oder Bank-/Datenfehler. Datum der Rückgabe eintragen, optional eine interne Notiz.

Schritt 3 · Gebühr entscheiden – nur bei Deckungsmangel kann eine Rücklastschrift-Gebühr erfasst werden; bei Widerspruch oder Datenfehler ist keine Gebühr zulässig (technische Regel, keine Rechtsberatung).

Schritt 4 · Folgeaktion festlegen – Wiedereinzug, Bitte um Überweisung oder Forderung offen lassen; das Mitglied entsprechend informieren.

7 · Automatische Systemaktionen

8 · Manuelle Entscheidungen

9 · Sonderfälle

• Berechtigter Widerspruch: keine Gebühr; Mandat steht auf „zu prüfen" und ist zu klären, bevor erneut eingezogen wird.
• Bank-/Datenfehler: IBAN/Mandat korrigieren, dann Wiedereinzug oder Überweisung.
• Wiederholte Rücklastschriften: Zahlweg auf Überweisung umstellen erwägen.
• Rückgabe eines Sammel-Einzugs: betrifft den einzelnen Mitgliedsposten – einzeln erfassen.

10 · Fehlerbehebung

Problem	Prüfung
Gebührenfeld bleibt wirkungslos	Grund prüfen – Gebühr nur bei „Deckungsmangel" zulässig
Rücklastschrift nicht speicherbar	Grund gewählt? Posten-Status offen/eingezogen/bezahlt?
Mandat weiter aktiv trotz Widerspruch	Grund „berechtigter Widerspruch" wählen – dann wird es „zu prüfen"
Erneuter Einzug scheitert	Mandatsstatus und Bankdaten prüfen

11 · Datenschutz & Nachweis

12 · Ergebnis

Abgeschlossen, wenn die Forderung wieder offen steht, der Grund dokumentiert ist, eine etwaige Gebühr als Kindposten erfasst wurde, das Mandat (falls nötig) zur Prüfung markiert ist und die Folgeaktion feststeht.

20  Guthaben verrechnen & erstatten

Angabe	Wert
Prozess-ID	CP-PRO-BEI-030
Prozessversion	1.0 · freigegeben 10.08.2026
Verantwortliche Rolle	Kassier (Paket „Finanzen")
Benötigte Module	Members+ (Guthaben · Beiträge)
Geprüfte Produktversionen	Members+ 1.24.4
Status	Freigegeben

1 · Zweck

Ein bestehendes Guthaben eines Mitglieds (aus Überzahlung, Beitragsänderung o. Ä.) transparent behandeln: entweder mit der nächsten Fälligkeit verrechnen oder an das Mitglied erstatten. Guthaben ist Geld des Mitglieds – es verfällt nicht.

2 · Auslöser

• Ein Mitglied hat ein Guthaben-Saldo > 0 (Guthaben-Badge in der Übersicht).
• Anlass: Überzahlung, nachträgliche Beitragsminderung oder anstehende Kündigung.

3 · Voraussetzungen

• Es besteht ein frei verrechen-/auszahlbares Guthaben (Kaution zählt nicht dazu – zweckgebunden).
• Du hast das Paket Finanzen.

4 · Benötigte Module

Funktion	Modul
Guthaben-Saldo, Verrechnen, Erstatten	Members+ › Beiträge › Posten (Guthaben-Bereich)
Kaution (getrennt, zweckgebunden)	Members+ › Inventar/Kaution

5 · Beteiligte Rollen

Rolle	Aufgabe
Kassier	Guthaben verrechnen oder erstatten; Auszahlung tatsächlich anweisen
System (Members+)	Saldo führen, mit nächstem offenen Posten verrechnen, Erstattung ausbuchen, protokollieren

6 · Prozessablauf

Schritt 1 · Mitglied mit Guthaben öffnen

Die Übersicht listet Mitglieder mit positivem Saldo; gekündigte bzw. ausgetretene stehen oben (Auszahlung fällig).

Schritt 2 · Weg wählen

• Mit nächstem offenen Posten verrechnen: zieht das Guthaben vom frühesten offenen Beitrag ab.
• Erstatten (auszahlen): bucht das gesamte freie Restguthaben aus – die eigentliche Überweisung ans Mitglied nimmst du bei der Bank vor.

Schritt 3 · Ergebnis kontrollieren – im Beitragsverlauf ist die Verrechnung transparent (Original → Netto) sichtbar; der Saldo ist entsprechend reduziert.

7 · Automatische Systemaktionen

8 · Manuelle Entscheidungen

9 · Sonderfälle

• Kein offener Posten vorhanden: Verrechnung nicht möglich – erstatten oder auf die nächste Fälligkeit warten.
• Kündigung/Austritt: Restguthaben erstatten (siehe CP-PRO-MIT-010 / CP-PRO-DSG-001).
• Kaution: getrennt behandeln; nicht automatisch gegen Beiträge verrechnen.

10 · Fehlerbehebung

Problem	Prüfung
Verrechnen bleibt wirkungslos	Gibt es einen offenen Posten? Ist Saldo > 0 (ohne Kaution)?
Erstatteter Betrag zu niedrig	Kautionsanteil ist zweckgebunden und wird nicht mit ausgezahlt
Guthaben taucht nicht in Übersicht auf	Nur Salden > 0 werden gelistet; Kaution separat

11 · Datenschutz & Nachweis

12 · Ergebnis

Abgeschlossen, wenn das Guthaben entweder mit einem Posten verrechnet oder erstattet wurde, der Saldo stimmt und – bei Auszahlung – die Banküberweisung veranlasst ist.

21  Offene & überfällige Beiträge im Blick behalten

Angabe	Wert
Prozess-ID	CP-PRO-BEI-040
Prozessversion	1.0 · freigegeben 10.08.2026
Verantwortliche Rolle	Kassier (Paket „Finanzen")
Benötigte Module	Members+ (Beiträge · Selbstzahler-Info)
Geprüfte Produktversionen	Members+ 1.24.4
Status	Freigegeben

1 · Zweck

Rückstände erkennen und geordnet behandeln: offene und überfällige Beiträge im Blick behalten, Selbstzahler rechtzeitig informieren und Einzelfälle sauber klären (bezahlt, erlassen, Fälligkeit anpassen).

2 · Auslöser

• Laufende Kontrolle nach Fälligkeitsterminen; ein Posten ist über die Toleranzfrist hinaus offen (überfällig).
• Zu Jahresbeginn: Selbstzahler sollen über ihren Jahresbeitrag informiert werden.

3 · Voraussetzungen

• Beitragslauf ist erfolgt; Posten existieren.
• Die Überfällig-Toleranz ist eingestellt (Standard 14 Tage).
• Du hast das Paket Finanzen.

4 · Benötigte Module

Funktion	Modul
Posten filtern (offen), Überfällig-Markierung	Members+ › Beiträge › Posten
Pausieren · Erlassen · Fälligkeit ändern · Als bezahlt	Members+ › Beiträge › Posten
Selbstzahler-Jahresübersicht (E-Mail + GiroCode)	Members+ › Beiträge › Übersicht
Überfällig-Toleranz	Members+ › Einstellungen

5 · Beteiligte Rollen

Rolle	Aufgabe
Kassier	Rückstände sichten, Einzelfälle klären, Jahresübersicht versenden, säumige Mitglieder erinnern
System (Members+)	überfällig kennzeichnen, Jahresübersicht mit Zahlplan/QR erzeugen, Doppelversand verhindern, protokollieren
Mitglied	zahlt nach Erinnerung; kann sich per Einstellung von optionalen Zahlungs-Infos ausnehmen

6 · Prozessablauf

Schritt 1 · Rückstände sichten

Überfällige Posten sind markiert (nach Ablauf der Toleranzfrist). So siehst du auf einen Blick, wer im Rückstand ist.

Schritt 2 · Selbstzahler informieren (einmal pro Jahr) – über Beiträge › Übersicht die Jahresübersicht an alle Nicht-SEPA-Zahler (Überweiser + SEPA ohne gültiges Mandat) versenden. Sie enthält Zahlplan, Bankverbindung, GiroCode-QR und – bei Ratenzahlung – einen Dauerauftrags-Tipp. Vorher als Vorschau prüfbar.

Schritt 3 · Einzelfälle klären – je nach Situation: Als bezahlt markieren (Zahlung ist da), Fälligkeit anpassen (Stundung), Pausieren (vorübergehend) oder Erlassen (mit Pflicht-Begründung).

Schritt 4 · Säumige einzeln erinnern – da es keinen Mahnlauf gibt, kontaktierst du das Mitglied organisatorisch (E-Mail/Telefon). Mitglieder ohne E-Mail informierst du manuell.

7 · Automatische Systemaktionen

8 · Manuelle Entscheidungen

9 · Sonderfälle

• SEPA ohne gültiges Mandat: als Selbstzahler behandeln – oder Mandat nachtragen (siehe CP-PRO-BEI-001).
• Uneinbringliche Forderung: nach Vereinsregeln erlassen (dokumentiert) statt endlos offen halten.
• Austretende: nur Posten bis zum Austrittsdatum werden angeschrieben.
• Mitglied ohne E-Mail: manuell informieren (in der Übersicht ausgewiesen).

10 · Fehlerbehebung

Problem	Prüfung
Zu früh als überfällig markiert	Toleranzfrist in den Einstellungen anpassen (0/7/14/30 Tage)
Jahresübersicht nicht erneut versendbar	Schutz gegen Doppelversand pro Beitragsjahr – bewusst so
Erlassen nicht möglich	Pflicht-Begründung eintragen; nur offene/pausierte Posten
Zahler fehlt in der Selbstzahler-Liste	Wird per SEPA eingezogen oder per Setting „keine Zahlungs-Infos" ausgenommen

11 · Datenschutz & Nachweis

12 · Ergebnis

Abgeschlossen, wenn der Überblick über Rückstände steht, Selbstzahler informiert sind und offene Einzelfälle geklärt wurden (bezahlt, gestundet, pausiert oder erlassen).

22  Spendenprojekt anlegen & verwalten

Angabe	Wert
Prozess-ID	CP-PRO-SPD-001
Prozessversion	1.0 · freigegeben 10.08.2026
Verantwortliche Rolle	Kassier (Paket „Finanzen")
Benötigte Module	Members+ (Spenden) · Basis-Theme (öffentliche Anzeige)
Geprüfte Produktversionen	Members+ 1.24.4
Status	Freigegeben

1 · Zweck

Ein Spendenprojekt (Spendenzweck) anlegen, optional auf der Website darstellen und über seinen Lebenszyklus steuern (aktiv, beendet, reaktiviert). So lassen sich Spenden gezielt einem Zweck zuordnen.

2 · Auslöser

• Der Verein sammelt für einen bestimmten Zweck (z. B. neue Ausstattung) oder möchte allgemein Spenden entgegennehmen.

3 · Voraussetzungen

• Paket Finanzen.
• Für die öffentliche Anzeige: Basis-Theme/Spendenseite ist eingerichtet.

4 · Benötigte Module

Funktion	Modul
Projekte anlegen/bearbeiten/beenden	Members+ › Spenden › Projekte
Öffentliche Spendenanzeige (Shortcode)	Basis-Theme (Seite mit [clubpress_spenden])

5 · Beteiligte Rollen

Rolle	Aufgabe
Kassier	Projekt anlegen, Ziel/Anzeige festlegen, beenden/reaktivieren
System (Members+)	Projekt speichern, „Allgemeine Spende" bereitstellen, Fortschritt führen

6 · Prozessablauf

Schritt 1 · Projekt anlegen

Name, Beschreibung, optional Bild und ein Zielbetrag erfassen. Der Verwendungszweck entspricht dem Projektnamen.

Schritt 2 · Sichtbarkeit – festlegen, ob das Projekt auf der Website erscheint und als Teaser angezeigt wird.

Schritt 3 · Lebenszyklus – ein Projekt lässt sich später beenden und bei Bedarf wieder reaktivieren; nicht mehr benötigte Projekte können gelöscht werden.

7 · Automatische Systemaktionen

8 · Manuelle Entscheidungen

9 · Sonderfälle

• „Allgemeine Spende": immer vorhanden, nicht löschbar – geeignet für zweckfreie Spenden.
• Beendetes Projekt: nimmt keine neuen Spenden über die Website an, bleibt aber für Auswertung/Bescheinigung erhalten; reaktivierbar.
• Projekt mit Spenden löschen: zuerst Spenden-/Bescheinigungslage prüfen.

10 · Fehlerbehebung

Problem	Prüfung
Projekt erscheint nicht auf der Website	„auf Website anzeigen" gesetzt? Spendenseite mit Shortcode vorhanden?
„Allgemeine Spende" nicht löschbar	Bewusst so – Standard-Sammeltopf
Fortschritt stimmt nicht	Zielbetrag/Startwert und erfasste Spenden prüfen

11 · Datenschutz & Nachweis

12 · Ergebnis

Abgeschlossen, wenn das Projekt angelegt, korrekt sichtbar (oder bewusst intern) und im richtigen Status ist.

23  Spendeneingang erfassen

Angabe	Wert
Prozess-ID	CP-PRO-SPD-010
Prozessversion	1.0 · freigegeben 10.08.2026
Verantwortliche Rolle	Kassier (Paket „Finanzen")
Benötigte Module	Members+ (Spenden)
Geprüfte Produktversionen	Members+ 1.24.4
Status	Freigegeben

1 · Zweck

Eine eingegangene Spende korrekt erfassen: Betrag, Datum, Projekt/Zweck und Spender:in (Mitglied oder externe Person). So ist die Spende buchhalterisch zugeordnet und – bei Gemeinnützigkeit – für eine Zuwendungsbestätigung vorbereitet.

2 · Auslöser

• Auf dem Vereinskonto ist eine Spende eingegangen oder eine Barspende wurde übergeben.

3 · Voraussetzungen

• Paket Finanzen.
• Mindestens das Projekt „Allgemeine Spende" existiert (immer vorhanden).

4 · Benötigte Module

Funktion	Modul
Spende erfassen / bearbeiten / löschen	Members+ › Spenden
Mitglied als Spender suchen	Members+ › Spenden (Mitglieder-Suche)

5 · Beteiligte Rollen

Rolle	Aufgabe
Kassier	Spende mit Betrag/Datum/Projekt erfassen, Spender zuordnen
Spender (Mitglied/extern)	gibt die Spende; liefert Name/Anschrift für die Bescheinigung
System (Members+)	Spende speichern, dem Projekt zuordnen, Bescheinigungs-Status führen

6 · Prozessablauf

Schritt 1 · Spende erfassen

Betrag, Datum und Projekt (Zweck) eingeben. Ist kein besonderer Zweck gewünscht, „Allgemeine Spende" wählen.

Schritt 2 · Spender zuordnen – ist der Spender ein Mitglied, über die Suche zuordnen. Ist es eine externe Person, Name und Anschrift erfassen (für eine spätere Bescheinigung nötig).

Schritt 3 · Kontrolle – Betrag, Datum, Zweck und Spender stimmen; die Spende erscheint in der Jahresauswertung.

7 · Automatische Systemaktionen

8 · Manuelle Entscheidungen

9 · Sonderfälle

• Anonyme/zweckfreie Spende: „Allgemeine Spende" ohne Personenzuordnung – dann keine Bescheinigung.
• Sachspende: gesondert und mit Wertangabe behandeln (fachlich prüfen).
• Falsch erfasst: Spende bearbeiten oder löschen (Bescheinigungslage beachten).

10 · Fehlerbehebung

Problem	Prüfung
Keine Bescheinigung möglich	Spender-Name/Anschrift vollständig? Gemeinnützigkeit aktiv? (CP-PRO-SPD-020)
Spende fehlt in der Auswertung	Datum/Jahr und Projektzuordnung prüfen
Mitglied nicht in der Suche	Schreibweise/Status prüfen

11 · Datenschutz & Nachweis

12 · Ergebnis

Abgeschlossen, wenn die Spende mit Betrag, Datum, Zweck und (falls gewünscht) Spender korrekt erfasst ist und der Bescheinigungs-Status stimmt.

24  Zuwendungsbestätigung erstellen

Angabe	Wert
Prozess-ID	CP-PRO-SPD-020
Prozessversion	1.1 · freigegeben 25.08.2026
Verantwortliche Rolle	Kassier (Paket „Finanzen") · Vorstand (Gemeinnützigkeit/Identität)
Benötigte Module	Members+ (Spenden) · Basis-Theme (Vereinsidentität)
Geprüfte Produktversionen	Members+ 1.28.5
Status	Freigegeben

1 · Zweck

Für erfasste Spenden eine Zuwendungsbestätigung (Spendenquittung) erstellen – einzeln oder als Jahres-Sammelbestätigung – als PDF mit fortlaufender Nummer und Unterschrift (Faksimile). Der Beleg lässt sich anschließend ausdrucken oder – bei zugeordneten Mitgliedern – direkt per E-Mail versenden.

2 · Auslöser

• Ein:e Spender:in benötigt eine Bestätigung; oder am Jahresende sollen Sammelbestätigungen erstellt werden.

3 · Voraussetzungen

• Gemeinnützigkeit ist aktiviert (Vereinsidentität im Theme). Ohne Aktivierung lassen sich Spenden erfassen, aber keine Bestätigungen erstellen.
• Datum des Freistellungsbescheids, ein Nummernformat und (empfohlen) eine Faksimile-Unterschrift sind hinterlegt.
• Die Spende hat vollständige Spenderdaten (Name/Anschrift).

4 · Benötigte Module

Funktion	Modul
Einzel-/Sammelbestätigung, Vorschau	Members+ › Spenden
Einstellungen (Freistellungsbescheid, Nummernformat, Faksimile)	Members+ › Spenden › Einstellungen
Gemeinnützigkeit aktivieren	Basis-Theme › Vereinsidentität
Direktversand als PDF (Einzel/Sammel/Jahr)	Members+ › Spenden › Bescheinigungen

5 · Beteiligte Rollen

Rolle	Aufgabe
Vorstand	Gemeinnützigkeit in der Vereinsidentität aktivieren
Kassier	Einstellungen pflegen, Bestätigung(en) erstellen und übergeben
System (Members+)	PDF mit Nummer und Faksimile erzeugen, Status auf „erstellt" setzen

6 · Prozessablauf

Schritt 1 · Voraussetzungen prüfen – Gemeinnützigkeit aktiv, Freistellungsbescheid-Datum, Nummernformat ({jahr}-{nr}) und Faksimile hinterlegt.

Schritt 2 · Bestätigung wählen

Für eine einzelne Spende oder – am Jahresende – als Sammelbestätigung über alle Spenden einer Person im Jahr.

Schritt 3 · Vorschau & Erstellen – Vorschau prüfen (Betrag, Datum, Zweck, Spender), dann als PDF erstellen und sicher übergeben.

Schritt 4 · Übergeben – drucken oder mailen – den Beleg öffnen und ausdrucken oder – wenn ein Mitglied zugeordnet und eine Faksimile-Unterschrift hinterlegt ist – mit „Per E-Mail senden" direkt als PDF an das Mitglied schicken. Externe Spender ohne E-Mail im System erhalten den Beleg weiterhin ausgedruckt.

7 · Automatische Systemaktionen

8 · Manuelle Entscheidungen

9 · Sonderfälle

• Gemeinnützigkeit nicht aktiviert: keine Bestätigung möglich – zuerst in der Vereinsidentität aktivieren.
• Nachträgliche Datenänderung: setzt den Status auf „offen" – Bestätigung neu erstellen.
• Sachspende: gesonderte Angaben nötig (Wert, Art) – fachlich prüfen.
• Fehlende Spenderdaten: zuerst in CP-PRO-SPD-010 vervollständigen.
• E-Mail-Versand ohne Faksimile: nicht möglich – zuerst eine Faksimile-Unterschrift in den Spenden-Einstellungen hinterlegen; sonst nur „öffnen → drucken → unterschreiben".
• Sammel-Modus: der Einzelversand je Spende ist gesperrt – hier zählt die Sammelbestätigung bzw. der Jahres-Sammelversand.
• Externe Spender ohne E-Mail: erscheinen im Jahres-Sammelversand auf der „ohne E-Mail"-Liste und werden ausgedruckt zugestellt.

10 · Fehlerbehebung

Problem	Prüfung
„Bestätigung" nicht möglich	Gemeinnützigkeit aktiv? Spenderdaten vollständig?
Keine/falsche Nummer	Nummernformat in den Einstellungen prüfen
Unterschrift fehlt	Faksimile-Bild hochladen (Einstellungen)
Sammelbestätigung unvollständig	Jahr und Spender-/Datenzuordnung der Spenden prüfen
„Per E-Mail senden" fehlt/abgelehnt	Faksimile hinterlegt? Mitglied mit E-Mail zugeordnet? Einzel-Modus (nicht Sammel)?

11 · Datenschutz & Nachweis

12 · Ergebnis

Abgeschlossen, wenn die Zuwendungsbestätigung(en) korrekt, nummeriert und unterschrieben erstellt, übergeben und der Status gesetzt ist.

25  Zugang zum Mitgliederbereich (Magic-Link)

Angabe	Wert
Prozess-ID	CP-PRO-SSV-001
Prozessversion	1.0 · freigegeben 10.08.2026
Verantwortliche Rolle	Mitglied (Self-Service) · System-Admin (Self-Service aktivieren)
Benötigte Module	Members+ (Self-Service)
Geprüfte Produktversionen	Members+ 1.24.4
Status	Freigegeben

1 · Zweck

Ein Mitglied gelangt sicher und ohne Passwort in seinen persönlichen Bereich („Mein Bereich"). Der Zugang läuft über einen einmaligen Anmeldelink (Magic-Link) an die hinterlegte E-Mail-Adresse.

2 · Auslöser

• Ein Mitglied möchte seine Daten, Beiträge, Dokumente, den digitalen Ausweis oder seine Sichtbarkeit einsehen/pflegen.

3 · Voraussetzungen

• Der Self-Service ist aktiviert (System-Admin) und die Self-Service-Seite existiert (Shortcode nicht verändern).
• Das Mitglied hat eine gültige, im Verein hinterlegte E-Mail-Adresse.
• E-Mail-Versand des Systems funktioniert.

4 · Benötigte Module

Funktion	Modul
„Mein Bereich" (Login-Seite & Funktionen)	Members+ › Self-Service (Frontend)
Self-Service aktivieren / Gültigkeitsdauer	Members+ › Einstellungen

5 · Beteiligte Rollen

Rolle	Aufgabe
Mitglied	E-Mail eingeben, Sicherheitsfrage lösen, Link öffnen
System-Admin	Self-Service aktivieren, Gültigkeitsdauer festlegen
System (Members+)	signierten Einmal-Link senden, Session anlegen, Zugang absichern

6 · Prozessablauf

Schritt 1 · Zugang anfordern

Das Mitglied gibt seine E-Mail-Adresse ein und beantwortet eine einfache Rechen-Sicherheitsfrage (Schutz gegen automatisierte Anfragen).

Schritt 2 · Link öffnen – Members+ sendet einen einmaligen, zeitlich begrenzten Anmeldelink an die Adresse. Öffnen startet eine sichere Sitzung; der Token wird dabei aus der Adresszeile entfernt.

Schritt 3 · Im „Mein Bereich" – gibt es zur Adresse mehrere Personen (Haushalt), folgt die Personen-Auswahl (siehe CP-PRO-SSV-010); sonst geht es direkt hinein.

7 · Automatische Systemaktionen

8 · Manuelle Entscheidungen

9 · Sonderfälle

• Kein/keine E-Mail: kein Self-Service – die Verwaltung pflegt die Daten (siehe CP-PRO-MIT-003).
• Gemeinsame E-Mail (Haushalt): siehe CP-PRO-SSV-010 (Personen-Auswahl).
• Link abgelaufen: neuen Link anfordern.
• Notaus: ist der Self-Service deaktiviert, ist der Bereich nicht erreichbar.

10 · Fehlerbehebung

Problem	Prüfung
Kein Link erhalten	E-Mail-Adresse korrekt? Spam-Ordner? SMTP/Versand prüfen
Link funktioniert nicht	Gültigkeit abgelaufen oder älterer Link – neuen anfordern
Bereich nicht erreichbar	Self-Service aktiv? Self-Service-Seite/Shortcode vorhanden?

11 · Datenschutz & Nachweis

12 · Ergebnis

Abgeschlossen, wenn das Mitglied sicher im „Mein Bereich" angemeldet ist (bei Haushalten nach Personen-Auswahl).

26  Haushaltszugang (mehrere Mitglieder, eine E-Mail)

Angabe	Wert
Prozess-ID	CP-PRO-SSV-010
Prozessversion	1.0 · freigegeben 10.08.2026
Verantwortliche Rolle	Mitglied (Self-Service) · Mitgliederverwaltung (E-Mail-Pflege)
Benötigte Module	Members+ (Self-Service · Beziehungen)
Geprüfte Produktversionen	Members+ 1.24.4
Status	Freigegeben

1 · Zweck

Ein Haushalt (z. B. Eltern mit Kindern) teilt sich eine E-Mail-Adresse und kann über einen Zugang die Bereiche aller zugehörigen Personen erreichen – mit einer klaren Personen-Auswahl statt mehrerer Konten.

2 · Auslöser

• Mehrere Mitglieder sind mit derselben E-Mail-Adresse hinterlegt; nach dem Login soll die passende Person gewählt werden.

3 · Voraussetzungen

• Die betroffenen Mitglieder haben dieselbe E-Mail-Adresse hinterlegt (Haushalt).
• Self-Service ist aktiv; Zugang per Magic-Link (siehe CP-PRO-SSV-001).

4 · Benötigte Module

Funktion	Modul
Personen-Auswahl & -Wechsel im Mein Bereich	Members+ › Self-Service
Gemeinsame E-Mail / Haushalt pflegen	Members+ › Mitglied (Beziehungen)

5 · Beteiligte Rollen

Rolle	Aufgabe
Mitglied / Haushalt	nach Login Person auswählen und bei Bedarf wechseln
Mitgliederverwaltung	E-Mail-Adressen im Haushalt sauber pflegen
System (Members+)	alle Personen zur E-Mail ermitteln, Auswahl/Wechsel bereitstellen

6 · Prozessablauf

Schritt 1 · Anmelden – über den Magic-Link an die gemeinsame E-Mail (CP-PRO-SSV-001).

Schritt 2 · Person wählen

Das System listet alle Mitglieder mit dieser E-Mail. Bei genau einer Person geht es direkt hinein; bei mehreren wählt man die gewünschte Person.

Schritt 3 · Person wechseln – jederzeit über „Person wechseln" zurück zur Auswahl, um den Bereich einer anderen Person im Haushalt zu öffnen.

7 · Automatische Systemaktionen

8 · Manuelle Entscheidungen

9 · Sonderfälle

• Minderjährige im Haushalt: sensible Aktionen (Stammdaten/Kündigung) nur nach U18-Regeln (siehe CP-PRO-MIT-003).
• E-Mail-Wechsel: kann wahlweise nur die Person oder den ganzen Haushalt betreffen (Double-Opt-In, siehe CP-PRO-MIT-003).
• Person soll eigenen Zugang: eigene E-Mail hinterlegen – dann eigener Login.

10 · Fehlerbehebung

Problem	Prüfung
Person fehlt in der Auswahl	Ist bei ihr dieselbe E-Mail hinterlegt? Status prüfen
Falsche Person geöffnet	„Person wechseln" nutzen
Kind kann sensible Daten nicht ändern	U18-Modus & Erziehungsberechtigten-Zugang prüfen

11 · Datenschutz & Nachweis

12 · Ergebnis

Abgeschlossen, wenn über einen Zugang die richtige Person gewählt (und bei Bedarf gewechselt) werden kann und die Zuordnung stimmt.

27  Digitaler Mitgliedsausweis

Angabe	Wert
Prozess-ID	CP-PRO-SSV-020
Prozessversion	1.0 · freigegeben 10.08.2026
Verantwortliche Rolle	Mitglied (Self-Service) · System-Admin (Ausweis bereitstellen)
Benötigte Module	Members+ (Ausweis · Self-Service · öffentliche Prüfseite)
Geprüfte Produktversionen	Members+ 1.24.4
Status	Freigegeben

1 · Zweck

Ein Mitglied ruft seinen digitalen Mitgliedsausweis auf (mit Foto und QR-Code). Über den QR-Code lässt sich die Mitgliedschaft auf einer öffentlichen Prüfseite bestätigen (Name, Nummer, Status).

2 · Auslöser

• Ein Mitglied benötigt einen Nachweis der Mitgliedschaft (z. B. für Vergünstigungen); eine prüfende Stelle scannt den QR-Code.

3 · Voraussetzungen

• Der digitale Ausweis ist vom Verein bereitgestellt (Einstellung) und der Self-Service ist aktiv.
• Das Mitglied hat Zugang (Magic-Link) und ggf. ein freigegebenes Foto.

4 · Benötigte Module

Funktion	Modul
Digitaler Ausweis (Anzeige mit QR)	Members+ › Self-Service › Ausweis
Öffentliche Prüfseite (QR-Ziel)	Members+ (Seite „Ausweis prüfen")
Ausweis bereitstellen / Inhalte	Members+ › Einstellungen

5 · Beteiligte Rollen

Rolle	Aufgabe
Mitglied	Ausweis im Mein Bereich aufrufen/vorzeigen
System-Admin	Ausweis bereitstellen, angezeigte Inhalte festlegen
System (Members+)	Ausweis mit signiertem QR-Token erzeugen; Prüfseite mit Name/Nr/Status ausliefern; Foto geschützt bereitstellen

6 · Prozessablauf

Schritt 1 · Ausweis öffnen

Der Ausweis zeigt Name, Mitgliedsnummer, Status/Mitgliedsart, ggf. Eintrittsdatum, Foto und bis zu zwei zusätzliche Felder – sowie einen QR-Code.

Schritt 2 · Prüfen lassen – eine prüfende Stelle scannt den QR-Code und landet auf der öffentlichen Prüfseite, die knapp Name, Nummer und Status bestätigt.

7 · Automatische Systemaktionen

8 · Manuelle Entscheidungen

9 · Sonderfälle

• Kein Foto/keine Freigabe: Ausweis ohne Foto.
• Status geändert (z. B. gekündigt, ausgeschlossen, verstorben): die Prüfseite spiegelt stets den aktuellen Status aus der Akte – ein alter QR bestätigt also keine bestehende Mitgliedschaft mehr.
• Verlorenes Smartphone / weitergegebener Screenshot: Der QR ist ein Berechtigungsnachweis, kein Zugang. Die Prüfseite offenbart nur Name/Nr/Status (keine sensiblen Daten); das Ausweis-Foto liegt hinter einem kurzlebigen, signierten Endpunkt und läuft ab. Den Zugang zum Ausweis (Mein Bereich) sperrt man über den Self-Service (Magic-Link je Sitzung/Adresse, im Notfall global „Zugänge zurücksetzen", siehe CP-PRO-SSV-001).
• QR-Token erneuern: Ein Widerruf des QR je einzelnem Mitglied ist derzeit nicht vorgesehen – der Token ist stabil aus einem Server-Sicherheitsschlüssel abgeleitet. Eine globale Erneuerung aller Ausweis-Token ist nur durch Wechsel der WordPress-Sicherheitsschlüssel (Salts) möglich und betrifft dann alle Mitglieder.
• Ausweis nicht bereitgestellt: dann ist die Funktion im Mein Bereich nicht sichtbar.

10 · Fehlerbehebung

Problem	Prüfung
Ausweis nicht sichtbar	„Bereitstellen"-Einstellung und Self-Service-Zugang prüfen
QR-Prüfung zeigt nichts/falsches	Prüfseite vorhanden? Token/Status des Mitglieds prüfen
Foto fehlt	Foto hinterlegt und für Vereinszwecke freigegeben? (CP-PRO-DSG-040)
Ausweis eines Mitglieds soll gesperrt werden	Status auf inaktiv/ausgetreten setzen (Prüfseite zeigt das sofort) und Self-Service-Zugang zurücksetzen; einzelnes QR-Token ist nicht widerrufbar

11 · Datenschutz & Nachweis

12 · Ergebnis

Abgeschlossen, wenn das Mitglied seinen digitalen Ausweis vorzeigen kann und eine QR-Prüfung die Mitgliedschaft korrekt bestätigt.

28  E-Mail-Vorlagen anpassen

Angabe	Wert
Prozess-ID	CP-PRO-COM-001
Prozessversion	1.0 · freigegeben 10.08.2026
Verantwortliche Rolle	System-Admin (Paket „System-Admin")
Benötigte Module	Members+ (E-Mail-Vorlagen)
Geprüfte Produktversionen	Members+ 1.24.4
Status	Freigegeben

1 · Zweck

Die automatischen E-Mails des Vereins an die eigene Ansprache anpassen: Betreff, Inhalt und Kopfbild je Vorlage überschreiben – mit markensicherer Hülle und automatischer Text-Version für gute Zustellbarkeit.

2 · Auslöser

• Der Verein möchte Wortlaut, Tonalität oder das Kopfbild einer System-Mail an seine Ansprache anpassen.

3 · Voraussetzungen

• Paket System-Admin.
• E-Mail-Versand des Systems funktioniert (für einen aussagekräftigen Test).

4 · Benötigte Module

Funktion	Modul
Vorlagen-Liste & Editor (Betreff/Inhalt/Kopfbild, Vorschau, Zurücksetzen)	Members+ › Einstellungen › E-Mail-Vorlagen

5 · Beteiligte Rollen

Rolle	Aufgabe
System-Admin	Vorlage auswählen, bearbeiten, Vorschau prüfen, speichern/zurücksetzen
System (Members+)	markensichere Hülle anwenden, Platzhalter füllen, Text-Version erzeugen

6 · Prozessablauf

Schritt 1 · Vorlage öffnen

Alle registrierten Vorlagen sind aufgelistet (jede hat einen funktionierenden Standard). Die gewünschte Vorlage öffnen.

Schritt 2 · Bearbeiten – Betreff, Inhalt (WYSIWYG) und optional das Kopfbild überschreiben. Verfügbare Platzhalter (z. B. Anrede, Name, Verein) einsetzen; die feste Marken-Hülle bleibt erhalten.

Schritt 3 · Vorschau & Speichern – die Vorschau nutzt Beispielwerte. Passt sie, speichern. Bei Bedarf lässt sich eine Vorlage jederzeit auf den Standard zurücksetzen.

7 · Automatische Systemaktionen

8 · Manuelle Entscheidungen

9 · Sonderfälle

• Zurücksetzen: eine misslungene Anpassung jederzeit auf den Standard zurückstellen.
• Rechtstexte in Mails (z. B. SEPA): Vorlagen sind Muster – im Zweifel fachkundig prüfen.
• Neue Vorlagen können durch Module hinzukommen und erscheinen automatisch in der Liste.

10 · Fehlerbehebung

Problem	Prüfung
Platzhalter erscheint als Text	Schreibweise des Platzhalters prüfen
Mail sieht „kaputt" aus	Vorschau nutzen; im Zweifel auf Standard zurücksetzen
Kein Zugriff auf die Vorlagen	Paket „System-Admin" fehlt

11 · Datenschutz & Nachweis

12 · Ergebnis

Abgeschlossen, wenn die Vorlage im gewünschten Wortlaut gespeichert ist, die Vorschau stimmt und der Standard bei Bedarf wiederherstellbar bleibt.

29  Eigene E-Mail-Vorlage anlegen & nutzen

Angabe	Wert
Prozess-ID	CP-PRO-COM-002
Prozessversion	1.0 · freigegeben 26.08.2026
Verantwortliche Rolle	System-Admin / Verwaltung (Anlegen) · Sende-Berechtigte (Einsetzen)
Benötigte Module	Members+ (Mitglieder-Mail · Eigene Vorlagen)
Geprüfte Produktversionen	Members+ 1.29.2
Status	Freigegeben

1 · Zweck

Wiederkehrende Texte für die Mitglieder-Mail (Rund- und Einzelmails) einmal als benannten, wiederverwendbaren Baustein anlegen und beim Verfassen per Klick einsetzen – statt sie jedes Mal neu zu schreiben.

2 · Auslöser

• Ein Text wird wiederholt gebraucht (z. B. Einladung, Terminabsage, Dank).
• Ein gerade geschriebener Text soll für später als Baustein gesichert werden.

3 · Voraussetzungen

• Anlegen/Bearbeiten/Löschen: Einstellungs-Recht (Cap cp_manage_members_settings, i. d. R. System-Admin/Verwaltung).
• Einsetzen beim Schreiben: Recht „Mitglieder-Mail senden" (Cap cp_send_member_mail, Paket Kommunikation/Verwaltung).
• Modul Mitglieder-Mail aktiv – die Ablage der Bausteine (Tabelle cp_komm_template) wird beim Update automatisch angelegt.

4 · Benötigte Module

Funktion	Modul
Eigene-Vorlagen-Liste & Editor (Name, Verfügbar für, Betreff, Inhalt, Platzhalter, Vorschau)	Members+ › Einstellungen › E-Mail-Vorlagen › Eigene Vorlagen
Abruf „Vorlage einfügen" & „Als eigene Vorlage speichern"	Members+ › Mitglieder-Mail › Verfassen

5 · Beteiligte Rollen

Rolle	Aufgabe
System-Admin / Verwaltung	Vorlagen anlegen, benennen, „Verfügbar für" setzen, bearbeiten, löschen
Sende-Berechtigte (Kommunikation)	Vorlage beim Verfassen einsetzen; aus einem Text sofort eine neue Vorlage speichern
System (Members+)	Vorlagen club-weit bereitstellen, nach Kontext filtern, Platzhalter/Marken-Hülle beim Versand anwenden

6 · Prozessablauf

Schritt 1 · Bereich öffnen

Oben auf „Eigene Vorlagen" umschalten (die zweite Gruppe neben „Automatische Mails").

Schritt 2 · Neue Vorlage – über „Neue Vorlage" (oben rechts) einen Namen (nur intern), Betreff und Inhalt erfassen; Platzhalter per Klick einsetzen; „Verfügbar für" wählen: Beide (Standard), Nur Rundmail oder Nur Einzelmail. Diese Angabe erscheint als farbiger Chip in der Übersicht. Vorschau prüfen, speichern.

Schritt 3 · Beim Verfassen einsetzen – in Mitglieder-Mail › Verfassen über „Vorlage einfügen" den passenden Baustein wählen. Es erscheinen nur die zum Kontext passenden Vorlagen (Rundmail: Rund + Beide; Einzelnachricht aus der Akte: Einzel + Beide).

Schritt 4 · Aus Text sichern – über „Als eigene Vorlage speichern" wird der aktuelle Betreff/Inhalt sofort zu einer neuen, wiederverwendbaren Vorlage.

7 · Automatische Systemaktionen

8 · Manuelle Entscheidungen

9 · Sonderfälle

• Aus einer gesetzten Vorlage lässt sich erneut eine Vorlage speichern (mögliche Dublette – bewusst erlaubt, kann abgewandelt eine neue sein).
• Vorlage ≠ Entwurf: der Entwurf ist eine angefangene konkrete Nachricht (einmalig, team-geteilt); die Vorlage ist ein wiederverwendbarer Baustein.
• Platzhalter überall per Klick: beim Verfassen der Mitglieder-Mail werden Platzhalter in Betreff und Text an der Cursor-Stelle eingefügt.

10 · Fehlerbehebung

Problem	Prüfung
„Als eigene Vorlage speichern" ohne Wirkung	Erst Betreff oder Text schreiben (Hinweis „Bitte zuerst Betreff oder Text schreiben")
Vorlage fehlt im Abruf „Vorlage einfügen"	„Verfügbar für" passt nicht zum Kontext (z. B. Einzel-Vorlage in einer Rundmail)
Kein „Neue Vorlage" sichtbar	Einstellungs-Recht (cp_manage_members_settings) fehlt
Platzhalter landet nur im Betreff	Behoben ab Version 1.29.1 – Cursor im Textfeld wird jetzt erkannt

11 · Datenschutz & Nachweis

12 · Ergebnis

Abgeschlossen, wenn der Baustein gespeichert ist, im passenden Kontext unter „Vorlage einfügen" erscheint und beim Versand korrekt personalisiert wird.

30  Automatische Benachrichtigungen (Geburtstag & Jubiläum)

Angabe	Wert
Prozess-ID	CP-PRO-COM-010
Prozessversion	1.0 · freigegeben 10.08.2026
Verantwortliche Rolle	System-Admin (Einstellungen) · Vorstand (Empfänger)
Benötigte Module	Members+ (Benachrichtigungen)
Geprüfte Produktversionen	Members+ 1.24.4
Status	Freigegeben

1 · Zweck

Wiederkehrende Anlässe – Geburtstage und Jubiläen – automatisch im Blick behalten: als Dashboard-Karte und/oder als E-Mail an Vorstand bzw. Mitglied. So gehen persönliche Glückwünsche nicht unter.

2 · Auslöser

• Ein Geburtstag oder ein Mitgliedschafts-Jubiläum (z. B. 10/25/40 Jahre) steht bevor.

3 · Voraussetzungen

• Geburtsdatum/Eintrittsdatum sind gepflegt.
• Einstellungen konfiguriert (Paket System-Admin); Empfänger ist standardmäßig der Vorstand.

4 · Benötigte Module

Funktion	Modul
Einstellungen Geburtstag/Jubiläum (aktiv, Empfänger, Dashboard/Mail, Jubiläumsstufen)	Members+ › Einstellungen
Täglicher Lauf & Dashboard-Karte „Geburtstage & Jubiläen"	Members+ › Dashboard (Überblick)

5 · Beteiligte Rollen

Rolle	Aufgabe
System-Admin	Benachrichtigungen ein-/ausschalten, Empfänger & Kanäle wählen, Jubiläumsstufen festlegen
Vorstand	erhält die Hinweise/Mails und gratuliert
System (Members+)	täglich prüfen, Dashboard-Karte zeigen, Mails aus Vorlage versenden

6 · Prozessablauf

Schritt 1 · Einstellen

Für Geburtstag und Jubiläum je festlegen: aktiv, ob eine Dashboard-Karte erscheint, ob eine Mail an den Vorstand (und beim Geburtstag ggf. an das Mitglied) geht, sowie die Jubiläumsstufen (z. B. 10/25/40 Jahre).

Schritt 2 · Automatik läuft – ein täglicher Lauf ermittelt anstehende Ereignisse (Vorlauf ~14 Tage) und zeigt sie im Überblick; fällige Anlässe lösen die eingestellten Mails aus.

Schritt 3 · Reagieren – der Vorstand gratuliert (persönlich, Karte, o. Ä.).

7 · Automatische Systemaktionen

8 · Manuelle Entscheidungen

9 · Sonderfälle

• Mail an das Mitglied (Geburtstag): nur wenn aktiviert und eine E-Mail hinterlegt ist.
• Fehlendes Geburts-/Eintrittsdatum: das Ereignis kann nicht erkannt werden – Datum nachpflegen.
• Nur Dashboard (kein Mailversand): datensparsame Variante.

10 · Fehlerbehebung

Problem	Prüfung
Keine Hinweise/Karte	Anzeige aktiv? Ereignisse in den nächsten 14 Tagen? Recht „Mitglieder sehen"?
Keine Mail	Mailversand aktiviert? Empfänger gesetzt? E-Mail vorhanden?
Jubiläum wird nicht erkannt	Eintrittsdatum und passende Jubiläumsstufe prüfen

11 · Datenschutz & Nachweis

12 · Ergebnis

Abgeschlossen, wenn anstehende Geburtstage/Jubiläen zuverlässig sichtbar sind (Dashboard und/oder Mail) und der Verein rechtzeitig reagieren kann.

31  Zustellung kontrollieren

Angabe	Wert
Prozess-ID	CP-PRO-COM-020
Prozessversion	1.0 · freigegeben 10.08.2026
Verantwortliche Rolle	Mitgliederverwaltung · System-Admin (Versand-Technik)
Benötigte Module	Members+ (Änderungsprotokoll) · Server/SMTP
Geprüfte Produktversionen	Members+ 1.24.4
Status	Freigegeben

1 · Zweck

Nachvollziehen, ob eine E-Mail tatsächlich versendet wurde, und bei Problemen die Ursache eingrenzen. So bleiben wichtige Nachrichten (Aufnahme, SEPA-Vorabinfo, Kündigung …) nicht unbemerkt hängen.

2 · Auslöser

• Ein Mitglied meldet „keine Mail erhalten"; oder ein wichtiger Versand (z. B. SEPA-Vorabinfo) soll kontrolliert werden.

3 · Voraussetzungen

• Zugriff auf das Mitglied bzw. dessen Änderungsprotokoll (Paket Verwaltung).
• Für die Technik: Zugang zu SMTP-/Hoster-Protokollen (System-Admin).

4 · Benötigte Module

Funktion	Modul
Änderungsprotokoll je Mitglied („E-Mail versendet")	Members+ › Mitglied › Historie
Versand-Technik (SMTP-Plugin/Hoster)	Server / WordPress-Mailversand

5 · Beteiligte Rollen

Rolle	Aufgabe
Mitgliederverwaltung	Änderungsprotokoll prüfen, E-Mail-Adresse kontrollieren, erneut anstoßen
System-Admin	SMTP/Hoster prüfen (Versandfehler, Spam-Einstufung)
System (Members+)	Versand vermerken; Fehler beim Versenden zurückmelden

6 · Prozessablauf

Schritt 1 · Versand prüfen

Steht dort „E-Mail versendet", hat das System die Mail abgeschickt. Fehlt der Eintrag, wurde sie (noch) nicht ausgelöst.

Schritt 2 · Bei Problemen eingrenzen – E-Mail-Adresse korrekt? Beim Empfänger im Spam? Zeigt der Versand einen Fehler (SMTP/Hoster)? Ein SMTP-Plugin verbessert die Zustellbarkeit spürbar.

Schritt 3 · Erneut anstoßen – nach Korrektur die Aktion wiederholen (z. B. Zugang/Info erneut senden).

7 · Automatische Systemaktionen

8 · Manuelle Entscheidungen

9 · Sonderfälle

• Sammelversände (z. B. Selbstzahler-Jahresübersicht): dort werden „ohne E-Mail" ausgewiesen – diese Personen manuell informieren.
• Wiederholte Fehlversände an eine Adresse: Adresse ungültig? Postfach voll? ggf. Zahlweg/Weg wechseln.
• Kein SMTP eingerichtet: Standard-PHP-Mail landet häufiger im Spam – SMTP empfehlen.

10 · Fehlerbehebung

Problem	Prüfung
Kein „E-Mail versendet"-Eintrag	Wurde die Aktion (Versand) überhaupt ausgelöst? Modus/Bedingungen prüfen
Versand meldet Fehler	SMTP/Hoster, Absenderadresse und Limits prüfen
Mitglied findet Mail nicht	Spam-Ordner, Adress-Schreibweise; erneut senden

11 · Datenschutz & Nachweis

12 · Ergebnis

Abgeschlossen, wenn belegt ist, dass die Mail vom System zur Zustellung übergeben wurde (Versandversuch/Systemannahme – eine erfolgreiche Zustellung beim Empfänger ist damit nicht belegt) – oder die Ursache eines Fehlversands behoben und die Nachricht erneut versendet ist.

32  Mitglieder-Mail versenden

Angabe	Wert
Prozess-ID	CP-PRO-COM-030
Prozessversion	1.0 · freigegeben 25.08.2026
Verantwortliche Rolle	Verwaltung / Vorstand (Paket „Kommunikation" oder „Verwaltung")
Benötigte Module	Members+ (Mitglieder-Mail) · FluentSMTP (Versand)
Geprüfte Produktversionen	Members+ 1.28.5
Status	Freigegeben

1 · Zweck

Eine Nachricht gezielt an Mitglieder senden – als Rundmail an eine Zielgruppe oder als Einzelmail –, im Vereins-Look, mit Anhängen, Testmail und Protokoll. Der bewusste „Schreib den Mitgliedern"-Kanal aus dem Backend, kein Newsletter-Dienst.

2 · Auslöser

• Der Verein möchte alle oder eine bestimmte Gruppe aktiv informieren (Einladung, Hinweis, Gruß) – oder einer einzelnen Person mit persönlichem Anhang schreiben.

3 · Voraussetzungen

• Recht zum Versenden: Paket „Kommunikation" oder „Verwaltung" (Cap cp_send_member_mail).
• Funktionierender E-Mail-Versand (empfohlen: FluentSMTP mit Vereins-Absenderadresse).
• Mitglieder mit hinterlegter E-Mail-Adresse.

4 · Benötigte Module

Funktion	Modul
Verfassen · Empfänger · Anhänge · Testmail · Versand	Members+ › Mitglieder-Mail
Einzelmail „Nachricht schreiben"	Members+ › Mitglied › Akte
Absender/Zustellbarkeit (SMTP)	FluentSMTP · Server

5 · Beteiligte Rollen

Rolle	Aufgabe
Verwaltung / Vorstand	Empfänger wählen, Nachricht verfassen, Testmail prüfen, senden
System (Members+)	Empfänger auflösen (Haushalt-Dedup, U18→EB), gestückelt als Einzelmails senden, Protokoll + Akten-Vermerk führen
System-Admin	Absender/SMTP einrichten (einmalig)

6 · Prozessablauf

Schritt 1 · Empfänger festlegen

Zwei Achsen im UND: Mitgliedsart (Aktive, Passive, Fördernde …) und Abteilung/Gruppe; zusätzlich lassen sich einzelne Personen über die Suche dazunehmen. Ein Live-Zähler zeigt die Empfängerzahl. Nur aktive Mitglieder, keine reinen Zahler.

Schritt 2 · Verfassen – Art der Nachricht wählen („Wichtige Vereinsmitteilung" / „Allgemeine Vereinsinfo"), Text im Editor, Platzhalter ({gruss}, {vorname}, {namen} …), optional Anhänge vom Computer oder aus der Ablage (max. 15 MB). Absender ist die Vereins-Adresse; Antworten optional per Reply-To.

Schritt 3 · Testmail – vor dem Versand Pflicht: „Testmail an mich senden" und das Ergebnis prüfen.

Schritt 4 · Senden – der Versand läuft gestückelt im Hintergrund als Einzelmails. Der Fortschritt steht im Reiter „Protokoll".

7 · Automatische Systemaktionen

8 · Manuelle Entscheidungen

9 · Sonderfälle

• Persönliche Nachricht: Über „Nachricht schreiben" in der Mitglieder-Akte wird die Person als Einzelempfänger vorgewählt (Massen-Auswahl gesperrt); im Protokoll erscheint sie als „Persönliche Nachricht". Ideal für persönliche Anhänge wie eine Zuwendungsbescheinigung.
• Haushalt / geteilte Adresse: eine Mail je Adresse, alle Namen genannt – dann keine persönlichen Platzhalter wie {vorname} verwenden ({gruss} wird automatisch „Hallo zusammen,").
• Werbung / Nicht-Mitglieder: nicht über dieses Werkzeug – dafür gelten strengere Einwilligungsregeln.
• Entwürfe: team-geteilt; lokale Datei-Anhänge beim Senden erneut wählen.

10 · Fehlerbehebung

Problem	Prüfung
Menüpunkt fehlt	Paket „Kommunikation" oder „Verwaltung" zugewiesen?
Testmail kommt nicht an	FluentSMTP / Absenderadresse prüfen (→ CP-PRO-COM-020)
Empfängerzahl 0	Mitgliedsart × Abteilung/Gruppe zu eng? Nur aktive zählen
Anhang abgelehnt	Gesamtgröße über 15 MB? Datei erneut wählen

11 · Datenschutz & Nachweis

12 · Ergebnis

Abgeschlossen, wenn die Nachricht an die richtige Zielgruppe (oder Einzelperson) gestückelt versendet und im Protokoll sowie in den Mitglieder-Akten vermerkt ist.

33  Dokument ablegen

Angabe	Wert
Prozess-ID	CP-PRO-ABL-001
Prozessversion	1.0 · freigegeben 10.08.2026
Verantwortliche Rolle	Verwaltung / Vorstand (Paket „Dokumente")
Benötigte Module	Members+ (Ablage)
Geprüfte Produktversionen	Members+ 1.24.4
Status	Freigegeben

1 · Zweck

Vereinsunterlagen – Protokolle, Vorlagen, Berichte, Ordnungen – zentral, geschützt und wiederauffindbar ablegen. Jedes Dokument wird einmal sauber eingeordnet (Typ, Anlass, Jahr) und ist danach im Ablage-Baum sortiert zu finden.

2 · Auslöser

• Ein neues Dokument liegt vor (z. B. ein unterzeichnetes Protokoll, ein Jahresbericht, ein Formular).

3 · Voraussetzungen

• Paket Dokumente (Recht „Ablage verwalten").
• Die Datei liegt im passenden Format vor (siehe Schritt 2 · Formatregeln).

4 · Benötigte Module

Funktion	Modul
Ablage-Baum, Hochlade-Dialog, Typen & Anlässe	Members+ › Ablage

5 · Beteiligte Rollen

Rolle	Aufgabe
Verwaltung / Vorstand	Datei(en) hochladen, einordnen (Typ, Anlass, Jahr), „Für wen?" festlegen
System (Members+)	Format prüfen, Datei geschützt speichern, als Version 1 anlegen, Vorgang protokollieren

6 · Prozessablauf

Schritt 1 · Hochladen

Eine oder mehrere Dateien gleichzeitig auswählen. Bei einer einzelnen Datei kann ein eigener Titel vergeben werden; sonst wird der Dateiname als Titel übernommen.

Schritt 2 · Einordnen – Typ wählen (Protokoll, Vorlage/Formular, Bericht/Jahresabschluss, Finanzen & Behörden, Ordnung, Sonstiges – oder einen eigenen Typ anlegen), Anlass (aus der gemerkten Liste, z. B. Mitgliederversammlung, oder neu eingeben) und Jahr. Optional eine interne Bemerkung (nur intern, nie für Mitglieder sichtbar).

Schritt 3 · „Für wen?" & Speichern – Sichtbarkeit und Zielgruppe festlegen (Details in CP-PRO-ABL-010), dann speichern. Das System legt die Datei geschützt ab und erstellt das Dokument als Version 1.

7 · Automatische Systemaktionen

8 · Manuelle Entscheidungen

9 · Sonderfälle

• Mehrfach-Upload: mehrere Dateien teilen sich Typ, Anlass, Jahr und Sichtbarkeit; jede wird ein eigenes Dokument.
• Übersprungene Datei: falsches Format (z. B. eine DOCX bei „alle Mitglieder") – als PDF exportieren und erneut hochladen.
• Eigener Typ: einmal angelegt, steht er künftig zur Auswahl.

10 · Fehlerbehebung

Problem	Prüfung
Datei wird nicht angenommen	Format erlaubt? Bei „alle Mitglieder" nur PDF
Kein Menü „Ablage"	Paket „Dokumente" fehlt
Titel unpassend	bei Einzel-Upload eigenen Titel setzen; später über Bearbeiten ändern

11 · Datenschutz & Nachweis

12 · Ergebnis

Abgeschlossen, wenn das Dokument korrekt eingeordnet in der Ablage liegt (Version 1, Status „aktiv") und im Baum wiederauffindbar ist.

34  Sichtbarkeit & Zielgruppe festlegen

Angabe	Wert
Prozess-ID	CP-PRO-ABL-010
Prozessversion	1.0 · freigegeben 10.08.2026
Verantwortliche Rolle	Verwaltung / Vorstand (Paket „Dokumente")
Benötigte Module	Members+ (Ablage · Self-Service)
Geprüfte Produktversionen	Members+ 1.24.4
Status	Freigegeben

1 · Zweck

Festlegen, wer ein Dokument sehen darf: nur der Vorstand (intern) oder alle Mitglieder – und bei Bedarf eingegrenzt auf eine Abteilung/Gruppe. So landet jedes Dokument genau bei den richtigen Personen.

2 · Auslöser

• Beim Hochladen (ABL-001) oder beim Bearbeiten eines bestehenden Dokuments ist „Für wen?" zu setzen bzw. zu ändern.

3 · Voraussetzungen

• Paket Dokumente.
• Für „alle Mitglieder": aktiver Self-Service („Mein Bereich"), damit Mitglieder das Dokument abrufen können.
• Zielgruppen (Abteilung/Gruppe) stehen nur zur Wahl, wenn im Verein Einheiten eingerichtet sind (wie beim Beitrag).

4 · Benötigte Module

Funktion	Modul
Auswahl „Für wen?" (Sichtbarkeit + Zielgruppe)	Members+ › Ablage (Dialog)
Mitglieder-Ansicht „Vereinsdokumente"	Members+ › Mein Bereich (Self-Service)

5 · Beteiligte Rollen

Rolle	Aufgabe
Verwaltung / Vorstand	Sichtbarkeit und Zielgruppe wählen
Vorstand	sieht zusätzlich die internen Dokumente
Mitglied	sieht freigegebene PDF in „Mein Bereich"
System (Members+)	Sichtbarkeit durchsetzen, passende Dokumente ausliefern

6 · Prozessablauf

Schritt 1 · Sichtbarkeit wählen – Intern · nur Vorstand oder Alle Mitglieder. Bei „alle Mitglieder" ist ausschließlich PDF zulässig.

Schritt 2 · Zielgruppe (optional) – die ganze Mitgliedschaft oder nur eine Abteilung/Gruppe (leer = alle). Die Auswahl folgt derselben Logik wie beim Beitrag (Sparten- oder Gruppen-Modus).

Schritt 3 · So sehen es Mitglieder

Mitglieder sehen dort nur freigegebene, aktive PDF (nie archivierte, immer nur die aktuelle Version) zum Ansehen und Herunterladen. Interne Dokumente erscheinen dort nur bei Personen im Vorstand.

7 · Automatische Systemaktionen

8 · Manuelle Entscheidungen

9 · Sonderfälle

• Nachträglich ändern: Sichtbarkeit/Zielgruppe lassen sich beim Bearbeiten jederzeit anpassen (→ ABL-030).
• Kein Self-Service aktiv: „alle Mitglieder" ergibt erst dann eine sichtbare Ablage, wenn „Mein Bereich" eingerichtet ist.
• Interne Bemerkung: bleibt auch bei Mitglieder-Dokumenten stets intern.

10 · Fehlerbehebung

Problem	Prüfung
Mitglied sieht Dokument nicht	Sichtbarkeit „alle Mitglieder"? richtige Zielgruppe? Self-Service aktiv? PDF?
Zielgruppe nicht wählbar	Abteilungen/Gruppen eingerichtet?
Interne Datei doch sichtbar?	nein – Intern sieht nur der Vorstand

11 · Datenschutz & Nachweis

12 · Ergebnis

Abgeschlossen, wenn das Dokument für genau den richtigen Kreis sichtbar ist – intern für den Vorstand oder als PDF für die passende Mitglieder-Zielgruppe.

35  Mitglieder über ein Dokument informieren

Angabe	Wert
Prozess-ID	CP-PRO-ABL-020
Prozessversion	1.0 · freigegeben 10.08.2026
Verantwortliche Rolle	Verwaltung / Vorstand (Paket „Dokumente")
Benötigte Module	Members+ (Ablage-Benachrichtigung · Self-Service · E-Mail-Vorlagen)
Geprüfte Produktversionen	Members+ 1.24.4
Status	Freigegeben

1 · Zweck

Die Zielgruppe eines Dokuments auf Wunsch per E-Mail darüber informieren, dass im Mitgliederbereich neues Material bereitsteht – ohne Direktlink, mit einem Button zu „Mein Bereich".

2 · Auslöser

• Ein für Mitglieder bestimmtes Dokument wird abgelegt (ABL-001) oder in einer neuen Version aktualisiert (ABL-030) und die Zielgruppe soll aktiv informiert werden.

3 · Voraussetzungen

• Sichtbarkeit „alle Mitglieder" (nicht intern) und aktiver Self-Service („Mein Bereich") – sonst ist die Benachrichtigung nicht möglich.
• Mitglieder haben eine E-Mail-Adresse hinterlegt.

4 · Benötigte Module

Funktion	Modul
Häkchen „Benachrichtigen" beim Hochladen / neuer Version	Members+ › Ablage (Dialog)
Vorlage „Ablage – Info über neues Dokument"	Members+ › Einstellungen › E-Mail-Vorlagen

5 · Beteiligte Rollen

Rolle	Aufgabe
Verwaltung / Vorstand	Häkchen „Benachrichtigen" setzen (bewusste Entscheidung)
Mitglied	erhält die Info-Mail und ruft das Dokument in „Mein Bereich" ab
System (Members+)	Empfänger der Zielgruppe ermitteln, je Haushalt eine Mail senden, Versand protokollieren

6 · Prozessablauf

Schritt 1 · Häkchen setzen – im Hochlade- oder Bearbeiten-Dialog die Option „Mitglieder benachrichtigen" aktivieren (Standard: aus). Nur wählbar bei Mitglieder-Sichtbarkeit und aktivem Self-Service.

Schritt 2 · System versendet – an die Zielgruppe (alle Mitglieder oder die gewählte Abteilung/Gruppe). Mehrere Personen mit derselben E-Mail (Haushalt) erhalten eine Mail, in der alle betroffenen Namen genannt werden.

Schritt 3 · Mitglied reagiert – über den Button „Zum Mitgliederbereich" anmelden und das Dokument ansehen/herunterladen. Ein Direktlink zur Datei ist bewusst nicht enthalten.

7 · Automatische Systemaktionen

8 · Manuelle Entscheidungen

9 · Sonderfälle

• Interne Dokumente: keine Benachrichtigung – die Option ist nur bei Mitglieder-Sichtbarkeit verfügbar.
• Kein Self-Service: ohne „Mein Bereich" ist die Benachrichtigung nicht möglich.
• Mitglied ohne E-Mail: wird nicht erreicht – solche Personen bei Bedarf anders informieren.
• Wortlaut anpassen: Vorlage „Ablage – Info über neues Dokument" (→ CP-PRO-COM-001).

10 · Fehlerbehebung

Problem	Prüfung
Häkchen nicht wählbar	Sichtbarkeit „alle Mitglieder"? Self-Service aktiv?
Zu viele/zu wenige Empfänger	Zielgruppe (Abteilung/Gruppe) prüfen
Mail kam nicht an	Zustellung prüfen (→ CP-PRO-COM-020)

11 · Datenschutz & Nachweis

12 · Ergebnis

Abgeschlossen, wenn die Zielgruppe – sofern gewünscht – eine korrekte Info-Mail erhalten hat und das Dokument über „Mein Bereich" abrufbar ist.

36  Version aktualisieren & archivieren

Angabe	Wert
Prozess-ID	CP-PRO-ABL-030
Prozessversion	1.0 · freigegeben 10.08.2026
Verantwortliche Rolle	Verwaltung / Vorstand (Paket „Dokumente")
Benötigte Module	Members+ (Ablage · Versionierung · Archiv)
Geprüfte Produktversionen	Members+ 1.24.4
Status	Freigegeben

1 · Zweck

Ein bestehendes Dokument aktuell halten (neue Fassung als Version) und Unterlagen, die nicht mehr aktiv gebraucht werden, sauber archivieren – mit klarer Regel, was endgültig gelöscht werden darf und was aus Aufbewahrungsgründen bleibt.

2 · Auslöser

• Ein Dokument liegt in neuer Fassung vor; oder eine Unterlage soll aus der aktiven Ablage entfernt (archiviert) werden.

3 · Voraussetzungen

• Paket Dokumente. Das Dokument existiert bereits (aus ABL-001).

4 · Benötigte Module

Funktion	Modul
Bearbeiten, neue Version, Versionshistorie	Members+ › Ablage (Dokument-Detail)
Archivieren, Wiederherstellen, endgültig löschen	Members+ › Ablage · „Archiv"

5 · Beteiligte Rollen

Rolle	Aufgabe
Verwaltung / Vorstand	neue Version hochladen, archivieren, wiederherstellen, ggf. endgültig löschen
System (Members+)	alte Versionen als „ersetzt" markieren, Historie führen, Status setzen, Regeln durchsetzen, protokollieren

6 · Prozessablauf

Schritt 1 · Neue Version (optional)

Beim Bearbeiten eine neue Datei als Version hochladen und optional eine Versionsnotiz ergänzen. Bei „alle Mitglieder" muss die künftig aktuelle Datei PDF sein. Metadaten (Titel, Typ, Anlass, Jahr, Sichtbarkeit) lassen sich hier ebenfalls ändern.

Schritt 2 · Archivieren – ein nicht mehr aktiv benötigtes Dokument in den Archiv-Bereich verschieben. Es verschwindet aus der aktiven Liste und aus „Mein Bereich", bleibt aber vollständig erhalten.

Schritt 3 · Wiederherstellen / endgültig löschen – aus dem Archiv jederzeit wiederherstellen (Archiv → aktiv). Endgültig löschen ist nur aus dem Archiv möglich und nur bei „hart löschbaren" Typen (z. B. Vorlage/Formular, Sonstiges).

7 · Automatische Systemaktionen

8 · Manuelle Entscheidungen

9 · Sonderfälle

• Versionshistorie: frühere Fassungen bleiben einsehbar; die jeweils aktuelle wird ausgeliefert.
• Löschen nicht möglich: Typ ist nicht hart löschbar (Aufbewahrung) – nur archivieren.
• Archiviertes Dokument erscheint nicht in „Mein Bereich" – erst nach Wiederherstellen.

10 · Fehlerbehebung

Problem	Prüfung
Neue Version abgelehnt	bei „alle Mitglieder" muss die neue Datei PDF sein
„Löschen" nicht angeboten	Typ nicht hart löschbar → nur Archiv
Dokument verschwunden	evtl. archiviert – im „Archiv" nachsehen und wiederherstellen

11 · Datenschutz & Nachweis

12 · Ergebnis

Abgeschlossen, wenn das Dokument in der gewünschten aktuellen Version vorliegt und nicht mehr aktive Unterlagen sauber archiviert (bzw. – wo zulässig und nach geprüfter Aufbewahrungspflicht – endgültig entfernt) sind.

37  Artikel & Katalog anlegen (Zeugwart)

Angabe	Wert
Prozess-ID	CP-PRO-INV-001
Prozessversion	1.0 · freigegeben 10.08.2026
Verantwortliche Rolle	Zeugwart (Paket „Inventar")
Benötigte Module	Members+ (Inventar)
Geprüfte Produktversionen	Members+ 1.24.4
Status	Freigegeben

1 · Zweck

Den Inventar-Katalog aufbauen: Kategorien und Standorte einrichten, Artikel anlegen – mit Größen/Varianten (je eigener Bestand), geschütztem Foto und optionaler Kaution. So ist das Vereinsmaterial (Trikots, Geräte, Schlüssel …) sauber erfasst und ausgabebereit.

2 · Auslöser

• Neues Vereinsmaterial ist anzulegen oder der Bestand soll erstmalig erfasst werden.

3 · Voraussetzungen

• Das Inventar-Modul ist aktiv.
• Du hast das Paket Inventar (Zeugwart).

4 · Benötigte Module

Funktion	Modul
Kategorien, Standorte, individuelle Felder	Members+ › Inventar › Einstellungen
Artikel & Varianten (Größen mit Bestand), Foto, Kaution	Members+ › Inventar › Katalog
Ensembles/Sets (mehrere Artikel zusammen)	Members+ › Inventar

5 · Beteiligte Rollen

Rolle	Aufgabe
Zeugwart	Kategorien/Standorte pflegen, Artikel und Varianten anlegen, Bestand führen
System (Members+)	Bestand/Verfügbarkeit berechnen, Foto geschützt speichern, bei Unterbestand warnen

6 · Prozessablauf

Schritt 1 · Grundgerüst einrichten

Einmalig Kategorien, Standorte und – falls nötig – eigene Felder anlegen.

Schritt 2 · Artikel anlegen – Name, Kategorie, Standort, optional Foto und – falls Pfand erhoben wird – ein Kautionsbetrag.

Schritt 3 · Varianten/Größen – hat ein Artikel Größen (z. B. Trikot S/M/L), je Variante einen eigenen Bestand pflegen. Optional lassen sich Ensembles/Sets (mehrere Artikel zusammen) definieren.

7 · Automatische Systemaktionen

8 · Manuelle Entscheidungen

9 · Sonderfälle

• Ähnliche Artikel: vorhandenen Artikel duplizieren und anpassen.
• Artikel löschen: nicht möglich bei offener Ausgabe – erst Rückgaben klären.
• Ensembles: fassen mehrere Artikel/Varianten für die gemeinsame Ausgabe zusammen.

10 · Fehlerbehebung

Problem	Prüfung
Verfügbarkeit stimmt nicht	Gesamtbestand je Variante und offene Ausgaben prüfen
Artikel nicht löschbar	Offene Ausgaben vorhanden – erst zurücknehmen
Kein Zugriff auf den Katalog	Paket „Inventar" (Zeugwart) fehlt
Unterbestand nicht gemeldet	Mindestbestand in den Einstellungen setzen

11 · Datenschutz & Nachweis

12 · Ergebnis

Abgeschlossen, wenn Artikel mit korrektem Bestand (und ggf. Varianten, Foto, Kaution) im Katalog stehen und ausgabebereit sind.

38  Ausgeben & Zurücknehmen

Angabe	Wert
Prozess-ID	CP-PRO-INV-010
Prozessversion	1.0 · freigegeben 10.08.2026
Verantwortliche Rolle	Zeugwart (Paket „Inventar")
Benötigte Module	Members+ (Inventar · Guthaben für Kaution)
Geprüfte Produktversionen	Members+ 1.24.4
Status	Freigegeben

1 · Zweck

Material an ein Mitglied ausgeben und später wieder zurücknehmen – inklusive Bestandsführung, Zustandsvermerk, Rückgabetermin und Kaution (Pfand).

2 · Auslöser

• Ein Mitglied erhält Vereinsmaterial (z. B. Trikot, Schlüssel) oder gibt geliehenes Material zurück.

3 · Voraussetzungen

• Der Artikel/die Variante ist im Katalog angelegt und verfügbar (siehe CP-PRO-INV-001).
• Du hast das Paket Inventar.

4 · Benötigte Module

Funktion	Modul
Ausgabe / Rücknahme (auch Ensembles)	Members+ › Inventar
Kaution als Guthaben-Buchung	Members+ (Guthaben, zweckgebunden)
„Meine Leihsachen" (Mitglieds-Ansicht)	Members+ › Self-Service (optional)

5 · Beteiligte Rollen

Rolle	Aufgabe
Zeugwart	Ausgabe und Rücknahme erfassen, Zustand/Kaution festhalten
Mitglied	erhält/zurückgibt Material; sieht ggf. „Meine Leihsachen"
System (Members+)	Verfügbarkeit prüfen, Bestand führen, Kaution buchen, Überfälligkeit markieren

6 · Prozessablauf

Schritt 1 · Ausgeben

Artikel/Variante(n) und Menge wählen (das System prüft die Verfügbarkeit), Mitglied über die Suche zuordnen, Ausgabedatum und optional ein Rückgabe-Soll-Datum sowie den Zustand erfassen. Wird Pfand genommen, „Kaution erhalten" markieren.

Schritt 2 · Zurücknehmen

Rückgabedatum und Zustand bei Rückgabe erfassen. Für eine erhaltene Kaution entscheiden: zurückzahlen, einbehalten (bei Schaden/Verlust) oder vorerst offen lassen.

7 · Automatische Systemaktionen

8 · Manuelle Entscheidungen

9 · Sonderfälle

• Ensemble/Set ausgeben: mehrere Artikel in einem Vorgang.
• Überfällige Rückgabe: markiert – Mitglied erinnern.
• Schaden/Verlust: Kaution einbehalten und dokumentieren.
• Austritt mit offener Leihe: Rückgabe vor Abschluss klären (siehe CP-PRO-MIT-010).

10 · Fehlerbehebung

Problem	Prüfung
Ausgabe nicht möglich	Verfügbare Menge (Bestand − offene Ausgaben) prüfen
Kaution nicht verbucht	„Kaution erhalten" bei der Ausgabe gesetzt? Betrag am Artikel hinterlegt?
Rückgabe zeigt weiter „offen"	Rücknahme erfasst? Rückgabedatum gesetzt?
Mitglied nicht in der Suche	Status/Schreibweise prüfen

11 · Datenschutz & Nachweis

12 · Ergebnis

Abgeschlossen, wenn die Ausgabe korrekt erfasst ist bzw. die Rückgabe mit Zustand und Kautionsentscheidung abgeschlossen und der Bestand wieder stimmig ist.

39  Kaution verrechnen

Angabe	Wert
Prozess-ID	CP-PRO-INV-020
Prozessversion	1.0 · freigegeben 10.08.2026
Verantwortliche Rolle	Kassier (Paket „Finanzen")
Benötigte Module	Members+ (Inventar-Kaution · Beiträge/Guthaben)
Geprüfte Produktversionen	Members+ 1.24.4
Status	Freigegeben

1 · Zweck

Eine zurückzuzahlende Kaution nach Vereinbarung mit offenen Beiträgen des Mitglieds verrechnen, statt sie auszuzahlen. Kaution ist zweckgebundenes Geld und wird getrennt vom freien Guthaben geführt.

2 · Auslöser

• Nach einer Rückgabe steht eine Kaution zur Rückzahlung an; das Mitglied hat zugleich offene Beiträge, und beide sollen verrechnet werden.

3 · Voraussetzungen

• Es besteht eine verrechenbare (zurückzuzahlende) Kaution (aus CP-PRO-INV-010).
• Es gibt offene Beitragsposten des Mitglieds.
• Du hast das Paket Finanzen.

4 · Benötigte Module

Funktion	Modul
Kaution mit Beiträgen verrechnen	Members+ › Inventar / Beiträge
Offene Beitragsposten & Guthaben	Members+ › Beiträge

5 · Beteiligte Rollen

Rolle	Aufgabe
Kassier	Verrechnung nach Vereinbarung anweisen (Betrag + Begründung)
System (Members+)	verrechenbaren Betrag begrenzen, gegen offene Posten buchen, protokollieren

6 · Prozessablauf

Schritt 1 · Verrechenbare Kaution prüfen – das System kennt den zweckgebundenen, zurückzuzahlenden Kautionsbetrag.

Schritt 2 · Verrechnen

Betrag und eine Pflicht-Begründung erfassen; das System verrechnet höchstens den kleineren Wert aus gewünschtem Betrag, verfügbarer Kaution und offener Forderung mit dem/den offenen Posten.

7 · Automatische Systemaktionen

8 · Manuelle Entscheidungen

9 · Sonderfälle

• Keine offenen Beiträge: Verrechnung nicht möglich – Kaution stattdessen auszahlen/als Guthaben führen.
• Kaution einbehalten (Schaden/Verlust): kein Verrechnungsfall – bereits in CP-PRO-INV-010 geregelt.
• Teilverrechnung: Restkaution bleibt zweckgebunden bestehen.

10 · Fehlerbehebung

Problem	Prüfung
Verrechnung bleibt wirkungslos	Verrechenbare Kaution > 0? Offener Posten vorhanden? Begründung eingetragen?
Zu wenig verrechnet	Begrenzung auf min(Wunsch, Kaution, offene Forderung) beachten
Kaution taucht nicht im freien Guthaben auf	Bewusst so – Kaution ist zweckgebunden getrennt

11 · Datenschutz & Nachweis

12 · Ergebnis

Abgeschlossen, wenn die Kaution nach Vereinbarung mit offenen Beiträgen verrechnet (oder bewusst ausgezahlt) und der Vorgang dokumentiert ist.

40  Formulare einrichten

Angabe	Wert
Prozess-ID	CP-PRO-WEB-001
Prozessversion	1.0 · freigegeben 10.08.2026
Verantwortliche Rolle	Vereins-Redaktion (Website)
Benötigte Module	Basis-Theme (Dauerformulare) · Theme PRO (eigene Formulare)
Geprüfte Produktversionen	Theme 1.1.136 · Theme PRO 0.9.83
Status	Freigegeben

1 · Zweck

Die dauerhaften Website-Formulare des Vereins einrichten und pflegen – Kontakt, Buchungsanfrage und „Mitglied werden" –, damit Interessenten den Verein einfach erreichen und jede Einsendung sauber im Backend landet.

2 · Auslöser

• Ein Formular soll erstmals eingerichtet, um Felder ergänzt oder im Empfänger/Wortlaut angepasst werden.

3 · Voraussetzungen

• Rolle mit Website-Rechten (Administrator oder Vereins-Redaktion).
• E-Mail-Versand des Servers funktioniert (Empfänger-Benachrichtigung).
• Für eigene Zusatzformulare: aktives Theme PRO mit gültiger Lizenz.
• Datenschutzerklärung vorhanden (für den Einwilligungshinweis).

4 · Benötigte Module

Funktion	Modul
Dauerformular-Builder (Felder, Empfänger, Spamschutz, Einwilligung)	Basis-Theme › Dauerformulare
Eigene Zusatzformulare (Tabs, Sponsoring)	Theme PRO
„Mitglied werden" mit SEPA-Option	Basis-Theme · (SEPA-Prüfung via Members+)

5 · Beteiligte Rollen

Rolle	Aufgabe
Vereins-Redaktion	Formular wählen, Felder/Empfänger/Spamschutz/Einwilligung festlegen, aktiv schalten
System (Theme)	Formular anzeigen, Pflichtfelder & Spamschutz durchsetzen

6 · Prozessablauf

Schritt 1 · Formular wählen

Eines der Formulare öffnen: Kontakt (inline in der Kontakt-Sektion), Buchungsanfrage (Tab, Anker #buchungsanfrage) oder Mitglied werden (in der Beitritts-Sektion).

Schritt 2 · Felder & Empfänger – Felder ergänzen/anordnen (Text, E-Mail, Datum, Auswahl …), Pflichtfelder markieren und die Empfänger-Adresse setzen (Standard: Vereins-E-Mail).

Schritt 3 · Spamschutz & Einwilligung – Honeypot und Rechen-Captcha aktiviert lassen; den Einwilligungstext mit Link zur Datenschutzerklärung prüfen (bei „Mitglied werden" ist die Einwilligung immer Pflicht).

Schritt 4 · Eigenes Formular (optional, PRO) – mit Theme PRO ein weiteres Formular als Tab anlegen (z. B. Sponsoring), erreichbar über einen eigenen Anker. Die Anzahl ist begrenzt.

Schritt 5 · Aktiv schalten – das Formular aktivieren; es erscheint an der vorgesehenen Stelle der Website.

7 · Automatische Systemaktionen

8 · Manuelle Entscheidungen

9 · Sonderfälle

• „Mitglied werden" mit SEPA: Ist Members+ aktiv, greift dessen vollständige Gläubiger-/IBAN-Prüfung; ohne Members+ eine einfache Variante. Der Beitritt selbst ist Prozess CP-PRO-MIT-001.
• Buchungsanfrage → Termin: Aus einer Buchungsanfrage entsteht automatisch ein Termin-Entwurf (siehe CP-PRO-WEB-020).
• Sponsoring-Formular ist ein PRO-Formular und standardmäßig deaktiviert.

10 · Fehlerbehebung

Problem	Prüfung
Formular nicht sichtbar	aktiv geschaltet? richtige Sektion/Seite? PRO-Formular ohne gültige Lizenz?
Absenden schlägt fehl	Pflichtfelder gesetzt? Rechen-Captcha korrekt? Einwilligung bestätigt?
Keine Benachrichtigung	Empfänger-Adresse gesetzt? Zustellung prüfen (→ CP-PRO-COM-020)

11 · Datenschutz & Nachweis

12 · Ergebnis

Abgeschlossen, wenn das Formular mit den richtigen Feldern, Empfängern, Spamschutz und Einwilligung aktiv auf der Website steht und eine Testeinsendung korrekt im Backend ankommt.

41  Anfrage / Einsendung bearbeiten

Angabe	Wert
Prozess-ID	CP-PRO-WEB-010
Prozessversion	1.0 · freigegeben 10.08.2026
Verantwortliche Rolle	Vereins-Redaktion / zuständige Stelle
Benötigte Module	Basis-Theme (Anfragen)
Geprüfte Produktversionen	Theme 1.1.136
Status	Freigegeben

1 · Zweck

Jede Formular-Einsendung zuverlässig bearbeiten. Jede Anfrage wird zusätzlich als Eintrag im Backend gespeichert – damit nichts verloren geht, falls eine Benachrichtigungs-E-Mail einmal nicht ankommt.

2 · Auslöser

• Eine Person hat ein Website-Formular abgeschickt (Kontakt, Buchung, Mitglied werden oder ein eigenes Formular).

3 · Voraussetzungen

• Formulare sind eingerichtet (CP-PRO-WEB-001).
• Zugriff auf den Menüpunkt Anfragen (Administrator, Redakteur oder Vereins-Redaktion).

4 · Benötigte Module

Funktion	Modul
Anfragen-Liste, Detailansicht, Typ-/Status-Filter	Basis-Theme › Anfragen
Status & Sammelaktionen (bestätigt/eingegangen/abgesagt/Warteliste)	Basis-Theme › Anfragen

5 · Beteiligte Rollen

Rolle	Aufgabe
Vereins-Redaktion	Anfrage sichten, beantworten, Status pflegen
System (Theme)	Einsendung als privaten Eintrag speichern, Empfänger benachrichtigen, alte Einträge kennzeichnen

6 · Prozessablauf

Schritt 1 · Eingang – Nach dem Absenden legt das System die Einsendung als privaten Eintrag unter „Anfragen" an (mit allen Feldern in Reihenfolge) und schickt die Benachrichtigung an die hinterlegte Empfänger-Adresse.

Schritt 2 · Anfrage öffnen

Nach Typ (Kontakt, Buchung, Mitglied, eigene) und Status filtern; die Detailansicht zeigt die eingesandten Felder schreibgeschützt.

Schritt 3 · Bearbeiten & Status setzen – die Anfrage beantworten (z. B. per E-Mail/Telefon) und den Status pflegen: Anfrage eingegangen, Teilnahme bestätigt, abgesagt oder Warteliste – einzeln oder als Sammelaktion.

7 · Automatische Systemaktionen

8 · Manuelle Entscheidungen

9 · Sonderfälle

• Buchungsanfrage: zusätzlich entsteht ein Termin-Entwurf (→ CP-PRO-WEB-020).
• Mitglied-werden-Anfrage: führt in den Aufnahme-Prozess (→ CP-PRO-MIT-001).
• Anmeldungen zu Veranstaltungen erscheinen ebenfalls als Anfragen mit Teilnahme-Status (→ CP-PRO-WEB-030).

10 · Fehlerbehebung

Problem	Prüfung
Benachrichtigung fehlt, Eintrag da	gut so – Eintrag ist der Nachweis; Zustellung prüfen (→ CP-PRO-COM-020)
Anfrage nicht auffindbar	Typ-/Status-Filter zurücksetzen; Suche nutzen
Kein Menü „Anfragen"	Website-Recht (Redakteur/Vereins-Redaktion) fehlt

11 · Datenschutz & Nachweis

12 · Ergebnis

Abgeschlossen, wenn die Anfrage beantwortet/zugeordnet und ihr Status korrekt gesetzt ist – und veraltete Einsendungen regelmäßig bereinigt werden.

42  Veranstaltung veröffentlichen

Angabe	Wert
Prozess-ID	CP-PRO-WEB-020
Prozessversion	1.0 · freigegeben 10.08.2026
Verantwortliche Rolle	Vereins-Redaktion (Website)
Benötigte Module	Basis-Theme (Termine) · Theme PRO (Anzeige-Varianten)
Geprüfte Produktversionen	Theme 1.1.136 · Theme PRO 0.9.83
Status	Freigegeben

1 · Zweck

Eine Veranstaltung/einen Termin auf der Vereins-Website veröffentlichen – mit Datum, Ort, optionalem Flyer und passender Zuordnung zu Abteilung/Gruppe – sodass sie in der Terminliste erscheint und abgelaufene Termine automatisch ausgeblendet werden.

2 · Auslöser

• Ein neuer Termin steht an; oder aus einer Buchungsanfrage ist ein Termin-Entwurf entstanden.

3 · Voraussetzungen

• Website-Rechte (Administrator oder Vereins-Redaktion).
• Abteilungen/Gruppen sind gepflegt (für die Zuordnung/Filter), falls genutzt.

4 · Benötigte Module

Funktion	Modul
Termine anlegen & veröffentlichen (Datum, Uhrzeit, Ort, Flyer, Gruppe)	Basis-Theme › Termine
Anzeige-Varianten (Agenda, Zeitstrahl, Karten, „nächster")	Theme PRO › Sektionen
Termin-Entwurf aus Buchungsanfrage	Basis-Theme (Anfragen → Termine)

5 · Beteiligte Rollen

Rolle	Aufgabe
Vereins-Redaktion	Termin erfassen, Flyer/Gruppe setzen, veröffentlichen
System (Theme)	Termin in der Liste anzeigen, abgelaufene ausblenden, Variante rendern

6 · Prozessablauf

Schritt 1 · Termin anlegen

Titel und Eckdaten erfassen: Datum, Uhrzeit und Ort.

Schritt 2 · Zuordnung & Flyer – die passende Abteilung/Gruppe wählen (für Filter und Anzeige) und optional einen Flyer (mit Button/Alternativtext) hinterlegen.

Schritt 3 · Aus Buchungsanfrage (optional) – wenn der Termin aus einer Buchungsanfrage stammt, liegt bereits ein Entwurf mit Datum/Ort/Anlass vor: prüfen, ergänzen und übernehmen.

Schritt 4 · Veröffentlichen – den Termin veröffentlichen; er erscheint in der Terminliste. Die Anzeige-Variante (Standard oder PRO) wird zentral im Theme gewählt.

7 · Automatische Systemaktionen

8 · Manuelle Entscheidungen

9 · Sonderfälle

• Externer Termin (nicht selbst ausgerichtet): entsprechend kennzeichnen; Flyer-Optionen greifen nur bei eigenen Terminen.
• Anmeldung nötig? Anmeldung am Termin aktivieren (→ CP-PRO-WEB-030).
• Verschieben/Absagen statt Löschen: Status am Termin ändern (→ CP-PRO-WEB-030).

10 · Fehlerbehebung

Problem	Prüfung
Termin nicht sichtbar	veröffentlicht? Datum in der Zukunft? richtige Gruppe/Filter?
Falsche Darstellung	Anzeige-Variante im Theme (PRO-Varianten nur mit Theme PRO)
Flyer fehlt	nur bei „eigenen" Terminen; Datei & Button-Text gesetzt?

11 · Datenschutz & Nachweis

12 · Ergebnis

Abgeschlossen, wenn der Termin korrekt und vollständig veröffentlicht ist, in der richtigen Darstellung erscheint und nach Ablauf automatisch verschwindet.

43  Anmeldung & Terminänderung

Angabe	Wert
Prozess-ID	CP-PRO-WEB-030
Prozessversion	1.0 · freigegeben 10.08.2026
Verantwortliche Rolle	Vereins-Redaktion (Website)
Benötigte Module	Basis-Theme (Termine, Anmeldung, Termin-Benachrichtigung, Export)
Geprüfte Produktversionen	Theme 1.1.136
Status	Freigegeben

1 · Zweck

Anmeldungen zu einer Veranstaltung entgegennehmen und verwalten – und bei einer Verschiebung oder Absage die bereits angemeldeten Personen gezielt informieren.

2 · Auslöser

• Für einen Termin soll eine Anmeldung möglich sein; oder ein Termin wird verschoben/abgesagt.

3 · Voraussetzungen

• Der Termin ist angelegt/veröffentlicht (CP-PRO-WEB-020).
• Website-Rechte; E-Mail-Versand funktioniert (für die Benachrichtigung).

4 · Benötigte Module

Funktion	Modul
Anmeldung am Termin aktivieren	Basis-Theme › Termine
Anmeldungen als „Anfragen" mit Teilnahme-Status	Basis-Theme › Anfragen
Termin-Benachrichtigung (verschoben/abgesagt)	Basis-Theme › Termine
Backend-Export der Terminliste (XLSX/PDF)	Basis-Theme › Termine

5 · Beteiligte Rollen

Rolle	Aufgabe
Vereins-Redaktion	Anmeldung aktivieren, Teilnehmer verwalten, Status/Absage kommunizieren
Interessent	meldet sich über das Formular am Termin an
System (Theme)	Anmeldung als „Anfrage" speichern, bei Verschiebung/Absage Mail an Angemeldete senden

6 · Prozessablauf

Schritt 1 · Anmeldung aktivieren – am Termin die Anmeldung einschalten. Anmeldungen laufen als Einträge unter Anfragen mit Teilnahme-Status auf.

Schritt 2 · Teilnehmer verwalten

Anmeldungen sichten und den Status pflegen: bestätigt, Warteliste oder abgesagt (einzeln oder als Sammelaktion).

Schritt 3 · Verschieben/Absagen & informieren – wird der Termin auf Verschoben oder Abgesagt gesetzt, kann über die Termin-Benachrichtigung eine E-Mail an alle Angemeldeten (mit E-Mail-Adresse) versendet werden.

Schritt 4 · Export (optional) – die Terminliste lässt sich im Backend als XLSX oder PDF exportieren (z. B. für die Planung).

7 · Automatische Systemaktionen

8 · Manuelle Entscheidungen

9 · Sonderfälle

• Anmeldung ohne E-Mail: solche Personen erhalten keine automatische Info – separat kontaktieren.
• Warteliste: bei frei werdenden Plätzen Status auf „bestätigt" ändern und die Person informieren.
• Absage vs. Löschen: Termin auf „Abgesagt" setzen (informiert Angemeldete), statt ihn zu löschen.

10 · Fehlerbehebung

Problem	Prüfung
Keine Anmeldung möglich	Anmeldung am Termin aktiviert? Termin veröffentlicht?
Benachrichtigung wird nicht angeboten	Sie erscheint erst bei Status „Verschoben"/„Abgesagt"
Teilnehmer erhielt keine Info	E-Mail hinterlegt? Zustellung prüfen (→ CP-PRO-COM-020)

11 · Datenschutz & Nachweis

12 · Ergebnis

Abgeschlossen, wenn Anmeldungen mit korrektem Status geführt sind und – bei Verschiebung/Absage – alle erreichbaren Angemeldeten informiert wurden.

44  Album anlegen & organisieren

Angabe	Wert
Prozess-ID	CP-PRO-GAL-001
Prozessversion	1.0 · freigegeben 10.08.2026
Verantwortliche Rolle	Vereins-Redaktion (Website)
Benötigte Module	Basis-Theme (Galerie · Alben) · Theme PRO (Anzeige-Varianten)
Geprüfte Produktversionen	Theme 1.1.136 · Theme PRO 0.9.83
Status	Freigegeben

1 · Zweck

Die Bildergalerie in Alben ordnen – z. B. je Veranstaltung oder Saison – damit Besucher sich zurechtfinden. Ein Album trägt Name, Beschreibung, eine Reihenfolge und ein Titelbild; Fotos ohne Album erscheinen unter „Alle".

2 · Auslöser

• Für einen Anlass (Turnier, Fest, Jahr) soll ein eigenes Album entstehen oder die Album-Struktur soll umsortiert werden.

3 · Voraussetzungen

• Website-Rechte (Administrator oder Vereins-Redaktion).
• Die Galerie-Sektion/-Seite ist eingerichtet.

4 · Benötigte Module

Funktion	Modul
Alben anlegen/bearbeiten (Name, Beschreibung, Reihenfolge, Titelbild, Gäste-Upload)	Basis-Theme › Galerie › Alben
Anzeige- & Lightbox-Varianten, Album-Navigation	Theme PRO › Sektionen

5 · Beteiligte Rollen

Rolle	Aufgabe
Vereins-Redaktion	Album anlegen, Reihenfolge/Titelbild setzen, Anzeige wählen
System (Theme)	Album speichern, Fotos zuordnen, Titelbild/„Alle" automatisch bilden

6 · Prozessablauf

Schritt 1 · Album anlegen

Name und optional eine Beschreibung vergeben. Alben sind hierarchisch – ein Unter-Album ist möglich.

Schritt 2 · Reihenfolge & Titelbild – eine Reihenfolge (Zahl) für die Album-Übersicht setzen und ein Titelbild wählen. Ohne Auswahl nutzt das System automatisch das erste Foto des Albums.

Schritt 3 · Gäste-Upload (optional) – das Album für den Foto-Upload durch Gäste freigeben. Nur freigegebene Alben erscheinen im Gäste-Upload (siehe CP-PRO-GAL-020).

Schritt 4 · Anzeige wählen – die Galerie-/Lightbox-Variante wird zentral im Theme gesetzt (Standard frei; weitere Varianten mit Theme PRO).

7 · Automatische Systemaktionen

8 · Manuelle Entscheidungen

9 · Sonderfälle

• Persönliche Portfolio-Alben (Members+ „Unsere Fotografen") sind gesondert und nicht Teil der normalen Album-Pflege (siehe CP-PRO-DSG-040).
• Leeres Album: ohne Fotos und ohne Titelbild erscheint kein Cover – erst nach dem ersten Foto.
• Unter-Alben: für feinere Gliederung möglich.

10 · Fehlerbehebung

Problem	Prüfung
Album in falscher Position	Reihenfolge-Zahl anpassen
Kein Titelbild	Cover wählen oder erstes Foto zuordnen
Album fehlt im Gäste-Upload	„Für Foto-Upload durch Gäste freigeben" aktivieren

11 · Datenschutz & Nachweis

12 · Ergebnis

Abgeschlossen, wenn die Alben mit Reihenfolge, Titelbild und der gewünschten Sichtbarkeit/Anzeige stehen und für Fotos bereit sind.

45  Fotos einstellen & Galerie pflegen

Angabe	Wert
Prozess-ID	CP-PRO-GAL-010
Prozessversion	1.0 · freigegeben 10.08.2026
Verantwortliche Rolle	Vereins-Redaktion (Website)
Benötigte Module	Basis-Theme (Galerie · ZIP-Export)
Geprüfte Produktversionen	Theme 1.1.136
Status	Freigegeben

1 · Zweck

Fotos (und Videos) in die Galerie einstellen, einem Album zuordnen und in der gewünschten Reihenfolge zeigen – mit automatischem Entfernen von GPS-Standortdaten und optionaler Anzeige der Aufnahmedaten (EXIF).

2 · Auslöser

• Neue Bilder von einer Veranstaltung liegen vor und sollen veröffentlicht werden.

3 · Voraussetzungen

• Website-Rechte; passende Alben sind angelegt (CP-PRO-GAL-001).
• Für Personenfotos: nötige Bild-/Fotofreigaben liegen vor (CP-PRO-DSG-040).

4 · Benötigte Module

Funktion	Modul
Galeriebild anlegen (Titel, Bild, Album, Reihenfolge)	Basis-Theme › Galerie
Automatisches GPS-Entfernen · EXIF-Anzeige · Originalqualität	Basis-Theme › Galerie (System/Customizer)
ZIP-Export markierter Einträge	Basis-Theme › Galerie (Sammelaktion)

5 · Beteiligte Rollen

Rolle	Aufgabe
Vereins-Redaktion	Bild anlegen, Album/Reihenfolge setzen, EXIF/Qualität wählen, exportieren
System (Theme)	GPS entfernen, Vorschaugrößen erzeugen, Anzeige/Lightbox rendern

6 · Prozessablauf

Schritt 1 · Bild anlegen

Titel vergeben, das Bild als Beitragsbild setzen und das Album zuordnen. Die Reihenfolge steuert die Position innerhalb des Albums.

Schritt 2 · Qualität entscheiden (optional) – standardmäßig werden sehr große Bilder verkleinert. Ist Originalqualität aktiviert, bleiben Galerie-Uploads unskaliert (höhere Qualität für den Detail-Zoom).

Schritt 3 · Aufnahmedaten (optional) – die EXIF-Anzeige (z. B. Kamera, Brennweite) lässt sich einschalten; ein Badge kann sie am Bild markieren.

Schritt 4 · Export (optional) – markierte Einträge über die Sammelaktion „Als ZIP exportieren" herunterladen (bis 50 Dateien / 200 MB pro Export).

7 · Automatische Systemaktionen

8 · Manuelle Entscheidungen

9 · Sonderfälle

• Video: wird wie ein Galerie-Eintrag geführt; Vorschaubild beachten.
• Großes Export-Set: auf 50 Dateien / 200 MB je Export begrenzt – ggf. in Teilen exportieren.
• Reihenfolge: gleicht sich aus „Reihenfolge"-Wert; ohne Wert greift die Standardsortierung.

10 · Fehlerbehebung

Problem	Prüfung
Bild erscheint nicht im Album	Album zugeordnet? veröffentlicht?
Bild wirkt unscharf beim Zoom	„Originalqualität" aktivieren (vor dem Upload)
ZIP-Export nicht angeboten	ZipArchive am Server verfügbar? Recht vorhanden?
Standort im Bild sichtbar?	Bei JPEG automatisch entfernt. Kein JPEG (z. B. HEIC/TIFF)? → als JPEG hochladen oder Standort vorher entfernen

11 · Datenschutz & Nachweis

12 · Ergebnis

Abgeschlossen, wenn die Fotos korrekt im richtigen Album und in der gewünschten Reihenfolge erscheinen, GPS entfernt ist und – falls nötig – ein Export vorliegt.

46  Foto-Upload durch Gäste (mit Freigabe)

Angabe	Wert
Prozess-ID	CP-PRO-GAL-020
Prozessversion	1.0 · freigegeben 10.08.2026
Verantwortliche Rolle	Vereins-Redaktion (Freigabe) · Gast (Upload)
Benötigte Module	Basis-Theme (Foto-Upload · Galerie-Freigabe)
Geprüfte Produktversionen	Theme 1.1.136
Status	Freigegeben

1 · Zweck

Gästen oder Mitgliedern ermöglichen, Fotos ohne Login beizusteuern – über eine geheime Upload-Seite. Beiträge landen zunächst als Entwurf („ausstehend") und erscheinen erst nach Freigabe durch den Verein.

2 · Auslöser

• Nach einer Veranstaltung sollen Teilnehmende ihre Fotos beisteuern können.

3 · Voraussetzungen

• Eine (nicht verlinkte) Seite mit dem Shortcode [cp_upload]; ein geheimer Zugangscode ist im Customizer unter „Foto-Upload (intern)" gesetzt.
• Mindestens ein Album ist für Gäste-Upload freigegeben (CP-PRO-GAL-001).
• Freigabe-/Benachrichtigungs-Empfänger sind konfiguriert; E-Mail-Versand funktioniert.

4 · Benötigte Module

Funktion	Modul
Login-freie Upload-Seite (Shortcode [cp_upload], Zugang per ?key=)	Basis-Theme › Foto-Upload
Freigabe/Ablehnen per Token-Link (ohne Login)	Basis-Theme (Galerie · E-Mail)

5 · Beteiligte Rollen

Rolle	Aufgabe
Vereins-Redaktion	Upload-Seite/Code einrichten, Alben freigeben, Beiträge freigeben/ablehnen
Gast	über den geheimen Link Fotos hochladen (Album wählen)
System (Theme)	als „ausstehend" speichern, GPS entfernen, Freigabe-Mail mit Token senden

6 · Prozessablauf

Schritt 1 · Upload-Seite bereitstellen

Die Seite ist für Suchmaschinen gesperrt (noindex) und aus der Sitemap ausgeschlossen. Nur wer den geheimen Link kennt, erreicht sie.

Schritt 2 · Gast lädt hoch – der Gast wählt ein freigegebenes Album und lädt Fotos hoch (ohne Login). GPS-Daten werden dabei automatisch entfernt.

Schritt 3 · Freigeben / Ablehnen – die Beiträge sind zunächst „ausstehend". Der Verein erhält eine E-Mail mit Freigabe-/Ablehnen-Links (per Token, ohne Login nutzbar) – oder entscheidet im Backend. Erst nach Freigabe erscheint das Foto öffentlich.

7 · Automatische Systemaktionen

8 · Manuelle Entscheidungen

9 · Sonderfälle

• Kein freigegebenes Album: dann bietet die Upload-Seite keine Auswahl – zuerst ein Album freigeben (GAL-001).
• Unpassende/rechtlich heikle Bilder: ablehnen; nichts wird ohne Freigabe öffentlich.
• Der Link ist ein Geheimnis: Der Code im Link (?key=…) ist faktisch der Zugangsschlüssel. Er läuft nicht automatisch ab; ein weitergegebener Code wird gesperrt, indem der Zugangscode im Customizer geändert wird – das macht sofort alle alten Links ungültig (manuelle Rotation). Eine automatische Rotation/Ablauffrist gibt es nicht.

10 · Fehlerbehebung

Problem	Prüfung
Upload-Seite nicht erreichbar	Shortcode gesetzt? ?key= korrekt? Code im Customizer?
Kein Album wählbar	Album für Gäste-Upload freigeben (GAL-001)
Freigabe-Mail fehlt	Empfänger konfiguriert? Zustellung prüfen (→ CP-PRO-COM-020)
Foto erscheint nicht	Noch „ausstehend" – erst nach Freigabe sichtbar

11 · Datenschutz & Nachweis

12 · Ergebnis

Abgeschlossen, wenn Gäste über den geschützten Link beitragen konnten und nur die freigegebenen Fotos im richtigen Album öffentlich erscheinen.

47  Rechtstexte (Impressum & Datenschutzerklärung) prüfen & freigeben

Angabe	Wert
Prozess-ID	CP-PRO-WEB-040
Prozessversion	1.0 · freigegeben 22.08.2026
Verantwortliche Rolle	Administrator / Vorstand (inhaltlich verantwortlich)
Benötigte Module	Basis-Theme (Menü „Recht": Impressum-Editor & Datenschutz-Modul)
Geprüfte Produktversionen	Theme 1.1.189
Status	Freigegeben

1 · Zweck

Die beiden Webseiten-Pflichttexte Impressum (§ 5 DDG) und Datenschutzerklärung (Art. 13 DSGVO) prüfen und rechtsverbindlich veröffentlichen – mit einem unveränderlichen Nachweis je Veröffentlichung. Angaben und Freigabe sind bewusst getrennt: die Angaben pflegt der Verein im Customizer, geprüft und veröffentlicht wird im Menü „Recht".

2 · Auslöser

• Erstveröffentlichung nach dem Setup.
• ClubPress meldet „Angaben geändert – prüfen und neu freigeben" (z. B. Vorstandswechsel, neue Anschrift, geänderte Dienste/Empfänger/Fristen).
• Eine aktualisierte Muster-Vorlage steht bereit (Datenschutz-Bausteine) oder die halbjährliche Gesamtprüfung ist fällig.

3 · Voraussetzungen

• Website-/Administrator-Rechte.
• Angaben unter „Anpassen → Impressum & Recht" gepflegt (mindestens Anschrift und vertretungsberechtigte Person).
• Für die Datenschutzerklärung: tatsächlich eingesetzte Dienste, Empfänger und Speicherfristen sind bekannt.

4 · Benötigte Module

Funktion	Modul
Angaben pflegen (Vereinsname, Anschrift, Vertretung, Kontakt, Register/USt)	Anpassen › Impressum & Recht
Impressum prüfen, eigene Ergänzung, freigeben	Recht › Impressum
Datenschutzerklärung: Bausteine bearbeiten & freigeben	Recht › Datenschutzerklärung
Nachweise beider Texte einsehen & exportieren	Recht › Freigabe-Verlauf & Nachweis

5 · Beteiligte Rollen

Rolle	Aufgabe
Administrator / Vorstand	Angaben prüfen, Berechtigung bestätigen, Fassung freigeben (trägt die inhaltliche Verantwortung)
Vereins-Redaktion	Angaben im Customizer pflegen (Zuarbeit)
System (Theme)	Änderungen erkennen, Snapshot + Prüfsumme erzeugen, Nachweis unveränderbar vorhalten, öffentliche Fassung ausspielen

6 · Prozessablauf

Schritt 1 · Angaben pflegen

Vereinsname, Anschrift, Vertretung, Kontakt und – falls zutreffend – Register-/USt-Angaben eintragen. Diese Angaben füllen automatisch die vorgegebene Struktur.

Schritt 2 · Menü „Recht" öffnen – je nach Aufgabe „Impressum" oder „Datenschutzerklärung" wählen.

Schritt 3 · Prüfen – die Vorschau und die Vollständigkeitsanzeige kontrollieren. Beim Impressum bei Bedarf eine eigene Ergänzung hinzufügen; bei der Datenschutzerklärung die Bausteine mit der tatsächlichen Konfiguration abgleichen und ggf. anpassen.

Schritt 4 · Freigeben & veröffentlichen – die drei Bestätigungen ankreuzen (Berechtigung · Angaben/Text geprüft · Vorlage ≠ Rechtsberatung) und freigeben.

Schritt 5 · Nachweis kontrollieren – im „Freigabe-Verlauf & Nachweis" erscheint die neue Version; bei Bedarf als HTML-Datei exportieren und ablegen.

7 · Automatische Systemaktionen

8 · Manuelle Entscheidungen

9 · Sonderfälle

• Members+ aktiv: Satzung und Mitglieder-Datenschutz (Löschfristen, Zustimmung der Mitglieder) gehören nicht ins Menü „Recht", sondern bleiben unter Mitglieder › Einstellungen.
• Verein hostet selbst oder extern: Hoster-/Backup-Angaben in der Datenschutzerklärung entsprechend pflegen (siehe Datenschutz-Bausteine).
• Aufsichtsbehörde/berufsrechtliche Angaben: als eigene Ergänzung im Impressum aufnehmen.

10 · Fehlerbehebung

Problem	Prüfung
„prüfen und neu freigeben", obwohl kein Text geändert wurde	Auslöser ist eine Konfig- bzw. Angabenänderung; einmal freigeben räumt die Aufgabe ab – der veröffentlichte Text bleibt gleich.
Öffentliche Seite zeigt noch die alte Fassung	Die neue Fassung wird erst nach der Freigabe öffentlich; danach ggf. Browser-Cache leeren.
Freigabe nicht möglich / Fassung „leer"	Pflichtangaben (Anschrift, Vertretung) unter „Impressum & Recht" ergänzen.
Footer-Link zu Impressum/Datenschutz ohne Wirkung	In Theme 1.1.189 behoben; Theme aktualisieren.

11 · Datenschutz & Nachweis

12 · Ergebnis

Abgeschlossen, wenn Impressum und Datenschutzerklärung öffentlich, aktuell und bewusst freigegeben sind und für jede Veröffentlichung ein prüfbarer Nachweis vorliegt.

48  Lösch- & Aufbewahrungsmatrix (Members+)

Diese Matrix zeigt je Datenbereich, was bei der Anonymisierung geschieht, wie sich Daten entfernen lassen und wie lange sie aufbewahrt werden. Grundlage: geprüfter Members+-Stand 1.24.4. Die Aufbewahrungswerte sind Systemvorgaben/Vorlage – keine Rechtsberatung; die mit * markierten Zeilen erläutert der Hinweis unter der Tabelle.

Datenbereich	Bei Anonymisierung	Wie entfernen?	Aufbewahrung
Stammdaten (Name, Anschrift, Kontakt, Geburtsdatum)	automatisch „[Gelöscht]"	Anonymisierung (Person-Endpunkt)	solange Mitgliedschaft; belegrelevanter Teil 6 J*
Geschütztes Mitgliedsfoto	automatisch gelöscht	mit Anonymisierung	—
Portfolio „Unsere Fotografen"	automatisch entfernt	mit Anonymisierung	—
Beziehungen / Haushalt / Zahler	bleibt	Mitglied bearbeiten → Beziehung löschen	mit Konto
Beiträge & Zahlungen	bleibt	kein Einzel-Löschen → Storno/Verrechnung	Buchungsbelege 8 J (§ 147 AO)*
SEPA-Mandat / IBAN	bleibt	Mitglied → Bank/SEPA: Mandat entfernen/ersetzen	Mandat ≠ Buchungsbeleg – siehe Hinweis*
Guthaben / Kaution	bleibt	kein Löschen → Auszahlung/Verrechnung	Finanzunterlagen
Satzungs-Zustimmung / Versionen	bleibt	Version löschen (nicht die aktive)	solange Nachweis
Vereinsablage / Dokumente	bleibt	„Endgültig löschen" (aufbewahrungspflichtige Typen nicht)	je Dokumenttyp
Inventar-Ausgaben / Kaution	bleibt	Artikel/Ausgabe löschen (nicht bei offener Ausgabe)	bis Rückgabe
Spenden / Zuwendungsbestätigung	bleibt	Spende löschen (Sammel-Topf „Allgemeine Spende" nicht)	Buchungsbelege 8 J (§ 147 AO)*
Änderungshistorie	über Protokoll-Lauf	kein manuelles Löschen (Rechenschaft)	Frist „Protokoll" (3 J)
Export-/Audit-Protokoll	über Protokoll-Lauf	kein manuelles Löschen (Rechenschaft)	Frist „Protokoll" (3 J)

49  Dokumentinfo & Änderungsstand

Angabe	Wert
Titel	ClubPress · Prozesshandbuch
Dokument-Nr.	CP-DOC-USER-PROZ-001
Ausgabe	1.3 (neuer Prozess: Eigene E-Mail-Vorlage anlegen & nutzen) · Stand 26.08.2026
Basiert auf	Members+ 1.24.4 · Theme 1.1.136 · Theme PRO 0.9.83 · Prozess 45: Theme 1.1.189 · Mitglieder-Mail/Zuwendungs-Versand: Members+ 1.28.5 · Eigene Vorlagen (COM-002): Members+ 1.29.2
Status	Freigegeben (v1.3 · alle Prozesse)
Verantwortlich	web-my-business.de · Freigabe: erteilt 09.08.2026

Änderungsstand 1.3 (26.08.2026) – Neuer Prozess CP-PRO-COM-002 „Eigene E-Mail-Vorlage anlegen & nutzen" in Teil 7 (Kapitel 29), code-belegt gegen Members+ 1.29.2: frei anlegbare, club-weite Textbausteine für die Mitglieder-Mail (Verfügbar für Beide/Rundmail/Einzelmail mit Chip, „Vorlage einfügen" und „Als eigene Vorlage speichern", Kontext-Filter beim Abruf), mit eigenem Ablaufdiagramm und klarer Abgrenzung zu den System-Vorlagen (COM-001) und zu Entwürfen. Anhang-Kapitel auf 48 (Lösch- & Aufbewahrungsmatrix) und 49 (Dokumentinfo) verschoben; damit 44 Prozesse freigegeben. Übrige Prozess-IDs, Themenreihenfolge und Inhalte unverändert.

Änderungsstand 1.2 (25.08.2026) – Neuer Prozess CP-PRO-COM-030 „Mitglieder-Mail versenden" in Teil 7 (Kapitel 31): Rund- und Einzelmails an Mitglieder (Zielgruppen nach Mitgliedsart × Abteilung/Gruppe, Haushalt-Dedup, U18→EB, Anhänge, Pflicht-Testmail, Versand als Einzelmails, Protokoll). CP-PRO-SPD-020 „Zuwendungsbestätigung" um den E-Mail-Versandweg erweitert (Direktversand aus Snapshot, Faksimile-Pflicht, Sammel- und Jahres-Sammelversand, „ohne E-Mail"-Liste; Prozessversion 1.1). Code-belegt gegen Members+ 1.28.5. Anhang-Kapitel auf 47 (Lösch- & Aufbewahrungsmatrix) und 48 (Dokumentinfo) verschoben; damit 43 Prozesse freigegeben. Übrige Prozess-IDs, Themenreihenfolge und Inhalte unverändert.

Änderungsstand 1.1 (22.08.2026) – Neuer Prozess CP-PRO-WEB-040 „Rechtstexte (Impressum & Datenschutzerklärung) prüfen & freigeben" in Teil 9 (Kapitel 45), code-belegt gegen Theme 1.1.189. Hintergrund: das neue Backend-Menü „Recht" (Datenschutzerklärung · Impressum · Freigabe-Verlauf & Nachweis) und der formularbasierte Impressum-Editor mit versioniertem Nachweis (Snapshot · SHA-256 · Zeitpunkt · Person), analog zum Datenschutz-Modul. Anhang-Kapitel entsprechend auf 46 (Lösch- & Aufbewahrungsmatrix) und 47 (Dokumentinfo) verschoben; damit 42 Prozesse freigegeben. Übrige Prozess-IDs, Themenreihenfolge und Inhalte unverändert.

Änderungsstand 1.0 (10.08.2026) – Erstfreigabe. Alle 41 Prozesse von Entwurf (◐) auf Freigegeben (●) gehoben (Prozessversion je v1.0); die Freigabe wurde vom Herausgeber (web-my-business.de) erteilt. Inhalte sind code-belegt gegen die genannten Produktversionen (Members+ 1.24.4 · Theme 1.1.136 · Theme PRO 0.9.83) erstellt und um den externen Prüfbericht ergänzt (0.18/0.19). Prozess-IDs, Themenreihenfolge und Kapitelnummern unverändert. Die Prozesslandkarte zeigt alle Prozesse als freigegeben.

Änderungsstand 0.19 (10.08.2026) – Präzisierungen aus dem Prüfbericht (redaktionelle Runde nach 0.18): Verstorbene datenschutzrechtlich präzisiert (DSGVO schützt Verstorbene nicht unmittelbar, aber Angehörige/Zahler sowie Satzungs-/Steuer-/Archivpflichten bleiben – MIT-012); Voll-Export klar von Art. 15/20 abgegrenzt (Gesamtbestand ≠ personenbezogene Auskunft – DSG-020); „revisionssicher" enger gefasst („im Audit-Protokoll nachvollziehbar" – DSG-030); Spendenbescheinigung um Freigabekontrollen ergänzt (Freistellungsbescheid, amtliches Muster, Zeichnungsberechtigung, Storno – SPD-020); Versandnachweis ≠ Zustellung geschärft (COM-020); Dokumentlöschung an Aufbewahrung gekoppelt (ABL-030); Inventarhistorie von Stammdaten getrennt (INV-010); Freigabe-Kriterien je Prozess dokumentiert; Lösch-/Aufbewahrungsmatrix als geprüfte Produktspezifikation gekennzeichnet. Prozess-IDs und Reihenfolge unverändert.

Änderungsstand 0.18 (10.08.2026) – Einarbeitung der externen kommentierten Prüfversion (19 Hinweise, code- bzw. rechtsbelegt geprüft). Kernkorrekturen: Auskunft/Portabilität (DSG-010) – Members+ stellt sehr wohl einen personenbezogenen WordPress-Datenschutz-Exporter („Werkzeuge › Personenbezogene Daten exportieren") bereit (Stammdaten, Beiträge, SEPA, Spenden, Guthaben, Satzung); Grenze: nur Exporter, kein Auto-Eraser (Löschung via DSG-001). Aufbewahrungsmatrix (Anhang) überarbeitet: Buchungsbelege 8 Jahre (§ 147 AO, BEG IV), IBAN/SEPA-Mandat/Buchungsbeleg getrennt, Werte als Systemvorgabe/Vorlage gekennzeichnet. Galerie-GPS (GAL-020): automatisches Entfernen gilt für JPEG – klarer Hinweis für andere Formate. SEPA-Abschlussnachweis (BEI-001): Exportdatum/Dateireferenz/Einreicher/Bankergebnis dokumentieren. Mitgliedsausweis (SSV-020): Verlust/Weitergabe/Widerruf präzisiert (stabiler QR = Berechtigungsnachweis, Status live, Foto kurzlebig, Zugangssperre via Self-Service; kein Einzel-Token-Widerruf). Gäste-Upload (GAL-020): Schutzgrenzen belegt (max. 12 Dateien / 20 MB, IP-Rate-Limit, Einmal-Token, noindex ≠ Zugriffsschutz, manuelle Code-Rotation). Anfragen/Anmeldungen (WEB-010/030): 12-Monats-Markierung als feste Systemvorgabe (kein Auto-Löschen/keine pro-Formular-Frist; keine Rechtsfrist). Barrierefreiheit (S.5): die UA-PDF als offizielle barrierefreie Auslieferung deklariert. Prozess-IDs und Themenreihenfolge unverändert.

Änderungsstand 0.17 (10.08.2026) – Thematische Neustrukturierung des gesamten Handbuchs: Die Prozesse sind jetzt nach Themen in Teil 3–9 gegliedert – Teil 3 Mitgliedschaft (inkl. Ausschluss, Verstorben und – prozessfolgend – Aufbewahrung/Anonymisierung DSG-001), Teil 4 Datenschutz-Rechte, Teil 5 Beiträge & Finanzen (inkl. Spenden), Teil 6 Self-Service & Mitgliederbereich, Teil 7 Kommunikation & Vereinsablage, Teil 8 Inventar & Ausstattung, Teil 9 Website & Öffentlichkeit (inkl. Galerie). Die bisherige Sammel-Gruppe „Piloten" entfällt; der Freigabe-Status ist nun ein Merkmal je Prozess (●/◐). Inhalte und Prozess-IDs sind unverändert – geändert wurden nur Teil-Reihenfolge und Kapitelnummern; die Prozesslandkarte spiegelt die neue Gliederung.

Änderungsstand 0.16 (10.08.2026) – Neuer Teil 14 „Mitglieder-Sonderfälle" mit zwei code-belegten Prozessen (CP-PRO-MIT-011 Ausschluss durchführen, CP-PRO-MIT-012 Verstorbenes Mitglied). Klarstellungen: eigene Lebenszyklus-Status „Ausgeschlossen" und „Verstorben" mit Austrittsdatum; nur Status „Aktiv" wird abgerechnet – ab dem Statuswechsel entstehen keine neuen Beitragsposten (bestehende Posten bleiben, sind bewusst zu behandeln); beide Status fließen mit dem Austrittsdatum in denselben Löschfristen-/Anonymisierungslauf wie „gekündigt" (→ CP-PRO-DSG-001); Ausschluss = satzungsgemäßer Vereinsbeschluss (Nachweis, keine Rechtsberatung); beim Versterben SEPA-Einzug aktiv stoppen, Finanzen mit Angehörigen klären, Haushalt/Zahler und öffentliche Darstellung prüfen, pietätvoll. Codebasis-Hinweis: Status-/Kündigungslogik geprüft gegen den vorliegenden Members+-Code (1.23.1); gegenüber 1.24.4 in diesem Bereich unverändert (nur members-edit.php/Förder-Wunschbeitrag hatte sich zwischen den Ständen geändert). Neue Prozesse als Entwurf zur Prüfung.

Änderungsstand 0.15 (10.08.2026) – Neuer Teil 13 „Galerie & Alben" mit drei code-belegten Prozessen (CP-PRO-GAL-001 Album anlegen & organisieren, CP-PRO-GAL-010 Fotos einstellen & Galerie pflegen, CP-PRO-GAL-020 Foto-Upload durch Gäste mit Freigabe). Grundlage: Basis-Theme 1.1.136 · Theme PRO 0.9.83. Klarstellungen: Alben als hierarchische Taxonomie (Reihenfolge, Titelbild/Fallback erstes Foto, Beschreibung), Fotos ohne Album = „Alle"; beim Upload werden GPS-Standortdaten automatisch aus Original und allen Größen entfernt (Kamera-EXIF bleibt und ist optional anzeigbar); „Originalqualität" als Opt-in (kein Downscale); ZIP-Export markierter Einträge (max. 50 Dateien / 200 MB, Datei nach Download gelöscht); Gäste-Upload login-frei über geheimen Link ([cp_upload], noindex/keine Sitemap), Beiträge zunächst „ausstehend" → Freigabe/Ablehnen per Token-Mail; persönliche Portfolio-Alben („Unsere Fotografen") bleiben Members+/DSG-040. Jahresrückblick weiterhin zurückgestellt. Neue Prozesse als Entwurf zur Prüfung.

Änderungsstand 0.14 (10.08.2026) – Neuer Teil 12 „Website & Inhalte" mit vier code-belegten Prozessen (CP-PRO-WEB-001 Formulare einrichten, CP-PRO-WEB-010 Anfrage/Einsendung bearbeiten, CP-PRO-WEB-020 Veranstaltung veröffentlichen, CP-PRO-WEB-030 Anmeldung & Terminänderung). Grundlage: Basis-Theme 1.1.136 · Theme PRO 0.9.83 (erstmals gegen den Theme-Code belegt). Klarstellungen: fester Formular-Baukasten (Kontakt/Buchung/Mitglied) + begrenzte eigene PRO-Formulare als Tabs – kein freier Formular-Baukasten; AJAX-Versand mit Honeypot + Rechen-Captcha, cookiefrei; jede Einsendung zusätzlich als privater „Anfragen"-Eintrag (Nachweis), 12-Monats-DSGVO-Markierung; Buchungsanfrage erzeugt einen Termin-Entwurf; Termine mit Datum/Ort/Flyer/Gruppe, Anzeige-Varianten (PRO), abgelaufene automatisch ausgeblendet; Anmeldungen als „Anfragen" mit Teilnahme-Status; Termin-Benachrichtigung nur an Angemeldete bei Verschoben/Abgesagt (kein Newsletter); Backend-Export XLSX/PDF. „QR-Code" entfällt (nur Mitgliedsausweis, Teil 7); Galerie/Fotofreigaben & Jahresrückblick zurückgestellt. Neue Prozesse als Entwurf zur Prüfung.

Änderungsstand 0.13 (10.08.2026) – Neuer Teil 11 „Vereinsablage" mit vier code-belegten Prozessen (CP-PRO-ABL-001 Dokument ablegen, CP-PRO-ABL-010 Sichtbarkeit & Zielgruppe festlegen, CP-PRO-ABL-020 Mitglieder über ein Dokument informieren, CP-PRO-ABL-030 Version aktualisieren & archivieren). Klarstellungen: geschützte Ablage mit Zufalls-Dateinamen; feste + eigene Typen; „Für wen?" = Sichtbarkeit (intern · nur Vorstand / alle Mitglieder) + Zielgruppe (Abteilung/Gruppe); Dokumente für alle Mitglieder nur als PDF, sichtbar in „Mein Bereich" (nur aktive, aktuelle Version); Datei-Benachrichtigung ist Opt-in (Default aus), nur bei Mitglieder-Sichtbarkeit + aktivem Self-Service, dedupliziert je Haushalt, kein Newsletter/kein Direktlink; Versionierung (alte Fassungen „ersetzt", Historie bleibt); endgültiges Löschen nur bei hart löschbaren Typen (Protokolle/Berichte/Finanzen/Ordnungen bleiben erhalten – Aufbewahrung). Neue Prozesse als Entwurf zur Prüfung.

Änderungsstand 0.12 (09.08.2026) – Neuer Teil 10 „Kommunikation" mit drei code-belegten Prozessen (CP-PRO-COM-001 E-Mail-Vorlagen anpassen/System-Admin, CP-PRO-COM-010 Automatische Benachrichtigungen Geburtstag & Jubiläum, CP-PRO-COM-020 Zustellung kontrollieren). Klarstellungen: Members+ ist ein Vorlagen-System für anlassbezogene Mails – kein Newsletter-/Rundmail-Werkzeug; automatische Text-Version & markensichere Hülle je Mail; Benachrichtigungen decken nur Geburtstag & Jubiläum ab (täglicher Lauf, Empfänger standardmäßig Vorstand); „Zustellung" = Versand-Nachweis im Änderungsprotokoll, kein Bounce-/Zustell-Tracking. Thema „Anfragen/Formulare" bewusst ausgeklammert (→ künftiger Basis-Theme/Website-Cluster). Neue Prozesse als Entwurf zur Prüfung.

Änderungsstand 0.11 (09.08.2026) – Neuer Teil 9 „Inventar" mit drei code-belegten Prozessen (CP-PRO-INV-001 Artikel & Katalog anlegen/Zeugwart, CP-PRO-INV-010 Ausgeben & Zurücknehmen, CP-PRO-INV-020 Kaution verrechnen). Klarstellungen: verfügbare Menge = Gesamtbestand − offene Ausgaben; Varianten (Größen) mit eigenem Bestand; Kaution zweckgebunden (bei Rückgabe zurückzahlen/einbehalten), Verrechnung gegen offene Beiträge nur mit Paket Finanzen; Artikel-Foto geschützt. Neue Prozesse als Entwurf zur Prüfung.

Änderungsstand 0.10 (09.08.2026) – Neuer Teil 8 „Spenden" mit drei code-belegten Prozessen (CP-PRO-SPD-001 Spendenprojekt anlegen & verwalten, CP-PRO-SPD-010 Spendeneingang erfassen, CP-PRO-SPD-020 Zuwendungsbestätigung erstellen). Klarstellungen: Standardprojekt „Allgemeine Spende" immer vorhanden/nicht löschbar; Zuwendungsbestätigung nur bei aktivierter Gemeinnützigkeit (Vereinsidentität/Theme), mit Freistellungsbescheid-Datum, Nummernformat und Faksimile; Einzel- und Jahres-Sammelbestätigung; nachträgliche Datenänderung setzt Bescheinigungs-Status zurück auf „offen". Neue Prozesse als Entwurf zur Prüfung.

Änderungsstand 0.9 (09.08.2026) – Neuer Teil 7 „Self-Service" mit drei code-belegten Prozessen (CP-PRO-SSV-001 Zugang per Magic-Link, CP-PRO-SSV-010 Haushaltszugang, CP-PRO-SSV-020 Digitaler Mitgliedsausweis). Klarstellungen: passwortloser, cookiefreier Einmal-Link (Standard 30 Min, Rate-Limit, serverseitige Session); Haushalt = mehrere Mitglieder unter einer E-Mail mit Personen-Auswahl/-Wechsel; Ausweis mit stabilem signiertem QR-Token, öffentliche Prüfseite zeigt nur Name/Nr/Status, Foto nur über geschützten Endpunkt. „Daten aktualisieren" → CP-PRO-MIT-003, „Kündigung per Self-Service" → CP-PRO-MIT-010. Neue Prozesse als Entwurf zur Prüfung.

Änderungsstand 0.8 (09.08.2026) – Neuer Teil 6 „Datenschutz-Rechte" mit vier code-belegten Prozessen (CP-PRO-DSG-010 Auskunft & Datenübertragbarkeit Art. 15/20, CP-PRO-DSG-020 Voll-Export/Daten-Takeout, CP-PRO-DSG-030 Einwilligungen & Verzeichnis-Freigaben, CP-PRO-DSG-040 Foto- & Portfoliofreigabe). Klarstellungen: kein Einzel-„Auskunft-Knopf" (Auskunft aus der Mitgliedsakte, Voll-Export als Basis für Art. 20); Voll-Export = ZIP (data.json + Dokumente), Audit-vermerkt, Auto-Löschung nach 30 Tagen; Verzeichnis/Foto = Opt-in mit jederzeitigem Widerruf/Veto. Neue Prozesse als Entwurf zur Prüfung.

Änderungsstand 0.7 (09.08.2026) – Neuer Teil 5 „Mitglieder-Alltag" mit vier code-belegten Prozessen (CP-PRO-MIT-002 Familie/Haushalt & abweichender Zahler, CP-PRO-MIT-003 Mitgliedsdaten ändern, CP-PRO-MIT-004 Beitrag & Zahlungsart ändern, CP-PRO-MIT-005 Abteilung/Gruppe wechseln). Durchgängige Klarstellung: Änderungen an Beitrag, Zahlweg oder Abteilung wirken erst beim nächsten Beitragslauf – bestehende Posten bleiben unverändert. Berücksichtigt Members+ 1.24.4 (u. a. Förder-Wunschbeitrag im Backend). Neue Prozesse als Entwurf zur Prüfung.

Änderungsstand 0.6 (09.08.2026) – Neuer Teil 4 „Beiträge im Alltag" mit vier code-belegten Prozessen (CP-PRO-BEI-010 bis -040). Klarstellung: kein automatisches Mahnwesen in Members+. Status der vier Piloten je Prozess auf Freigegeben gesetzt.

Änderungsstand 0.5 (09.08.2026) – Lösch- & Aufbewahrungsmatrix um die Spalte „Wie entfernen?" erweitert und um den Hinweis „Kein Hart-Löschen-Knopf" präzisiert (Person-Endpunkt = Anonymisierung; echtes Zeilen-Löschen nur über „Import rückgängig"; Teil-Daten je Modul-Oberfläche). Grundlage: geprüfter Members+-Stand 1.24.4. Prozessinhalte unverändert.

Änderungsstand 0.4 (09.08.2026) – Anhang „Lösch- & Aufbewahrungsmatrix (Members+)" ergänzt (code-belegt aus Members+ 1.24.4); barrierefreie PDF/UA-Ausgabe vorbereitet. Prozessinhalte unverändert (Prozessversionen bleiben 0.3).

Änderungsstand 0.3 (09.08.2026) – Einarbeitung des Prüfberichts: Versionsstände vereinheitlicht; Aufnahme-Diagramm um Modus-Verzweigung + Einstiegswege ergänzt; SEPA-Diagramm um den Schritt „Vorabinformation versenden" ergänzt und Chip-Kollision behoben; Aufbewahrungsfristen fachlich präzisiert (§ 147 AO differenziert, Fristbeginn Jahresende); Modul-Löschfolgen code-belegt korrigiert (nur Portfolio automatisch; Inventar/Ablage separat); „Anonymisierung nicht möglich" als organisatorische Vorprüfung; Pilot 3 in operativen Prozess (CP-PRO-MIT-010) und Datenschutzprozess (CP-PRO-DSG-001) geteilt; Rollen um Pakete-Modus-Hinweis und Beispielkonfiguration ergänzt; Automatik-Aussagen modusabhängig formuliert; SEPA-Erstattungsrecht statt „Widerspruchsrecht"; Text-Alternative/Barrierefreiheits-Hinweis ergänzt.

Änderungsstand 0.2 – Ablaufdiagramme je Prozess ergänzt; Rollenmodell auf drei Ebenen korrigiert; „Mehr dazu"-Boxen.

Änderungsstand 0.1 – Erstausgabe: Format-Raster (12 Abschnitte) und drei Pilotprozesse.