Members+ Handbuch

1  Was ist Members+?

Schnell erklärt

• Members+ ist ein WordPress-Plugin, das ins ClubPress-Ökosystem gehört und mit dem ClubPress-Theme zusammenarbeitet.
• Es ist aus Bausteinen (Modulen) aufgebaut. Jeden Baustein schaltest du einzeln ein oder aus – ihr nutzt nur das, was euer Verein wirklich braucht.
• Der Kern ist immer da: Mitglieder pflegen, Beiträge im Blick behalten, Datenschutz einhalten.
• Alles ist für unbedarfte Vereinsleute gedacht: klare Wege, verständliche Texte, keine Fachsprache.

Im Detail

Members+ deckt einen großen Funktionsumfang ab, den du bei Bedarf aktivierst. Diese Bausteine kannst du einzeln zuschalten:

Baustein	Wofür
Mitglieder & Beiträge	Der immer aktive Kern: Mitgliederliste, Beiträge, Beitragsmodell.
Self-Service	Mitglieder pflegen ihre eigenen Daten über „Mein Bereich".
Digitaler Ausweis	Mitgliedsausweis fürs Smartphone.
Mitgliederverzeichnis	Interne Liste, wer im Verein ist.
Spenden	Spendenprojekte und Zuwendungsbescheinigungen.
Inventar & Ausstattung	Vereinsmaterial verwalten, inkl. Kaution.
Kündigung	Online-Kündigung über den Self-Service.
Vereinsablage	Dokumente je Mitglied und für den Verein – mit Benachrichtigung.
Portfolio	Foto-Portfolios für Mitglieder (setzt Theme PRO voraus).

Quer durch alle Bausteine ziehen sich außerdem Haushalte/Familien und die Zahler-Logik („Wer zahlt?"): Sie sind kein eigenes Modul, sondern gehören zum Kern und tauchen überall dort auf, wo Beziehungen und Beiträge eine Rolle spielen.

Der Vorteil dieses Baukastens: Dein Backend bleibt aufgeräumt. Wer nur ein einzelnes Modul betreut – etwa die Ausstattung – sieht auch nur die dafür nötigen Bereiche. Mehr dazu in Teil B über Rechte und Rollen.

2  Über dieses Handbuch

Schnell erklärt

• Jedes Kapitel beginnt mit Wozu? – dem Alltagsnutzen in ein, zwei Sätzen.
• Danach kommt Schnell erklärt: die wichtigsten Einstiegspunkte auf einen Blick.
• Wenn du es genauer wissen willst, folgt Im Detail mit der Tiefe.
• Wir schreiben durchgängig „du" zu dir und „euer Verein", wenn es um den Verein geht.

Im Detail

Dieses Handbuch beschreibt die Version 2.2 und bezieht sich auf Members+ in der Plugin-Version 1.24.8. Wenn deine Version davon abweicht, können einzelne Bildschirme leicht anders aussehen.

An vielen Stellen zeigen wir dir den Weg als Stationen, zum Beispiel: Members+ › Einstellungen. Folge den Stationen einfach von links nach rechts durch dein WordPress-Backend.

Immer wieder tauchen farbige Boxen auf. Diese Legende hilft dir, sie einzuordnen:

Box	Bedeutung
Tipp / Beispiel / Merke	Hilfreicher Hinweis, ein Beispiel aus dem Vereinsalltag oder etwas, das du dir merken solltest.
Achtung	Hier ist Vorsicht geboten – etwas lässt sich nur schwer rückgängig machen oder hat Folgen.
Datenschutz	Ein Hinweis, der mit DSGVO und dem Schutz personenbezogener Daten zu tun hat.

3  Zusammenspiel mit dem ClubPress-Theme

Schnell erklärt

• Members+ liefert dem Theme über eine feste Schnittstelle (die „Repräsentanten-API") die Angaben zu euren Vertretern.
• So kann das Theme z. B. den Vorstand fürs Impressum aus euren echten Mitgliederdaten übernehmen.
• Das Theme greift dabei nur auf wenige, klar abgegrenzte Angaben zu – nicht auf die komplette Mitgliederakte.

Im Detail

Wenn im Theme jemand als Repräsentant (z. B. Vorstandsmitglied) mit einem Mitglied verknüpft werden soll, öffnet sich eine Mitglieder-Suche. Diese Suche zeigt Name und Mitgliedsnummer. Anonymisierte Datensätze erscheinen dabei nicht.

Für die Anzeige liefert Members+ dem Theme unter anderem: den Namen, die Funktion in der passenden geschlechtsspezifischen Form, ob eine Foto-Freigabe für Vereinszwecke vorliegt und ob es sich um eine minderjährige Person handelt (damit das Theme bei Bedarf auf die nötige Einwilligung der Erziehungsberechtigten hinweisen kann).

Welche Ämter überhaupt im Impressum erscheinen und in welcher Reihenfolge, steuerst du über die Funktionen – siehe Kapitel 12.

4  Installieren & aktualisieren

Schnell erklärt

• Voraussetzung: WordPress ab Version 6.3 und PHP ab Version 8.0.
• Plugin hochladen, aktivieren – fertig. Beim ersten Aktivieren startet automatisch der Setup-Assistent (Kapitel 5).
• Für Updates gilt: einfach das Update einspielen. Kein manuelles Deaktivieren und Wieder-Aktivieren nötig.

Im Detail

Beim Aktivieren legt Members+ seine Datenbank-Tabellen an, setzt die Berechtigungen und die Standard-Einstellungen und leitet dich einmalig in den Setup-Assistenten.

Spielst du später ein Update ein, läuft im Hintergrund eine automatische Anpassung (intern „cpm_maybe_upgrade"). Sie prüft, ob sich die Version geändert hat, und rüstet dann fehlende Datenbank-Teile und neue Rechte nach. Das passiert genau einmal pro neuer Version und ist für dich unsichtbar.

5  Der Setup-Assistent

Schnell erklärt

• Der Assistent öffnet sich einmalig automatisch nach der ersten Aktivierung.
• Du kannst ihn jederzeit erneut aufrufen – zum Beispiel über die Karte „Über ClubPress".
• Vier Schritte: Willkommen, Grundeinstellungen, Module wählen, fertig.
• Am Ende landest du im Einrichtungs-Center (Kapitel 6), das dich weiter begleitet.

Im Detail

So läuft der Assistent „Members+ einrichten" ab:

Schritt	Was passiert
1 · Willkommen	Kurze Erklärung, was dich erwartet: Grundeinstellungen setzen, Module wählen, loslegen.
2 · Grundeinstellungen	Aufnahme-Modus und Löschfristen festlegen (siehe unten).
3 · Module	Bausteine per Ein/Aus-Schalter wählen.
4 · Fertig	Abschluss und Weiterleitung ins Einrichtungs-Center.

Schritt 2 – Grundeinstellungen. Beim Aufnahme-Modus wählst du zwischen „Erst bestätigen" (Standard und empfohlen – neue Anträge sind zunächst ausstehend und werden von euch geprüft) und „Sofort aktiv" (Anträge werden ohne Prüfung sofort aktiv). Bei den Löschfristen stellst du ein, wie lange Unterlagen aufbewahrt werden: Vorgabe sind 6 Jahre (Abgabenordnung), 10 Jahre (Steuerunterlagen) und eine Vorwarnung 3 Monate vor Fristablauf.

Schritt 3 – Module. Du siehst Kacheln mit Ein/Aus-Schalter für: Self-Service, Digitaler Ausweis, Mitgliederverzeichnis, Spenden, Inventar & Ausstattung und Kündigung. Jede Kachel hat eine Kurzbeschreibung und ein Alltagsbeispiel.

6  Das Einrichtungs-Center

Schnell erklärt

• Eine dauerhafte, geführte Checkliste mit Fortschritts-Anzeige in Prozent.
• Es „denkt mit": Erledigtes erkennt es automatisch, den Rest kannst du selbst abhaken.
• Zu jedem Schritt gibt es einen Direkt-Link „Jetzt einrichten" und einen Knopf „Erklären".

Im Detail

Das Center erkennt selbstständig, was schon erledigt ist – zum Beispiel ob ein Vereinslogo gesetzt ist, ob es mindestens ein Mitglied gibt, ob ein Beitragsmodell angelegt wurde, ob die SEPA-Gläubiger-ID vollständig ist oder ob es einen ersten Inventar-Artikel gibt. Diese Schritte hakt es automatisch ab. Rein manuelle Schritte setzt du selbst per Häkchen; dein Stand bleibt gespeichert.

Du siehst immer nur die Bereiche (Panels), die zu deinen aktiven Modulen und zu deinen Rechten passen. Wer nur die Ausstattung betreut, sieht also nur das passende Panel. Mögliche Panels und ihre Schritte:

Panel	Schritte
Grundlagen	Vereinslogo · Aufnahme-Modus · Löschfristen.
Mitglieder	Erstes Mitglied anlegen oder importieren · „Mitglied werden"-Formular verbinden.
Beiträge & Finanzen	Beitragsmodell · SEPA-Gläubiger-ID · erste Beiträge fällig stellen.
Self-Service	„Mein Bereich" verlinken.
Digitaler Ausweis	Ausweis-Einstellungen prüfen.
Mitgliederverzeichnis	Standard-Sichtbarkeit prüfen.
Inventar & Ausstattung	Ersten Artikel anlegen · Zeugwart-Recht vergeben.
Spenden	Spenden-Einstellungen prüfen.
Kündigung	Kündigungs-Ablauf prüfen.

Der Knopf „Erklären" bei jedem Schritt öffnet den KI-Assistenten (Kapitel 7) mit einer bereits passend formulierten Frage. Fehlt im Theme der API-Schlüssel für die KI, bekommst du stattdessen einen Hinweis.

7  Der KI-Assistent

Schnell erklärt

• Der Assistent gehört zum ClubPress-Theme. Er erscheint nur, wenn das Theme aktiv ist und ein API-Schlüssel hinterlegt wurde.
• Ist er verfügbar, taucht er auch auf den Members+-Seiten und im Einrichtungs-Center auf.
• Fragen dürfen alle mit Mitglieder-Leserecht stellen, ebenso Zeugwarte.
• Der Assistent bietet Direkt-Links zu wichtigen Seiten wie Mitglieder, Beiträge oder Einstellungen.

Im Detail

Damit der Assistent hilfreich antworten kann, kennt er Members+ im Detail: Menüführung, Mitglieder pflegen, das Nummernschema (Mitgliedsnummer und Zahler-Nummer), den Unterschied zwischen SEPA und Selbstzahlern, Beiträge, das „Mitglied werden"-Formular, den Self-Service und die DSGVO-Themen. Sind bestimmte Funktionen aktiv, kennt er zusätzlich das Mitglieder-Portfolio und die Vereinsablage.

8  Backend & Menü im Überblick

Schnell erklärt

• Zwei Menüs: Mitglieder (mit Untermenüs) und Spenden.
• Im ClubPress-Theme sind beide unter der Sammel-Überschrift „Verwaltung" einsortiert.
• Was du siehst, hängt von deinen Rechten ab: Ohne das passende Recht bleibt ein Menüpunkt verborgen.

Im Detail

Das Menü Mitglieder hat diese Untermenüs in fester Reihenfolge:

Menüpunkt	Wofür
Alle Mitglieder	Die Mitgliederliste – dein Startpunkt.
Mitgliedsbeiträge	Beiträge verwalten (nur mit Finanz-Recht).
Beitragsmodell	Beitragsarten und -höhen festlegen.
Berechtigungen	Pakete, Funktionen und Ämter zuweisen.
Einstellungen	Alle Grundeinstellungen von Members+.
Import	Mitglieder aus Excel/CSV übernehmen (Kapitel 36).
Datenexport	DSGVO-Voll-Export als ZIP – nur für Administratoren sichtbar (Kapitel 76).

Das zweite Menü, Spenden, ist ein eigener Eintrag mit Herz-Symbol und öffnet die Spendenverwaltung (nur mit Finanz-Recht sichtbar).

Setup-Assistent und Einrichtungs-Center stehen bewusst nicht im Menü. Du erreichst sie über die Karte „Über ClubPress" beziehungsweise nach dem Setup-Abschluss.

9  „Braucht deine Aufmerksamkeit"

Schnell erklärt

• Auf dem ClubPress-Theme erscheinen die offenen Punkte in der zentralen Liste „Jetzt zu erledigen"; auf anderen Themes als eigener Kasten „Mitgliedsbeiträge – braucht deine Aufmerksamkeit".
• Beides erscheint nur für Personen mit Finanz-Recht.
• Ist alles erledigt, erscheint „Alles erledigt".
• Jeder Punkt hat einen Direkt-Knopf, der dich sofort zur richtigen Stelle bringt.

Im Detail

Der Kasten listet die offenen Punkte, die für die Finanzen wichtig sind: überfällige Beiträge, Rücklastschriften, austretende Mitglieder mit noch offenen Beiträgen und fällige Erstattungen. Gibt es dringende Punkte, zeigt ein rotes Zeichen (Badge) das an.

Es gibt zwei Darstellungen mit derselben Datenquelle: Auf dem aktuellen ClubPress-Theme (ab Version 1.1.135) fließen die offenen Beitrags-Punkte direkt in die zentrale Aufgabenliste „Jetzt zu erledigen" auf dem Dashboard ein. Auf Themes ohne diese Liste (oder anderen Themes) erscheint stattdessen das normale WordPress-Dashboard-Widget als Rückfallebene. Weil beide dieselbe Datenquelle nutzen, können die Zahlen nicht auseinanderlaufen.

10  Berechtigungspakete aktivieren

Schnell erklärt

• Members+ arbeitet mit fertigen Paketen statt mit einzelnen Rechten.
• Du weist jedem WordPress-Benutzer ein oder mehrere Pakete zu – frei kombinierbar.
• Die Pakete bestimmen, welche Menüpunkte jemand sieht und was er tun darf.
• Admins und Redaktion des Vereins bekommen ihre Standard-Rechte automatisch.

Im Detail

Du öffnest die Zuweisung im Tab „Pakete pro Benutzer". Dort setzt du pro Person die passenden Häkchen. Members+ speichert die Auswahl je Benutzer, und jede Änderung wird ins Änderungsprotokoll (Audit-Log) geschrieben – so ist immer nachvollziehbar, wer wann welches Recht bekommen hat.

Weist du jemandem ein Paket zu, greifen die dahinterliegenden Rechte sofort – sowohl dafür, welche Menüpunkte sichtbar sind, als auch dafür, ob ein Zugriff erlaubt ist.

11  Die sieben Pakete

Schnell erklärt

• Es gibt sieben Pakete – von „Verwaltung" bis „System-Admin".
• Manche Pakete passen bewusst nicht zusammen (Konflikt) – Members+ warnt dich.
• Nach dem Login führt die „Landing-Logik" jeden Nutzer auf die für ihn passende Startseite.

Im Detail

Das sind die sieben Pakete und ihre Wirkung:

Paket	Was es erlaubt
Verwaltung	Mitglieder anlegen und bearbeiten, importieren und exportieren. Keine Finanzen.
Finanzen	Beiträge, SEPA, Spenden und den Kassenprüfungsbericht.
Abteilungsleiter	Nur die eigene Abteilung: einsehen, Dokumente, Export, Bestellanfragen.
Dokumente	Protokolle, Versammlungen und Anwesenheitslisten. Keine Mitglieder, keine Finanzen.
Inventar (Zeugwart)	Ausstattung verwalten inkl. Kaution erfassen. Keine Einstellungen, keine Finanzen.
Kassenprüfer	Finanzen nur lesen – und nur im Prüfungszeitraum.
System-Admin	Plugin-Einstellungen, Änderungsprotokoll, Lizenz und Statistik.

Konflikte. In der Zuweisungstabelle markiert Members+ Kombinationen rot, die sich widersprechen. Das gilt besonders für Finanzen und Kassenprüfer: Wer die Finanzen führt, soll sie nicht selbst prüfen. Diese beiden Pakete solltest du nicht derselben Person geben.

Landing-Logik. Reine Paket-Nutzer landen nach dem Login direkt dort, wo sie arbeiten. Die Reihenfolge dabei: Mitglieder vor Beiträge vor Einstellungen vor Inventar. Ein Zeugwart landet also direkt im Inventar, jemand mit Verwaltungspaket direkt bei den Mitgliedern.

12  Funktionen & Ämter

Schnell erklärt

• Funktionen sind bewusst getrennt von den Berechtigungspaketen aus Kapitel 11.
• Eine Funktion kann ein reines Label sein oder zusätzlich ein Standard-Paket mitbringen.
• Ab Werk gibt es die üblichen Ämter; eigene Funktionen kannst du beliebig ergänzen.
• Jede Funktion hat geschlechtsspezifische Bezeichnungen, die automatisch greifen.

Im Detail

Ab Werk sind diese Grundfunktionen angelegt: Vorsitzende:r, Kassier:in, Schriftführer:in, Vorstandsmitglied, Beisitzer:in, Abteilungsleiter:in, Kassenprüfer:in und Zeugwart:in. Jede gibt es in neutraler, männlicher und weiblicher Form – Members+ wählt die richtige Form je Mitglied automatisch.

Pro Funktion kannst du einstellen: ein Standard-Paket (das beim ersten Zuweisen vorbefüllt wird), ein Flag „Mitglied des Vorstands", eine Vertretung (Standard) und eine Reihenfolge für das Impressum (der Rang; bleibt das Feld leer, erscheint die Funktion nicht im Impressum).

Wichtig sind zwei Ebenen, die du nicht verwechseln solltest:

Ebene	Bedeutung
Funktion pro WP-Benutzer	Backend-Berechtigung. Beim ersten Zuweisen wird einmalig das Standard-Paket vergeben (danach frei änderbar). Optional: eine Freigabegrenze in € je Vorstandsfunktion.
Funktion am Mitglied	Ein informatives Label, unabhängig vom Login. Es steuert das Vorstands-Kennzeichen, den Impressum-Eintrag und die rechtliche Vertretung.

Die Vertreter fürs Impressum sortiert Members+ automatisch nach dem eingestellten Rang.

13  Rolle „Vereinsmitarbeiter" & Zeugwart

Schnell erklärt

• „Vereinsmitarbeiter" ist eine neutrale Rolle, die Members+ selbst anlegt.
• Allein bringt sie nur Backend-Zugang – sonst nichts.
• Alle konkreten Rechte kommen aus den Paketen, die du zusätzlich vergibst.
• Für die Ausstattung reicht die Rolle plus das Paket „Inventar (Zeugwart)".

Im Detail

Lege für einen neuen Helfer einen WordPress-Benutzer mit der Rolle „Vereinsmitarbeiter" an. Danach weist du in Members+ › Berechtigungen › Pakete pro Benutzer das passende Paket zu.

Der Zeugwart als Beispiel. Betreut jemand nur die Ausstattung, gibst du ihm das Paket „Inventar (Zeugwart)". Damit darf er das Inventar verwalten und Kautionen erfassen – aber keine Einstellungen ändern und keine Finanzen sehen. Nach dem Login landet er dank der Landing-Logik direkt im Inventar. Auch im Einrichtungs-Center und beim KI-Assistenten sieht und nutzt er nur das, was zu seiner Aufgabe passt.

14  Einstellungen – der Überblick

Schnell erklärt

• Oben auf der Seite findest du eine Reihe von Reitern. Jeder Reiter ist ein Themenbereich – du klickst dich einfach durch.
• Änderungen werden erst mit Einstellungen speichern übernommen. Speichere, bevor du den Reiter wechselst.
• Die Einstellungen sieht und ändert nur, wer die Berechtigung cp_manage_members_settings hat. In kleinen Vereinen haben in der Regel alle Backend-Benutzer vollen Zugriff.

Im Detail

Die Reiter erscheinen immer in dieser Reihenfolge. Der Reiter Portfolio ist eine Ausnahme: Er taucht nur auf, wenn das Portfolio-Modul aktiv ist (Fotovereine).

Reiter	Was du dort einstellst	Kapitel
Allgemein	Zahlungs-Toleranz, Mitgliedsnummer, Aufnahme, Status-Labels, individuelle Felder	15
Satzung	Satzung als PDF hochladen und verwalten	16
E-Mail & Benachrichtigungen	Empfänger-Adresse, Geburtstage & Jubiläen	17
Datenschutz & DSGVO	Löschfristen, Nutzungsdaten, Export-Protokoll	18
SEPA / Gläubiger	Gläubigerdaten, Vorabinfo-Frist, abweichendes Konto	19
Self-Service	Mitgliederbereich, Ausweis, U18, Sicherheit	20
Portfolio	Nur bei aktivem Modul: Foto-Portfolios der Mitglieder	21
Kündigung	Selbstkündigung, Frist und Termin	22
E-Mail-Vorlagen	Alle Vereins-Mails anpassen	25
Lizenz & Freischaltung	Aktivierung & Verwaltung über den Menüpunkt „Konto“	23

15  Allgemein

Schnell erklärt

• Zahlungsübersicht – Überfällig ab: Ein Beitrag gilt erst als überfällig, wenn die Fälligkeit um die gewählte Anzahl Tage überschritten ist (sofort, 7, 14 oder 30 Tage; Standard 14). So wird niemand gleich am Stichtag als säumig markiert.
• Berechtigungspakete: Aus (Standard) = alle Backend-Benutzer haben vollen Zugriff, ideal für kleine Vereine. Ein = die Zugriffe werden über Pakete unter „Berechtigungen" gesteuert.
• Mitgliedsnummer: Präfix (z. B. TCV), optional das aktuelle Jahr einfügen und die nächste laufende Nummer festlegen. Eine Live-Vorschau zeigt, wie die nächste Nummer aussieht.
• Aufnahme: Aufnahmemodus (manuell bestätigen, automatisch aufnehmen oder Vorstandsbeschluss), Warteliste und Einträge pro Seite (10/25/50/100).

Im Detail

Unter Listenansicht wählst du das Namensformat (Vorname Nachname / Nachname, Vorname / Nur Nachname) und die Standard-Sortierung der Liste (Nachname, Vorname, Mitgliedsnummer oder Eintrittsdatum).

Mit Status-Labels vergibst du beliebige Freitext-Kennzeichen (z. B. „Ehrenmitglied"). Sie sind unabhängig vom technischen Status Aktiv/Passiv, und ein Mitglied kann mehrere tragen.

Bei Individuellen Feldern legst du bis zu 10 eigene Felder an. Je Feld bestimmst du Bezeichnung, Feldtyp, mögliche Optionen und den Zweck (der Zweck fließt automatisch in die Datenschutz-Information ein). Zusätzlich kannst du je Feld festlegen, ob es Pflicht ist, ob es im öffentlichen Antragsformular erscheint und ob es auf dem Mitgliedsausweis gezeigt wird (dort maximal 2).

Das Wunsch-Team ist eine besondere Option: Nur im Sparten-Modus lässt sich im Antrag ein optionales Wunsch-Team abfragen (z. B. 1./2. Herren). Es hat keine Beitragswirkung – es ist nur ein Wunsch für die Einteilung.

16  Satzung

Schnell erklärt

• Neue Satzungsversion: Versionsnummer (Pflicht) und Beschlussdatum eintragen, die PDF hochladen und bei Bedarf „direkt aktivieren" ankreuzen.
• Es kann immer nur eine Version aktiv sein. Aktivierst du eine neue, wird die bisherige automatisch ins Archiv gestellt.
• In der Versionshistorie siehst du zu jeder Fassung Datum, Download, die Zahl der Anerkennungen und den Status (Aktiv/Archiv).

Im Detail

Hochgeladen werden nur echte PDF-Dateien (der Dateityp wird geprüft). Die aktive Fassung wird über die Theme-Bridge automatisch als Download-Link ins Mitglieds-Antragsformular eingeblendet; neue Mitglieder bestätigen damit die aktuelle Version. War im Theme bereits eine Satzung hinterlegt, wird sie beim ersten Aktivieren als Version 1.0 übernommen.

Anerkennungen werden je Mitglied und Version festgehalten (mit Zeitpunkt und Quelle: Online-Antrag oder manuelle Anlage). Haben aktive Mitglieder die aktuelle Fassung noch nicht anerkannt, zeigt die Seite oben einen Hinweis mit der Anzahl.

Aktion	Wer darf	Hinweis
Version hochladen / aktivieren	Wer die Einstellungen verwalten darf	Aktivieren schaltet andere Versionen passiv
Version löschen	Nur Administrator	Die aktive Version ist nicht löschbar

17  E-Mail & Benachrichtigungen

Schnell erklärt

• Empfänger neue Anträge: An diese Adresse geht die Benachrichtigung, sobald jemand das Antragsformular ausfüllt. Standard ist die Administrator-Adresse eurer Website.
• Darunter folgt der Bereich Geburtstage & Jubiläen mit den automatischen Erinnerungen.

Im Detail

Bei den Geburtstagen kannst du getrennt festlegen: eine Info an den Vorstand, eine Glückwunsch-E-Mail an das Mitglied und/oder eine Anzeige im Dashboard. Bei den Jubiläen stellst du die Stufen frei ein (Standard 5, 10, 25 und 40 Jahre) und wählst Info an den Vorstand und/oder Dashboard-Anzeige.

18  Datenschutz & DSGVO

Schnell erklärt

• Löschfristen: Zwei Fristen sind gesetzlich fest vorgegeben und nicht änderbar – Name + Adresse 6 Jahre (§147 AO), IBAN + Beitragshistorie 10 Jahre.
• Erinnerung vor Ablauf: Wie lange vor Fristablauf der Verein automatisch erinnert wird (1, 2, 3 oder 6 Monate vorher; Standard 3).
• Anonyme Nutzungsdaten: Standard ist Nein. Aktivierst du sie, wird nur übertragen, welche Funktionen genutzt werden – keine Inhalte und keine Mitgliederdaten.

Im Detail

Bei Protokoll-Einträge legst du fest, wie lange Export-Protokoll und Änderungshistorie am Mitglied aufbewahrt werden (1, 2, 3, 5, 10 Jahre oder unbegrenzt). Ältere Einträge werden täglich automatisch entfernt; manuelles Löschen ist zur Nachweisbarkeit nicht möglich. Wähle die Frist nicht kürzer, als ihr Nachweise braucht. Die Statistik-Mindestgröße (3–20, Standard 5) sorgt dafür, dass Abteilungs-Statistiken erst ab dieser Mitgliederzahl angezeigt werden.

Das Export-Protokoll unter dem Formular ist nur lesend. Es lässt sich nach Zeitraum, Liste, Format und Benutzer filtern (25 Einträge pro Seite) und dient der DSGVO-Rechenschaft. Gespeichert werden dabei nur Metadaten – nicht die exportierten Inhalte selbst.

19  SEPA / Gläubiger

Schnell erklärt

• Gläubiger-ID, Gläubigername und das Einzugskonto stammen aus euren Vereins-Einstellungen im Theme. Du pflegst sie nur an einer Stelle – die „Anpassen"-Links führen dich direkt dorthin.
• Normalerweise musst du hier nichts eintragen. Die Seite zeigt dir nur an, was hinterlegt ist, und warnt, wenn etwas fehlt.
• Die IBAN wird auf ihre Prüfziffer geprüft; ist sie ungültig, erscheint ein deutlicher Hinweis.

Im Detail

Die SEPA-Vorabinformation (Pre-Notification) legt fest, wie viele Tage vor dem Einzug die Zahler informiert werden müssen (Betrag, Datum, Gläubiger-ID, Mandatsreferenz). Standard sind 14 Tage; erlaubt sind 0 bis 60. Eine Verkürzung ist nur zulässig, wenn sie so im SEPA-Mandat bzw. in eurer Beitragsordnung vereinbart wurde.

20  Self-Service

Schnell erklärt

• Self-Service aktivieren: Schaltet den Mitgliederbereich frei und legt automatisch die Seite „Mein Bereich" an. Solange deaktiviert, ist kein Zugang möglich.
• Mitgliedsausweis: Aktiviert einen digitalen Ausweis mit QR-Code. Du wählst die Felder (Mitglied seit, Mitgliedsart, Abteilungen, Status-Labels). Der QR verweist auf eine öffentliche Prüfseite mit nur Name, Nummer und Status.
• Darstellung: Ob der Einstieg im Seitenkopf als Icon oder als Klartext „Mein Bereich" erscheint (mobil immer als Icon).

Im Detail

Bei Minderjährige (U18) wählst du zwischen zwei Stufen: Standard erlaubt sensible Aktionen (Stammdaten ändern, Kündigung) nur, wenn ein per „Elternteil von" verknüpfter Erziehungsberechtigter dieselbe Zugangs-E-Mail nutzt; sonst nur Ansehen. Streng verlagert diese Aktionen für U18 komplett zurück in die Verwaltung.

Unter Zugang & Sicherheit steuerst du drei Werte:

Einstellung	Bereich	Standard
Zugangslink & Leerlauf	5–120 Minuten	30
Sitzung endet spätestens	15–480 Minuten nach Anmeldung	60
Zugangslink-Anfragen je E-Mail und Stunde	1–20	3 (empfohlen)

Über einen Haken lassen sich beim Speichern bestehende Zugangs-Sperren einmalig zurücksetzen – nützlich, wenn ein Mitglied sich nach mehreren Versuchen ausgesperrt hat.

21  Portfolio

Schnell erklärt

• Dieser Reiter erscheint nur, wenn das Portfolio-Modul vorhanden ist – zwischen „Self-Service" und „Kündigung".
• Funktion aktivieren: Ist das Portfolio aktiv, bekommt jedes Mitglied einen Reiter „Portfolio". Grundsätzlich steht es allen aktiven Mitgliedern offen; je Mitglied lässt es sich dort abschalten.
• Bilder je Mitglied: Höchstzahl der Bilder, die ein Mitglied hochladen darf (1–200).

Im Detail

Bei „Über mich" pflegen entscheidest du, wer die Profilangaben pflegt: nur der Verein (im Mitglied-Reiter) oder Verein und Mitglied (das Mitglied über seinen persönlichen Portfolio-Link). Unter Genres / Schwerpunkte hinterlegst du eine Liste (eine Bezeichnung pro Zeile, z. B. Landschaft, Makro); daraus wählt das Mitglied später per Mehrfach-Auswahl. Die Liste ist frei erweiter- und umbenennbar.

22  Kündigung

Schnell erklärt

• Selbstkündigung aktivieren: Erlaubt Mitgliedern, im Bereich „Mein Bereich" selbst zu kündigen.
• Bestätigung: Entweder gibt der Vorstand jede Kündigung frei, oder sie wird direkt bestätigt (nachdem das Mitglied per E-Mail bestätigt hat).
• Kündigungsfrist: Mindest-Vorlauf in Monaten (0–12).

Im Detail

Unter Wirksam wählst du, zu welchem Stichtag eine Kündigung greift. Das System zeigt dir dazu einen Beispieltermin an: „Eine heute eingehende Kündigung würde zum … wirksam."

Option	Kündigung wirksam
Geschäftsjahresende	zum Ende des Geschäftsjahres laut Beitragsmodell
Jahresende	zum 31.12.
Quartalsende	zum Ende des laufenden Quartals
Monatsende	zum Ende des laufenden Monats

23  Lizenz & Freischaltung

Schnell erklärt

• Kaufen: auf web-my-business.de. Der Checkout ist deutsch, der Preis inklusive MwSt, mit 14 Tagen Geld-zurück-Garantie. Du kannst Members+ auch 14 Tage kostenlos testen (ohne Zahlungsmittel).
• Aktivieren: Nach dem Kauf bekommst du einen Lizenzschlüssel per E-Mail. Öffne im Menü „Konto“ und verbinde deine Lizenz. Direkt nach der Installation weist dich das Plugin auch selbst darauf hin.
• Updates: Sobald die Lizenz aktiv ist, erhältst du neue Versionen automatisch – wie gewohnt über die WordPress-Plugin-Aktualisierung.
• Verwalten: Rechnungen, Laufzeit, Verlängerung oder Kündigung findest du jederzeit im Kundenportal unter customers.freemius.com.

24  Das E-Mail-System

Schnell erklärt

• Jede versendbare Mail ist eine Vorlage mit sinnvollem Standardtext. Du musst nichts einstellen, damit Mails funktionieren.
• Jede Mail wird automatisch in eine feste, markensichere Hülle gepackt: mit eurem Logo und euren Vereinsfarben.
• Zusätzlich zur schön gestalteten Version wird immer eine reine Text-Fassung mitgeschickt. Das verbessert die Zustellbarkeit.

Im Detail

Ist das zentrale ClubPress-Theme vorhanden, nutzt Members+ dessen E-Mail-Engine; ohne Theme greift eine gleichwertige plugin-eigene Engine. So sehen die Mails in beiden Fällen einheitlich aus.

Wird eine Mail an ein bestimmtes Mitglied gesendet, hält Members+ diesen Versand im Änderungsprotokoll des Mitglieds fest (Vorlage und Betreff). So bleibt nachvollziehbar, welche Kommunikation stattgefunden hat.

25  Vorlagen & Platzhalter

Schnell erklärt

• Die Übersicht listet alle Vorlagen nach Gruppen. Ein Badge zeigt je Vorlage, ob sie noch auf Standard steht oder bereits Individuell angepasst ist.
• Im Editor bearbeitest du Betreff und Inhalt. Über die Textmarken fügst du Platzhalter per Klick ein, über das Symbol-Panel Emojis (mit Suche).
• Ein optionales Kopfbild aus der Mediathek erscheint ganz oben über die volle Breite.
• Mit Vorschau siehst du die fertige Mail mit Beispieldaten; Standard wiederherstellen setzt die Vorlage auf den Originaltext zurück.

Im Detail

Platzhalter stehen in geschweiften Klammern und werden beim Versand ersetzt. Diese sind allgemein verfügbar:

Platzhalter	Wird ersetzt durch
{anrede}	Anrede (Lieber / Liebe / Liebe/r)
{vorname}	Vorname des Mitglieds
{nachname}	Nachname des Mitglieds
{verein}	Name eures Vereins
{datum}	heutiges Datum
{mitgliedsnummer}	Mitgliedsnummer
{liste}	fertige Liste (z. B. die Ereignisse des Tages)

26  Benachrichtigungen: Geburtstage & Jubiläen

Schnell erklärt

• Es gibt zwei zugehörige Vorlagen: den Geburtstags-Glückwunsch an das Mitglied (mit Kopfbild) und die Tages-Info an den Vorstand mit der Liste der heutigen Ereignisse.
• Für Geburtstage schaltest du getrennt: Info an den Vorstand, Glückwunsch ans Mitglied, Anzeige im Dashboard (Bereich „Überblick").
• Für Jubiläen stellst du die Stufen frei ein (Standard 5, 10, 25, 40 Jahre) und wählst Info an den Vorstand und/oder Dashboard.

Im Detail

Einmal täglich prüft Members+ automatisch, wer Geburtstag oder ein Jubiläum hat, und verschickt die aktivierten Mails. Ein Schutz sorgt dafür, dass es pro Tag nur einmal läuft (kein Doppelversand). Berücksichtigt werden nur aktive, nicht anonymisierte Mitglieder; die Anrede richtet sich nach dem hinterlegten Geschlecht.

Ist die Dashboard-Anzeige aktiv, erscheint im Bereich „Überblick" des Dashboards die Info-Karte „Geburtstage & Jubiläen" mit den nächsten 14 Tagen (bis zu 8 Einträge, jeweils mit „heute", „morgen" oder „in X Tagen"). Sie ist nur für Personen mit Mitglieder-Leserecht sichtbar.

27  Feste System-Mails

Schnell erklärt

• Diese System-Mails lassen sich nicht im Vorlagen-Reiter bearbeiten – sie laufen automatisch, sobald die passende Situation eintritt.
• Sie stellen sicher, dass Zugang und Datenschutz zuverlässig funktionieren, auch wenn niemand aktiv eingreift.

Im Detail

System-Mail	Wird ausgelöst durch
Zugangslink (Magic-Link)	Ein Mitglied fordert den Zugang zu „Mein Bereich" an
E-Mail-Wechsel bestätigen	Ein Mitglied ändert im Self-Service seine E-Mail-Adresse (Link 60 Minuten gültig)
Info an den Verein	Ein Mitglied ändert selbst seine Stammdaten
Warnung Löschfrist	Eine gesetzliche Aufbewahrungsfrist läuft demnächst ab

28  Mitgliederliste & Suche

Schnell erklärt

• Ganz oben siehst du vier Zahlen auf einen Blick: Gesamt, Aktiv, Passiv und Ausstehend.
• Ins Suchfeld tippen genügt – gesucht wird über Name, E-Mail, Mitgliedsnummer, Telefon, PLZ und Ort.
• Über Spalten blendest du zusätzliche Angaben ein oder aus. Deine Auswahl bleibt für dich gespeichert.
• Mit Neues Mitglied legst du oben rechts ein neues Mitglied an.

Im Detail

Die Liste zeigt immer die Spalten Mitglied (Foto oder Initialen, Name, Mitgliedsnummer), Status und die Aktion zum Bearbeiten. Weitere Spalten schaltest du über den Spalten-Picker frei. Nach Name, Status, Zahlungsart, „Mitglied seit" und Mitgliedsnummer kannst du durch Klick auf die Spaltenüberschrift sortieren.

Filter / Schalter	Was er bewirkt
Suche	Volltext über Name, E-Mail, Nummer, Telefon, PLZ und Ort.
Status	Mehrfachauswahl per Popover (z. B. nur aktive und ausstehende).
Gruppen / Abteilungen	Nach einer Gruppe filtern, dazu „Keine Gruppe" und „Mehrfach zugeordnet". Im Sparten-Modus nach Abteilung gruppiert.
Zahler	Blendet reine Beitragszahler ein oder aus (mit Anzahl-Badge).

Zusätzlich einblendbare Spalten sind: Zahlungsart, Gruppen, „Mitglied seit", Mitgliedsart und Kontakt (Telefon + E-Mail). Für jedes eigene Feld (Kapitel 31) lässt sich ebenfalls eine Spalte einblenden. Die Buttons Excel, CSV und Druckliste geben genau die gerade gefilterte Liste aus (siehe Kapitel 39).

29  Mitglied anlegen & bearbeiten

Schnell erklärt

• Jedes Mitglied hat zwei Modi: Ansehen (reine Leseansicht) und Bearbeiten.
• Pflichtangaben für die Anlage sind Vorname, Nachname und eine gültige E-Mail-Adresse.
• Die Angaben sind auf Reiter verteilt – du klickst oben zwischen ihnen hin und her.
• Ganz unten speicherst du. Erst nach dem ersten Speichern erscheinen die weiteren Reiter.

Im Detail

Die Detailansicht ist in Reiter gegliedert. Bei einer Neuanlage siehst du zunächst nur Stammdaten, Gruppen und Beiträge – die übrigen Reiter erscheinen, sobald das Mitglied einmal gespeichert ist.

Reiter	Inhalt
Stammdaten	Persönliche Daten und Mitgliedschaft (siehe unten).
Gruppen	Zuordnung zu Abteilungen/Sparten und Gruppen (Kapitel 32).
Beziehungen	Familien- und Zahler-Verknüpfungen (Kapitel 33).
SEPA & Bankdaten	IBAN, Mandat und „Wer zahlt?" (Kapitel 35).
Beiträge	Beitragskonto und offene Posten des Mitglieds.
Spenden	Nur wenn das Spenden-Modul aktiv ist – sonst ein gesperrter Reiter mit Schloss.
Self-Service	Nur bei aktivem Self-Service-Modul.
Leihsachen	Nur bei aktivem Inventar-Modul: was das Mitglied entliehen hat.
Portfolio	Nur bei aktivem Portfolio-Modul.
Änderungsprotokoll	Verlauf, Historie und Rückgängig (Kapitel 38).

Im Reiter Stammdaten gibt es zwei Bereiche. In Persönliche Daten stehen Titel (optional), Vorname, Nachname, E-Mail, Telefon, Mobil, Geburtsdatum, Geschlecht sowie Anschrift. In Mitgliedschaft pflegst du Status, Mitgliedsart (aktiv/passiv/Förder), Eintritts- und Austrittsdatum sowie die Zahlungsart. Beim Austrittsdatum schlägt das System das Jahresende vor und weist darauf hin, wie offene Posten bei Kündigung behandelt werden.

Über Zahlt für andere Mitglieder markierst du eine Person als Zahler – sie bekommt automatisch eine Zahlernummer (Kapitel 30). Mit dem Häkchen „Von automatischen Zahlungs-/Info-Mitteilungen ausnehmen" unterdrückst du freiwillige Beitragsübersichten und Erinnerungen; gesetzlich vorgeschriebene Mitteilungen wie die SEPA-Vorabinformation gehen weiterhin raus. Über Funktionen vergibst du informative Ämter-Labels (z. B. Kassier:in); diese sind von den Backend-Rechten getrennt.

30  Nummern: Mitgliedsnummer & Zahlernummer

Schnell erklärt

• Die Mitgliedsnummer vergibt das System bei der Anlage automatisch und zählt fortlaufend hoch.
• Die Zahlernummer („Z-Nummer") bekommt, wer für andere zahlt – als Referenz im Verwendungszweck.
• Das Format der Mitgliedsnummer stellst du einmalig in den Einstellungen ein, mit Vorschau vor der Vergabe.

Im Detail

Die Mitgliedsnummer setzt sich aus Präfix, Jahr und einem fortlaufenden dreistelligen Zähler zusammen. Die Zahlernummer hat einen eigenen Zähler im Format Z-001. Setzt du bei einem Mitglied das Häkchen „Zahlt für andere Mitglieder", vergibt das System die Zahlernummer automatisch. Eine Person, die ausschließlich zahlt (reiner Zahler), erhält ihre Zahlernummer zugleich als Mitgliedsnummer.

Nummer	Wofür
Mitgliedsnummer	Eindeutige Kennung jedes Mitglieds, Format frei konfigurierbar.
Zahlernummer (Z-Nummer)	Referenz eines Zahlers im Verwendungszweck von Beitragszahlungen.

31  Eigene Felder (Zusatzfelder)

Schnell erklärt

• Eigene Felder legst du zentral in den Einstellungen an – sie erscheinen dann bei jedem Mitglied im Bereich „Individuelle Felder".
• Du kannst festlegen, ob ein Feld ein Pflichtfeld ist.
• Optional lässt sich ein Feld im Online-Antrag abfragen und als Spalte in der Liste einblenden.

Im Detail

Für jedes eigene Feld wählst du einen Feldtyp. Damit steuerst du, wie die Eingabe aussieht und was erlaubt ist.

Feldtyp	Geeignet für
Text / Textbereich	Kurze Angaben bzw. längere Notizen.
E-Mail / Telefon / Zahl	Werte mit passendem Eingabeformat.
Datum / Zeit	Termine und Zeitpunkte.
Auswahl / Mehrfachauswahl	Feste Vorgaben zum Anklicken.
Ja/Nein / Pflicht-Checkbox	Einfache Häkchen, z. B. Einverständnisse.

32  Gruppen / Sparten

Schnell erklärt

• Im Reiter „Gruppen" setzt du Häkchen bei den Abteilungen/Gruppen, zu denen das Mitglied gehört.
• Das System kennt zwei Modelle und schaltet automatisch das passende: Sparten-Modus oder flacher Gruppen-Modus.
• Änderungen werden als Differenz protokolliert – nur was tatsächlich dazukam oder wegfiel.

Im Detail

Sobald mindestens eine Abteilung/Sparte existiert, arbeitet Members+ im Sparten-Modus: Die Abteilung ist die Beitrags-Einheit, darunter liegen optional organisatorische Gruppen ohne Beitragswirkung, dargestellt als Baum mit Häkchen. Gibt es keine Sparten, gilt der flache Gruppen-Modus: Hier sind die öffentlichen Vereinsgruppen die Beitrags-Einheit.

Gruppentyp	Bedeutung
Vereinsgruppen / Abteilungen	Öffentlich, mit dem Theme verknüpft – können auf der Website erscheinen.
Interne Gruppen	Nur im Backend, z. B. „Helfer-Team". Erscheinen nie öffentlich.
Wunsch-Team	Aus dem Aufnahme-Antrag übernommen, reine Anzeige, ohne Beitragswirkung (Kapitel 37).

33  Beziehungen & Zahler (Familie / „Wer zahlt?")

Schnell erklärt

• Im Reiter „Beziehungen" suchst du die andere Person per Namen oder Nummer (ab zwei Zeichen) und wählst den Beziehungstyp.
• Beziehungen sind gegenseitig: Legst du „Elternteil von" an, entsteht beim Kind automatisch „Kind von".
• Anlegen und Löschen werden protokolliert.

Im Detail

Als Typen stehen zur Verfügung: wird bezahlt von / zahlt für, Elternteil von / Kind von, Ehe- bzw. Lebenspartner, Großeltern von, Geschwister und Sonstige. Zahler-Beziehungen (zahlt für / wird bezahlt von) werden automatisch aus dem Bank-Reiter gesetzt und lassen sich hier nicht von Hand löschen – dort steht der Hinweis „im Bank-Tab verwalten".

Regel	Wirkung
Gegenseitigkeit	Die passende Gegenrichtung wird beim anderen Mitglied automatisch angelegt.
Zahler automatisch	„Zahlt für / wird bezahlt von" kommt aus dem Bank-Reiter, nicht aus manueller Eingabe.
Live-Suche	Person per Name oder Mitgliedsnummer finden.

34  Minderjährige (U18) – Besonderheiten

Schnell erklärt

• Ist ein Mitglied laut Geburtsdatum jünger als 18, erscheinen ein U18-Badge und ein eigener Bereich für den Erziehungsberechtigten.
• Erfasst werden Name, E-Mail, Telefon und das Verhältnis (Mutter, Vater, Elternteil, Vormund).
• Du musst nichts umstellen – die Erkennung passiert automatisch.

Im Detail

Das Alter wird aus dem (verschlüsselt gespeicherten) Geburtsdatum berechnet. SEPA-Mandat und Kündigung laufen bei Minderjährigen über den Erziehungsberechtigten. Ein täglicher Hintergrundlauf prüft, ob ein Mitglied heute volljährig wird: Die Verwaltung bekommt dann eine E-Mail mit der Bitte, das SEPA-Mandat zu prüfen, und im Protokoll steht „Volljährigkeit erreicht".

35  Bankdaten & IBAN (SEPA-Mandat)

Schnell erklärt

• Hier trägst du die IBAN ein. Beim Speichern legt das System automatisch ein Mandat mit Mandatsreferenz und Mandatsdatum an.
• Unter „Wer zahlt die Beiträge?" wählst du „Das Mitglied selbst" oder „Eine andere Person" (Zahler).
• Die IBAN wird auf Länge und Prüfziffer geprüft – eine ungültige IBAN wird verworfen.

Im Detail

Über den Button „Zahlung selbst übernehmen" wechselst du zurück zum Mitglied als Zahler; der bisherige Zahler wird bei Bedarf datenschutzkonform anonymisiert. Für jedes Mitglied ermittelt das System einen IBAN-Status: ok, fehlt oder nicht nötig – je nach eigener IBAN, Zahler-IBAN und Zahlungsart.

Punkt	Verhalten
Sichtbarkeit	Vollständige IBAN sehen nur Administrator und das Paket „Finanzen". Andere sehen eine maskierte IBAN (z. B. DE••…1234).
Mandat	Beim Speichern wird das alte Mandat deaktiviert und ein neues mit Referenz und Datum angelegt (Typ Erstlastschrift).
Zahler-IBAN	Wird zentral am Zahler gespeichert und für alle verknüpften Mitglieder verwendet.

36  Import aus Excel/CSV

Schnell erklärt

• Du lädst eine Excel- (XLSX) oder CSV-Datei hoch – auch mehrere Arbeitsblätter werden erkannt.
• Das System schlägt die Spalten-Zuordnung selbst vor; du kannst sie überall korrigieren.
• Vor dem echten Schreiben zeigt ein Trockenlauf, was passieren würde.
• Jeder Import bleibt als Paket gespeichert und lässt sich zurücknehmen (Rollback).

Im Detail

Der Ablauf ist mehrstufig: Upload → Struktur-Vorschau → Feldzuordnung → Wert-Klärung → Trockenlauf → Übernahme. Die Feldzuordnung erkennt Spalten über ein umfangreiches Synonym-Wörterbuch (Name, E-Mail, Adresse, Mitgliedsnummer, IBAN, Beitrag und viele mehr). Unbekannte Spalten kannst du ignorieren oder als neues eigenes Feld übernehmen. Unbekannte Werte in festen Feldern (z. B. Status) ordnest du einmalig zu.

Thema	So verhält es sich
Neu vs. aktualisieren	Über die Mitgliedsnummer: existiert sie schon, wird aktualisiert, sonst neu angelegt.
Dubletten	Mehrere Zeilen einer Person werden zusammengeführt. Gleicher Name mit unterschiedlichem Geburtsdatum bleibt getrennt und wird zum Prüfen markiert.
Fehlender Nachname	Die Zeile wird als Fehler übersprungen.
Rollback	Nur nicht-aktive importierte Datensätze sind löschbar. Ein Mitglied mit echter Aktivität seit dem Import (Beiträge, Beziehungen …) ist geschützt.

37  „Mitglied werden"-Antrag

Schnell erklärt

• Der Interessent füllt das Formular auf eurer Website aus.
• Members+ legt daraus automatisch ein Mitglied an – mit Stammdaten und automatischer Mitgliedsnummer.
• Der Status richtet sich nach eurem Aufnahme-Modus: sofort aktiv oder ausstehend (wartet auf Verwaltung/Vorstand).

Im Detail

Das Wunsch-Team-Feld erscheint nur, wenn alle Bedingungen erfüllt sind: die Einstellung ist aktiv, der Verein ist im Sparten-Modus und es gibt mindestens eine Sparte mit zwei oder mehr Gruppen. Sonst wird das Feld gar nicht erst geladen. Members+ ergänzt das Theme-Formular außerdem automatisch: Die Gruppen-/Abteilungsauswahl wird zur Mehrfachauswahl aus euren Beitrags-Einheiten, und eigene Felder mit dem Flag „im Antrag" werden angehängt.

Bei Einreichung	Was passiert
Datensatz	Mitglied wird mit Stammdaten, Mitgliedsart und automatischer Mitgliedsnummer angelegt.
Status	„sofort aktiv" bei automatischem Modus, sonst „ausstehend".
Nachweise	Datenschutz-Einwilligung, Satzungs-Zustimmung und ggf. SEPA-Mandat werden revisionssicher protokolliert.
Willkommen	Bei „sofort aktiv" geht automatisch eine Bestätigungsmail raus (Selbstzahler mit Bankdaten und QR-Code).

38  Änderungsprotokoll & Rückgängig

Schnell erklärt

• Der Reiter „Änderungsprotokoll" zeigt, was am Mitglied passiert ist – wer, wann, was.
• Aus der Feld-Historie setzt du einen einzelnen Wert per Button „Auf diesen Wert zurücksetzen" zurück.
• Auch die Rückgängig-Aktion selbst wird wieder protokolliert.

Im Detail

Der Reiter verbindet zwei Quellen: das Audit-Log (wer/wann/was mit lesbaren Beschriftungen, rund 80 Vorgangsarten von der Anlage über Status- und Gruppenänderungen bis zu Exporten) und die Feld-Historie (alter und neuer Wert je Feld). Zurücksetzen ist für die üblichen Stammdaten möglich – Geburtsdatum und Mitgliedsnummer sind bewusst gesperrt.

Funktion	Bedeutung
Audit-Log	Chronik aller Vorgänge inklusive Mailversand, Datenschutz-Aktionen und Exporten.
Feld-Historie	Alter und neuer Wert je Feld, mit Rückgängig-Button.
Gesperrt	Geburtsdatum und Mitgliedsnummer lassen sich nicht zurücksetzen.

39  Export & Drucklisten

Schnell erklärt

• Über der Liste findest du Excel, CSV und Druckliste.
• Jeder Export übernimmt exakt die gerade gesetzten Filter (Status, Suche, Gruppe, Mitgliedsart).
• Filtere also zuerst auf das, was du brauchst – dann exportieren.

Im Detail

Excel (XLSX) und CSV enthalten eine Kopfzeile mit Filter-, Datums- und Anzahl-Angabe. Was du exportieren darfst, hängt von deinem Berechtigungspaket ab: Ohne Pakete-Modus dürfen alle Backend-Nutzer exportieren (ohne IBAN); im Pakete-Modus die Pakete Finanzen, Verwaltung und Abteilungsleiter (dieser nur die eigene Abteilung, ohne IBAN).

Format	Geeignet für
Excel (XLSX)	Weiterverarbeiten und Sortieren in der Tabellenkalkulation.
CSV	Übergabe an andere Programme.
Druckliste	Aushang oder Anwesenheitsliste zum Ausdrucken (A4 quer).

40  Das Beitragsmodell

Schnell erklärt

Das Beitragsmodell ist in vier Reiter aufgeteilt, die du am besten der Reihe nach ausfüllst:

• Altersstufen – die Altersgruppen deines Vereins (z. B. Kind, Jugend, Erwachsen).
• Grundbeitrag – der Beitragssatz je Mitgliedsart, immer je Beitragsjahr.
• Abteilungen & Rabatt – Zusatzbeiträge je Abteilung und ein Rabatt bei Mehrfach-Mitgliedschaft.
• Fälligkeit & Zahlung – wann und in wie vielen Raten gezahlt wird (eigenes Kapitel 42).

Im Detail

Altersstufen. Jede Zeile bekommt eine Bezeichnung sowie „Alter von" und „Alter bis". Die letzte Stufe lässt du bei „bis" leer – sie ist dann nach oben offen. Die Reihenfolge änderst du per Ziehen und Ablegen; „Beispielstufen einfügen" füllt dir eine typische Staffelung als Startpunkt. Beim Speichern prüft Members+ auf Lücken, Überschneidungen und Fehler wie „von größer als bis" und zeigt bei Bedarf eine gelbe Warnung. Diese Warnung blockiert das Speichern nicht – du entscheidest selbst, ob du die Stufen noch anpasst.

Grundbeitrag. Hier trägst du in einer Tabelle für jede Mitgliedsart den Jahresbeitrag ein. Hast du Altersstufen angelegt, kannst du je Mitgliedsart den Schalter „nach Altersstufe staffeln" setzen und dann für jede Altersstufe einen eigenen Betrag hinterlegen; ist der Schalter aus, gilt ein fester Betrag. Standardmäßig sind aktive und passive Mitglieder gestaffelt, Fördermitglieder haben einen flachen Betrag. Ein Betrag von 0,00 € ist erlaubt (beitragsfreie Mitgliedsart). Trage Beträge im deutschen Format mit Komma ein (z. B. 60,00).

Abteilungen & Rabatt. Zusätzlich zum Grundbeitrag kannst du je Abteilung bzw. Sparte einen eigenen Beitrag festlegen – flach oder ebenfalls nach Altersstufe gestaffelt. Die auswählbaren Einheiten kommen automatisch aus dem Theme (nur eure öffentlichen Gruppen bzw. Sparten, keine internen Gruppen). Ist ein Mitglied in mehreren Abteilungen, kannst du einen Rabatt ab der zweiten Abteilung gewähren.

Rabatt-Art	So wirkt sie
Prozentsatz	Ein prozentualer Nachlass auf jede weitere Abteilung.
Günstigste entfällt	Der niedrigste Abteilungsbeitrag wird nicht berechnet.
Fester Betrag	Ein fester Euro-Betrag Nachlass je weiterer Abteilung.

Der Rabatt gilt immer nur auf die Abteilungsbeiträge, nie auf den Grundbeitrag. Members+ warnt dich, wenn eine Einstellung wirkungslos bliebe (z. B. Rabatt aktiv, aber Prozentsatz 0).

41  Wunsch- und Förderbeitrag

Schnell erklärt

Im Grundbeitrag-Reiter findest du unten das Panel „Fördermitglieder – freiwilliger Wunschbeitrag". Schaltest du es ein, dürfen Fördermitglieder freiwillig mehr geben als den festgelegten Förder-Grundbeitrag – aber nie weniger.

• Der Förder-Grundbeitrag gilt als Mindestbeitrag.
• Du kannst einen Vorschlagsbetrag hinterlegen und das Feld frei benennen (z. B. „Förderbeitrag" oder „Solidarbeitrag").
• Trägt jemand einen Betrag unter dem Mindestbeitrag ein, wird dieser bei der Berechnung ignoriert bzw. auf den Mindestbeitrag angehoben.

Im Detail

Die Eingabe erscheint für die Bewerberin oder den Bewerber im Aufnahmeformular „Mitglied werden", und zwar nur bei einer Fördermitgliedschaft, im Bereich „Voraussichtlicher Mitgliedsbeitrag". Das Feld erscheint nur, wenn überhaupt ein Grundbeitrag hinterlegt ist – fehlt der, siehst du dazu im Backend einen deutlichen Hinweis. Der individuell gewählte Betrag wird am jeweiligen Mitglied gespeichert.

Erhöht ihr später den Förder-Grundbeitrag, kann es passieren, dass einzelne Fördermitglieder nun unter dem neuen Mindestbeitrag liegen. Members+ zeigt dir dann eine Warntabelle „Fördermitglieder unter dem Mindestbeitrag" mit einem Direktlink „anpassen". Bestehende Beträge werden dabei nie automatisch geändert – du behältst die Kontrolle.

42  Fälligkeit & Zahlweise

Schnell erklärt

• Hauptfälligkeit – ein jährlicher Stichtag aus Tag und Monat, z. B. 1. Januar. Der Februar ist auf maximal den 28. begrenzt.
• Zahlweise – jährlich (1×), halbjährlich (2×), vierteljährlich (4×) oder monatlich (12×). Der Jahresbeitrag wird gleichmäßig geteilt; ein Rundungsrest landet in der letzten Rate.

Im Detail

Unter „Erweiterte Einstellungen" findest du Sonderregeln, die du nur bei Bedarf anfasst – die Standardwerte passen für die meisten Vereine:

Einstellung	Möglichkeiten
Erstbeitrag Neumitglieder	anteilig · voller Beitrag sofort · erst ab nächster Periode
Altersstichtag	Alter zu Jahresbeginn (Standard) · ab Geburtstag anteilig
Alterssprung / Statuswechsel	ab nächstem Beitragsjahr (Standard) · sofort anteilig
Kündigung mit offenen Posten	automatisch erlassen (Standard) · offen lassen (manuell)

Zusätzlich stellst du die Toleranzfrist „überfällig" ein: 0 bis 365 Tage (Standard 14). Das ist ein Puffer, bevor ein offener Posten als überfällig gilt und im Aufmerksamkeitsbereich rot erscheint.

43  Beitragslauf: Beiträge fällig stellen

Schnell erklärt

Der Ablauf hat zwei Schritte: erst die Vorschau ansehen, dann ausführen. Die Vorschau schreibt nichts und verschickt nichts – du kannst sie beruhigt öffnen.

Im Detail

Vorschau. Sie zeigt nur die Posten, die noch nicht existieren – bereits angelegte Mitglieder werden ausgeblendet. Du siehst Kennzahlen wie Anzahl der Mitglieder mit Beitrag, Gesamtsumme, wie viele per SEPA einziehbar sind und wie viele überweisen. Prüf-Hinweise machen dich auf Sonderfälle aufmerksam: Fälle mit 0 €, fehlendes Geburtsjahr oder „SEPA ohne Mandat" (diese fallen automatisch auf Überweisung zurück). Mit der Option „Ausstehende einbeziehen" nimmst du Neumitglieder bzw. Anträge mit Status „ausstehend" mit auf. Es wird immer das ganze Jahr auf einmal berechnet, also alle Raten mit ihren Fälligkeitsterminen.

Ausführen. Der Button legt je Mitglied und Rate einen Beitragsposten an und speichert dabei einen Schnappschuss der Berechnung am Posten – so bleibt später nachvollziehbar, wie sich der Betrag zusammensetzt. Members+ überspringt 0-€-Fälle und legt bereits vorhandene Jahre nicht doppelt an. Jeder Posten bekommt seinen Zahlweg: SEPA nur bei gültigem Mandat, sonst Überweisung. Vorhandenes Guthaben eines Mitglieds wird gegen die erste Rate verrechnet; deckt es diese vollständig, ist der Posten sofort „bezahlt" und der Rest bleibt als Guthaben stehen. Einbezogene „ausstehende" Mitglieder werden dabei auf „aktiv" gesetzt.

Am Ende bekommst du eine Abschlussmeldung: wie viele Posten erzeugt, wie viele Mitglieder aktiviert, wie viele übersprungen wurden und wie viele bereits vorhanden waren.

44  Zahlungen erfassen

Schnell erklärt

Über die Aktion „Als bezahlt" markierst du einen oder mehrere Posten. Erfassbar sind nur Posten im Status „offen" oder „eingezogen". Du trägst Zahldatum und eine Zahlungsreferenz ein; bei Bedarf gibst du einen abweichenden Betrag an.

Im Detail

Members+ geht mit abweichenden Beträgen automatisch richtig um:

Fall	Was passiert
Teilzahlung (weniger als Soll)	Es entsteht ein verlinkter Differenz-Posten; der Rest bleibt offen.
Überzahlung (mehr als Soll)	Der Überschuss wird als Guthaben gutgeschrieben (Kapitel 45).

Wird zum ersten Mal ein SEPA-Posten erfolgreich als bezahlt erfasst, stellt Members+ das Mandat automatisch von Erstlastschrift auf Folgelastschrift um – darum musst du dich nicht kümmern.

45  Guthaben & Kaution

Schnell erklärt

Der Guthaben-Saldo ist die Summe aller Buchungen: Gutschriften erhöhen ihn, Verrechnungen und Erstattungen senken ihn. Guthaben verfällt nicht – es ist Geld des Mitglieds. Bei Listen erscheint ein Guthaben-Badge, damit du es sofort siehst.

Im Detail

Für Guthaben stehen dir zwei Aktionen zur Verfügung:

• Guthaben verrechnen – gegen den nächsten offenen Posten, mit transparenter Notiz nach dem Muster „Beitrag − Guthaben = Rest".
• Guthaben erstatten / auszahlen – der gesamte Restsaldo wird an das Mitglied ausgezahlt.

Die Kaution ist ein Pfand für geliehenes Inventar und zweckgebunden. Sie zählt nicht zum frei verrechenbaren oder auszahlbaren Guthaben und lässt sich nur manuell durch den Kassierer verrechnen. Eine eigene Übersicht „Mitglieder mit Guthaben" listet zuerst gekündigte oder ausgetretene Personen mit fälliger Auszahlung. Solche Erstattungen nach einer Kündigung erscheinen zusätzlich grün im Aufmerksamkeitsbereich als „Erstattung fällig".

46  Rücklastschriften

Schnell erklärt

Über die Aktion „Rücklastschrift" (nur einzeln) erfasst du einen fehlgeschlagenen Einzug. Möglich ist das bei Posten im Status „offen", „eingezogen" und sogar „bezahlt" – für Letzteres gilt die 13-Monats-Rückgabefrist. Der Posten geht danach zurück auf „offen".

Im Detail

Beim Erfassen gibst du einen Grund an – das ist Pflicht – sowie das Datum und optional eine Notiz:

Grund	Besonderheit
Deckungsmangel	Nur hier ist eine Rücklastschrift-Gebühr als verlinkter Gebühren-Posten zulässig.
Berechtigter Widerspruch	Das SEPA-Mandat wird auf „zu prüfen" gesetzt; keine Gebühr.
Bank- oder Datenfehler	Keine Gebühr.

Rücklastschrift-Posten erscheinen rot im Aufmerksamkeitsbereich mit der Handlung „klären", damit sie nicht untergehen.

47  SEPA-Datei erzeugen & Vorabinformation

Schnell erklärt

Auch hier gilt: erst Vorschau, dann Export. Die Vorschau zeigt alle einziehbaren Posten (offen, Zahlweg SEPA, gültiges Mandat, fällig bis zum Ausführungsdatum) mit Anzahl und Summe. IBANs sind dabei nur maskiert sichtbar.

Im Detail

Datei erzeugen. Members+ erstellt eine SEPA-Basis-Lastschriftdatei im Format pain.008.001.02. Du wählst das Ausführungsdatum – es werden nur Posten mit Fälligkeit bis zu diesem Datum aufgenommen. Erst- und Folgelastschrift werden automatisch unterschieden und in getrennten Blöcken geführt. Der Verwendungszweck wird automatisch gesetzt („Mitgliedsbeitrag <Jahr> <Nr>"). Ist ein anderer Zahler hinterlegt (z. B. ein Elternteil), nutzt Members+ dessen IBAN und Namen als Kontoinhaber. Mitglieder ohne IBAN oder gültiges Mandat werden ausgeschlossen und dir in einem Hinweis aufgelistet.

Storno. Ein Lauf lässt sich zurückziehen – die Posten werden dann wieder freigegeben und der Lauf als „storniert" markiert; danach ist kein Download mehr möglich.

Vorabinformation (Pre-Notification). Vor jedem Einzug kündigst du die Mitglieder an – diese E-Mail ist die SEPA-Vorabinformation. Members+ erzeugt sie direkt aus dem konkreten Lauf, sodass Betrag, Datum und Mandat aus demselben Lauf abgeleitet sind und dadurch zur Bankdatei passen. Sie enthält Einzugsdatum, Summe, Gläubiger-ID, Mandatsreferenz, die letzten vier Stellen der IBAN, die Posten-Liste und den Hinweis auf das 8-Wochen-Widerspruchsrecht. Der Versand ist gesperrt, wenn die eingestellte Frist unterschritten wird.

Einstellung	Wert
Vorabinformations-Frist	Standard 14 Tage, einstellbar zwischen 0 und 60 Tagen
Doppelversand	ausgeschlossen – je Lauf wird nur einmal informiert
Nach einem Storno	eigene „Einzug entfällt"-Info an bereits informierte Zahler

48  Selbstzahler & GiroCode

Schnell erklärt

Das geführte Panel „Selbstzahler über ihre Beiträge informieren" schreibt alle an, die nicht per SEPA eingezogen werden – also Überweiser sowie SEPA-Mitglieder ohne gültiges Mandat. Diese Mail ist rechtlich unkritisch und keine SEPA-Vorabinformation.

Im Detail

Die E-Mail enthält den Zahlplan aus den tatsächlichen Posten, eure Vereins-Bankverbindung, den Verwendungszweck und einen GiroCode (EPC-QR) über den Gesamtbetrag. Nur bei Ratenzahlung wird zusätzlich ein Tipp für einen Dauerauftrag angezeigt. Angeschrieben werden nur Mitglieder mit offenen Posten; austretende oder gekündigte nur bis zu ihrem Austrittsdatum. Verstorbene und ausgeschlossene Mitglieder werden nicht angeschrieben. Members+ schlüsselt dir „Überweiser" und „SEPA ohne Mandat" getrennt auf – bei Letzteren mit dem Hinweis, dass es besser ist, die Bankverbindung nachzutragen, statt zur Überweisung aufzufordern.

49  Öffentliche Beitragsseite & -Rechner

Schnell erklärt

Mit dem Schalter „Beitragsübersicht öffentlich zeigen" schaltest du eine öffentliche Seite „Beiträge" frei. Sie erscheint nur, wenn der Schalter an ist und ein Beitragsmodell gepflegt ist – so entsteht nie eine leere Seite. Members+ legt die Seite beim Aktivieren automatisch an und verlinkt sie im Footer eurer Website.

Im Detail

Die Seite zeigt automatisch das Wichtigste aus eurem Beitragsmodell:

• eine Grundbeitrags-Tabelle „Jahresbeitrag" mit den Mitgliedsarten und Altersstufen, für die ein Beitrag hinterlegt ist,
• zusätzliche Spartenbeiträge als Liste „je Jahr",
• bei mehreren beitragspflichtigen Sparten einen Mehrspartenrabatt-Hinweis, passend zur eingestellten Rabatt-Art,
• einen Zahlungshinweis mit Periodizität und Zahlweg (SEPA-Lastschrift falls verfügbar, sonst Überweisung/Dauerauftrag).

Optional aktivierst du zusätzlich einen interaktiven Beitragsrechner: Besucher wählen Mitgliedsart, Geburtsjahr und Sparten und sehen sofort ihren voraussichtlichen Jahresbeitrag – ein „Spielplatz zum Durchprobieren". Auf Wunsch ist unten direkt das echte „Mitglied werden"-Formular eingebettet, sodass Interessenten ohne Umweg beitreten können.

50  Antragsformular mit Live-Beitragsvorschau

Schnell erklärt

Die Vorschau erscheint im „Mitglied werden"-Formular im Bereich „Voraussichtlicher Mitgliedsbeitrag", sobald Mitgliedsart und Geburtsjahr (und ggf. Sparten) gewählt sind. Sie ist nur aktiv, wenn ein Beitragsmodell mit Grundbeitrag hinterlegt ist.

Im Detail

Die Berechnung schlüsselt auf: Grundbeitrag nach Altersstufe, Abteilungs- bzw. Spartenbeiträge, einen eventuellen Mehrfach-Abteilungs-Rabatt und die Gesamtsumme „pro Jahr". Bei einer Fördermitgliedschaft erscheint hier zusätzlich das freiwillige Feld „Möchtest du freiwillig mehr geben?" für den Wunsch-/Förderbeitrag (Kapitel 41). Members+ nutzt für Vorschau, öffentlichen Rechner und die Eingangsbestätigungs-Mail dieselbe Berechnung – die Zahlen stimmen also überall überein. An die Eingangsbestätigung wird der voraussichtliche Beitrag als Textblock angehängt, mit dem Vorbehalt „vorbehaltlich Bestätigung durch den Vorstand".

51  Beitragsübersicht nachsenden

Schnell erklärt

Im Reiter „Beiträge" eines Mitglieds findest du den Bereich „Beitragsübersicht an dieses Mitglied senden". Er ist Mitgliedern mit dem Recht für den Finanzbereich vorbehalten. Angezeigt werden Beitragsjahr, offene Summe, die erkannte Variante als farbiger Chip, der Empfänger (ggf. ein abweichender Zahler) und „Zuletzt gesendet". Mit „Übersicht jetzt senden" verschickst du sie nach einer Rückfrage; „Vorschau" öffnet die fertige Mail im Browser.

Im Detail

Der Doppelzahlungsschutz steckt in der automatischen Variantenwahl:

Mitglied zahlt per …	Was verschickt wird
Überweisung / Selbstzahler	Zahlungsaufforderung mit GiroCode-QR
SEPA-Lastschrift	reine Info-Übersicht ohne QR: „wird eingezogen – du musst nichts tun"

Bei einem Austritt werden nur Posten bis zum Austrittsdatum berücksichtigt. Gibt es keine offenen Beiträge oder keine gültige E-Mail-Adresse, verschickt Members+ nichts und sagt dir klar, warum.

52  Spenden einrichten

Schnell erklärt

• Schalte das Modul aktiv. Auf der Website erscheinen Spenden aber erst, wenn mindestens ein Projekt freigegeben ist (Kap. 55).
• Hinterlege euer Spendenkonto (IBAN/BIC/Inhaber). Alternativ nutzt ClubPress das Hauptkonto aus eurer Vereinsidentität – die verwendete Quelle wird dir angezeigt. Optional kannst du einen PayPal.me-Link ergänzen.
• Fülle die Angaben für die Zuwendungsbestätigung aus: Finanzamt, Steuernummer/Aktenzeichen, Datum des Freistellungsbescheids und den Förderzweck laut Satzung.
• Wähle den Bescheinigungs-Modus: Einzel (sofort) je Spende oder Sammel (Jahresende) – ein Beleg je Spender und Jahr.

Im Detail

Die Bescheinigungsnummer stellst du über ein Format mit Platzhaltern ein: {jahr} setzt das Jahr ein, {nr} die fortlaufende Nummer (führende Nullen möglich). Über „Nächste Nummer" führst du eine bestehende Zählung nahtlos fort, wenn ihr bisher anders gezählt habt.

Die Faksimile-Unterschrift ist ein Bild der Unterschrift, das auf den Beleg gedruckt wird. Lade es als PNG/JPG/GIF/WebP (max. 4 MB) hoch; ClubPress verkleinert es automatisch auf Signaturgröße. Die Datei landet nicht in der Mediathek, sondern in einem gesperrten Ordner und wird nur direkt in den Beleg eingebettet – es gibt keine öffentliche Adresse dafür. Setzt du zusätzlich das Häkchen „Maschinelles Verfahren dem Finanzamt angezeigt", dürfen Belege ohne handschriftliche Unterschrift gültig sein.

Einstellung	Was sie bewirkt
Bescheinigungs-Modus	Einzel = sofort je Spende · Sammel = ein Jahresbeleg je Spender
Nummernformat	Aufbau der Belegnummer mit {jahr} und {nr}
Faksimile-Unterschrift	Wird auf den Beleg gedruckt; ohne sie trägt der Ausdruck einen Hinweis „Nur mit Unterschrift gültig"
Spendenkonto	Eigenes Konto oder Fallback auf das Vereins-Hauptkonto

53  Spenden erfassen

Schnell erklärt

• Neue Spende: Betrag, Datum, Projekt/Zweck und Zahlweg (Überweisung, Bar oder PayPal) eintragen.
• Bei „Zuwendungsbestätigung erstellen?" kannst du ein Mitglied per Suche verknüpfen – Name und Adresse werden dann übernommen. Ohne Verknüpfung bleibt die Spende anonym.
• Die Liste lässt sich nach Name/Betrag, Datum, Projekt und Bescheinigungsstatus filtern; Status-Abzeichen zeigen dir auf einen Blick, was noch offen ist.

Im Detail

Bei der Herkunft unterscheidest du zwischen Direktspende und Bargeld-Sammlung (Veranstaltung). Die Bargeld-Sammlung verknüpfst du mit einem Termin und einem frei eingebbaren Anlasstext – so ordnest du zum Beispiel die Kollekte eines Sommerfests sauber zu.

Spenderdaten kannst du auch nachträglich ergänzen. Beim Entfernen einer Buchung gibt es zwei Wege: Löschen entfernt eine reine Fehlbuchung endgültig; Stornieren nutzt du, wenn schon ein Beleg erstellt wurde – die Buchung bleibt dann als Nachweis erhalten. Jeder Vorgang wird protokolliert.

Herkunft	Wann?
Direktspende	Einzelne Zuwendung einer Person oder Firma
Bargeld-Sammlung	Kollekte/Spendendose bei einer Veranstaltung, mit Termin- und Anlassbezug

54  Zuwendungsbestätigungen

Schnell erklärt

• Einzelbeleg: eine druckbare A4-Seite mit dem gesetzlichen Text (§ 10b EStG), dem Betrag in Ziffern und ausgeschrieben.
• Sammelbestätigung: ein Beleg je Spender und Jahr – Seite 1 ist die Bestätigung, Seite 2 die Anlage mit allen Einzelspenden.
• Öffnen und über „Drucken / als PDF speichern" ausgeben.

Im Detail

Beim Erstellen friert ClubPress alle Vereinsangaben – Anschrift, Logo und Faksimile-Unterschrift – als unveränderbaren Snapshot in den Beleg ein. Änderst du später eure Daten, wirken diese nicht rückwirkend auf bereits ausgestellte Belege. Die Belegnummer stammt aus dem Zähler (Kap. 52) und wird danach um eins erhöht.

Ist eine Faksimile-Unterschrift hinterlegt, gilt der Beleg als maschinell erstellt und braucht keine Handunterschrift. Fehlt sie, trägt der Ausdruck das Wasserzeichen „Nur mit Unterschrift gültig" – du unterschreibst dann von Hand.

Belegart	Inhalt
Einzelbeleg	Eine Spende, sofort nach Erfassung
Sammelbestätigung	Alle Spenden eines Spenders im gewählten Jahr, mit Anlage

55  Spenden auf der Website

Schnell erklärt

• Lege Projekte an (z. B. „Neues Vereinsheim") mit Beschreibung, Bild, optionalem Spendenziel und Zeitraum. Das Projekt „Allgemeine Spende" gibt es immer.
• Gib je Projekt frei, ob es „In der Spenden-Sektion" erscheint und/oder als „Teaser-Karte auf der Startseite".
• Die Reihenfolge auf der Website legst du per Ziehen & Ablegen fest.
• Zum Einbinden gibt es das Kürzel [clubpress_spenden]; oft ist die Spenden-Sektion aber schon in eure Seite eingebaut.

Im Detail

Die Darstellung passt sich an: Bei einem einzelnen benannten Projekt ist die Einstiegskarte gleich das Projekt. Gibt es mehrere Projekte, zeigt ClubPress ein Raster „Unsere Spendenprojekte". Jedes Panel enthält einen GiroCode (den QR-Code zum Abscannen mit der Banking-App), IBAN, Empfänger und Verwendungszweck sowie – falls hinterlegt – den PayPal-Button.

Der Fortschrittsbalken zählt nur tatsächlich gebuchte Spenden (plus einen eventuellen Startwert für offline eingegangene Beträge). Ist das Ziel erreicht oder der Zeitraum abgelaufen, erscheint deine Abschluss-Nachricht. Ein Teaser-Projekt kann zusätzlich als schwebende Karte mit „Jetzt spenden"-Fenster auf der Startseite auftauchen.

Freigabe	Wirkung
In der Spenden-Sektion anzeigen	Projekt erscheint im Spenden-Bereich der Website
Als Teaser-Karte auf Startseite	Zusätzliche schwebende Karte mit Spenden-Fenster

56  Digitaler Mitgliedsausweis

Schnell erklärt

• Schalte „Ausweis bereitstellen" ein (nur bei aktivem Self-Service möglich).
• Lege fest, welche Angaben auf der Karte erscheinen: „Mitglied seit", Mitgliedsart, Abteilung und Status-Labels.
• Das Mitglied findet die Karte anschließend in „Mein Bereich" und kann sie über „Als PDF / Drucken" ausgeben oder über „Zum Home-Bildschirm" wie eine App ablegen.

Im Detail

Der QR-Code auf dem Ausweis führt auf eine öffentliche Prüfseite. Dort sieht ein Prüfer nur Verein, Name, Nummer und Status (gültig / nicht aktiv) – kein Foto und keine weiteren Daten. Die Seite legt ClubPress selbst an; sie ist gegen Löschen geschützt, wird bei Bedarf automatisch wiederhergestellt und aus Navigation, Sitemap und Suchmaschinen herausgehalten.

Neu ist das geschützte Mitgliedsfoto: Das Mitglied kann es selbst in „Mein Bereich" hochladen, alternativ pflegt es der Verein im Backend. ClubPress dreht das Bild bei Bedarf richtig, verkleinert es und speichert es in einem gesperrten Ordner – nicht in der Mediathek. Ausgeliefert wird es nur über einen abgesicherten, kurzlebigen Zugang.

Ort	Was sichtbar ist
Ausweiskarte (Mein Bereich)	Logo, Foto/Initialen, Name, Nr., Status, Info-Grid, Abteilungen, QR
Öffentliche Prüfseite	Nur Verein, Name, Nummer, Status – kein Foto

57  Mitgliederverzeichnis

Schnell erklärt

• Aktiviere das Verzeichnis (nur bei aktivem Self-Service). Erst dann erscheint „Mitglieder finden" im Mitgliederbereich.
• Wähle die Reichweite: vereinsweit oder nur innerhalb der eigenen Abteilung.
• Lege fest, welche Felder Mitglieder überhaupt freigeben dürfen (E-Mail, Telefon, Abteilung) und welche Social-Media-Kanäle erlaubt sind.

Im Detail

Für Mitglieder gibt es zwei Ansichten in „Mein Bereich". Unter „Meine Sichtbarkeit" gibt jedes Mitglied Feld für Feld frei, was gezeigt werden soll – strikt freiwillig. Der Name wird erst nach dem Eintrag sichtbar; Anschrift, Geburtsdatum und Bankdaten erscheinen nie. Social-Media-Links werden je Kanal auf Plausibilität geprüft. Für Minderjährige gilt ein zusätzlicher Schutz.

Über „Mitglieder finden" durchsuchen Mitglieder das Verzeichnis. Gelistet sind nur aktive Mitglieder, die sich selbst eingetragen haben, und nur mit ihren freigegebenen Feldern – E-Mail als anklickbarer Kontakt, Telefon als Wähl-Link, dazu Abteilungs-Chips und Social-Media-Links. Die Namenssuche filtert live. Sich selbst sieht man in der Liste nicht.

Ansicht	Für wen
Meine Sichtbarkeit	Jedes Mitglied steuert seine eigenen Angaben (Opt-in je Feld)
Mitglieder finden	Mitglieder durchsuchen das Verzeichnis nach Reichweite

58  Katalog & KPI-Leiste

Schnell erklärt

• Schalte das Inventar aktiv und richte einmalig Kategorien, Standorte und eigene Felder ein.
• Lege Artikel an: Name, Kategorie, Standort, Wert, Kaution und ein geschütztes Foto.
• Ein Artikel kann Varianten haben – etwa Trikot-Größen S/M/L, jede mit eigenem Bestand und optionaler Seriennummer.

Im Detail

Die KPI-Leiste über dem Katalog fasst zusammen: Anzahl Artikel, Gesamtbestand, wie viel gerade verliehen bzw. verfügbar ist, Überfälliges sowie den Bestandswert und die aktuell gebundene Kaution. Hast du eine Mindestbestands-Schwelle gesetzt, meldet die Leiste zusätzlich, was knapp wird.

Den gesamten Katalog kannst du als CSV-Datei exportieren – eine Zeile je Variante, inklusive verfügbarer/verliehener Menge, Wert, Kaution und euren eigenen Feldern. Die Datei öffnet sich sauber in Tabellenprogrammen (Semikolon-getrennt). Zum Duplizieren ähnlicher Artikel gibt es eine Kopierfunktion.

Kennzahl	Bedeutung
Verliehen / Verfügbar	Wie viele Stück aktuell draußen bzw. auf Lager sind
Bestandswert	Wert je Stück × Bestand über alle Varianten
Kaution gebunden	Summe der aktuell bei Mitgliedern hinterlegten Kautionen

59  Ausgabe & Rückgabe

Schnell erklärt

• Mitglied per Suche auswählen, Artikel/Variante wählen, Ausgabedatum und gewünschtes Rückgabedatum eintragen.
• Zustand und eine Notiz kannst du jeweils vermerken.
• Bei der Rückgabe erfasst du den Zustand und entscheidest über die Kaution.

Im Detail

Ist am Artikel eine Kaution hinterlegt, ergibt sich der Betrag aus Kaution je Stück × Menge. Sobald die Kaution als „erhalten" gebucht ist, wird sie zweckgebunden auf dem Mitgliedskonto vermerkt – getrennt vom normalen Guthaben, also nicht frei auszahlbar. Bei der Rücknahme hast du drei Möglichkeiten:

Auswahl bei Rückgabe	Wirkung
An Mitglied zurückzahlen	Kaution wird vom Konto gelöst
Einbehalten (Schaden/Verlust)	Verein behält die Kaution
Offen lassen	Entscheidung später – Kaution bleibt gebunden

60  Sammelausgabe & Ensembles

Schnell erklärt

• Sammelausgabe: mehrere Zeilen an ein Mitglied in einem Vorgang buchen.
• Ensembles/Sets: vorab zusammengestellte Pakete aus mehreren Positionen, die du mit einem Klick ausgibst.

Im Detail

Eine Ensemble-Position kann fest vorgegeben sein, zur Auswahl stehen oder eine Größenwahl verlangen. Sammelausgabe und Ensemble nutzen denselben Buchungsweg, du bekommst also überall dieselbe saubere Verbuchung inklusive Kaution.

Die Ausgabe erfolgt alles oder nichts: Vor dem Buchen prüft ClubPress den Bestand aller Positionen. Reicht auch nur ein Artikel nicht, wird der ganze Vorgang nicht gebucht – so entstehen keine halben Ausgaben.

61  Ausstattungslisten

Schnell erklärt

• Lege Listen je Gruppe/Abteilung oder allgemein an.
• Trage ein, was „Vom Verein gestellt" wird (Artikel oder Ensembles aus dem Katalog).
• Ergänze, was Mitglieder „Selbst zu beschaffen" haben – mit Bild, Menge, Preis, Kennzeichnung Pflicht/empfohlen und optionalem Shop-Link.

Im Detail

Schaltest du die Ausstattungslisten im Self-Service frei, sehen Mitglieder unter „Mein Bereich" die zu ihrer Mitgliedschaft passende Liste und können sie ausdrucken. Externe Shop-Bilder werden dabei abgesichert ausgeliefert.

Teil der Liste	Inhalt
Vom Verein gestellt	Artikel oder Ensembles aus eurem Katalog
Selbst zu beschaffen	Externe Dinge mit Bild, Menge, Preis, Pflicht/empfohlen, Shop-Link

62  Kaution mit Beiträgen verrechnen

Schnell erklärt

• ClubPress bildet je Mitglied einen verrechenbaren Pool aus zurückgegebenen Leihvorgängen (abzüglich bereits Verrechnetem).
• Der Betrag wird auf die ältesten offenen Beitragsposten angerechnet.
• Je Posten entsteht eine zweckgebundene Gegenbuchung mit lesbarem Protokoll.

Im Detail

Verrechnet werden nur Kautionen aus bereits zurückgegebenen Leihvorgängen. ClubPress arbeitet die offenen Beiträge nach Fälligkeit ab – der älteste Posten zuerst. So bleibt jederzeit nachvollziehbar, welcher Kautionsbetrag welchen Beitrag ausgeglichen hat.

63  Vereinsablage

Schnell erklärt

• Die Ablage ist ein eigener Menüpunkt. Öffne ihn und klicke auf „Neue Datei".
• Du lädst eine Datei hoch und legst dazu fest: Dokumenttyp (z. B. Protokoll), Anlass (z. B. Mitgliederversammlung), Jahr – und für wen sie sichtbar ist.
• Ordner musst du nicht anlegen. Der Baum links sortiert sich von selbst nach Sichtbarkeit, Typ und Jahr.
• Willst du ein Dokument ersetzen, lädst du einfach eine neue Version hoch – die alte bleibt als Verlauf erhalten.

Im Detail

Für jedes Dokument entscheidest du unter „Für wen?", wer es sehen darf. Danach richtet sich, wo es im Baum einsortiert wird und ob es später im Mitgliederbereich auftaucht.

Sichtbarkeit	Wer sieht das Dokument
Intern (nur Vorstand)	Nur berechtigte Personen im Backend. Hier sind auch Office-Formate (z. B. Word, Excel) erlaubt.
Alle Mitglieder	Jedes aktive Mitglied – zusätzlich im Mitgliederbereich sichtbar (siehe unten).
Bestimmte Abteilung / Gruppe	Nur die gewählte Zielgruppe – ebenfalls im Mitgliederbereich.

Dokumenttypen und Anlässe denken mit: Es gibt feste Typen (Protokoll, Vorlage/Formular, Bericht/Jahresabschluss, Finanzen & Behörden, Ordnung, Sonstiges), und du kannst eigene ergänzen. Anlässe (z. B. „Vorstandssitzung") merkt sich die Ablage automatisch, sobald du sie einmal getippt hast.

Über das ⋯-Menü einer Zeile kannst du ein Dokument bearbeiten (Metadaten korrigieren, „falsch abgelegt" berichtigen), eine neue Version hochladen, archivieren, wiederherstellen oder – falls kein Aufbewahrungstyp – endgültig löschen. Eine Metadaten-Suche findet Dokumente über Titel, Typ und Bemerkung.

Im Mitgliederbereich

Für Mitglieder freigegebene Dokumente erscheinen im Self-Service unter „Vereinsdokumente". Dort sieht ein Mitglied nur die für seine Mitgliedschaft und ggf. sein Amt passenden, aktuellen PDFs. Zum Ansehen gibt es einen eingebauten PDF-Betrachter; die Anzeige läuft über eine cookiefreie Sitzung.

Aktion	Bedeutung
Neue Version	Ersetzt die aktuelle Datei; die alte wird als „ersetzt" markiert, die Versionsnummer steigt, der Verlauf bleibt sichtbar.
Archivieren	Das Dokument wandert im Baum unter „Archiv" und ist für Mitglieder nicht mehr sichtbar – lässt sich aber wiederherstellen.
Endgültig löschen	Unwiderruflich. Bei aufbewahrungspflichtigen Typen gesperrt.

64  Dokument-Benachrichtigungen

Schnell erklärt

• Beim Hochladen eines mitglieder-sichtbaren Dokuments gibt es eine Checkbox „benachrichtigen". Sie ist standardmäßig aus – du entscheidest bewusst.
• Setzt du den Haken, bekommen die Mitglieder der Zielgruppe eine E-Mail. Bei einer neuen Version kannst du erneut benachrichtigen.
• Vor dem Versand zeigt dir die Ablage an, wie viele Empfänger die gewählte Zielgruppe umfasst.

Im Detail

Das ist bewusst kein frei formulierter Newsletter, sondern eine reine Datei-Benachrichtigung: Empfänger ist immer die Zielgruppe des Dokuments (alle aktiven Mitglieder oder eine bestimmte Abteilung/Gruppe). Die Mail enthält keinen Direktlink zur Datei, sondern nur einen Button „Zum Mitgliederbereich" – dort meldet sich das Mitglied an und sieht das Dokument.

Eigenschaft	Verhalten
Voraussetzung	Nur bei mitglieder-sichtbaren Dokumenten und aktivem Self-Service.
Ein Haushalt, eine Mail	Empfänger werden nach E-Mail-Adresse zusammengefasst: Teilen sich mehrere Mitglieder eine Adresse, geht eine Mail raus, die alle betroffenen Namen nennt (neutrale Anrede).
Vorlage	Text und Betreff passt du im Reiter „E-Mail-Vorlagen" (Gruppe Ablage/Dokumente) an.

65  Portfolio je Mitglied

Schnell erklärt

• Im Reiter „Portfolio" schaltest du die Funktion für den Verein ein. Dabei wird die persönliche Portfolio-Seite automatisch angelegt.
• Du legst fest: Höchstzahl der Bilder je Mitglied, die Genres/Schwerpunkte (frei umbenennbar) und wer „Über mich" pflegen darf – nur der Verein oder Verein und Mitglied.
• Ist die Funktion aktiv, erscheint bei jedem Mitglied ein Reiter „Portfolio". Dort kannst du sie für einzelne Mitglieder auch wieder ausschalten.

Im Detail

Im Mitglied-Reiter „Portfolio" pflegst du das öffentliche Porträt („Über mich"): Anzeigename, Genres, Bio und Ausrüstung. Das ist getrennt vom Ausweisfoto (Kap. zum Mitgliedsausweis). Den persönlichen Portfolio-Link kannst du hier kopieren oder neu erzeugen – damit gibst du dem Mitglied Zugang zu seiner eigenen Upload-Seite (Kap. 66).

Funktion	Was sie bewirkt
Einwilligung	Ohne ausdrückliche Zustimmung des Mitglieds zur öffentlichen Nennung erscheint die Kachel anonym – Bilder ohne Namen und Porträtangaben.
Bild-Veto	Der Verein kann einzelne Bilder ausblenden (z. B. Jugendschutz/Anstand). Ein so gesperrtes Bild kann das Mitglied nicht selbst wieder öffentlich stellen.
Mediathek-Schutz	Portfolio-Bilder sind aus der normalen Mediathek ausgeblendet und gegen versehentliches Löschen geschützt – sie lassen sich nur über den vorgesehenen Weg entfernen.

66  Foto-Upload-Seite & Veto

Schnell erklärt

• Das Mitglied erhält von dir den persönlichen Portfolio-Link (Kap. 65) und öffnet ihn auf Handy oder Rechner.
• Es lädt Bilder hoch (mehrere gleichzeitig, JPG/PNG/WebP), bis das eingestellte Limit erreicht ist. Neue Bilder sind immer erst privat.
• Je Bild schaltet das Mitglied selbst „öffentlich" oder „privat" und kann eigene Bilder löschen.
• Darf der Verein es (Einstellung „Verein und Mitglied"), pflegt das Mitglied hier auch sein „Über mich" samt Einwilligung.

Im Detail

Die Seite läuft in einer schlanken App-Ansicht ohne Navigation und Sponsoren und wird nie zwischengespeichert. Der Zugang erfolgt ausschließlich über den persönlichen Token im Link – ohne Login und ohne Cookies. Die Formulare werden technisch über eine Signatur abgesichert, damit auch ohne Anmeldung nichts von Fremden abgeschickt werden kann.

Situation	Verhalten
Neues Bild	Startet privat (Entwurf). Erst wenn das Mitglied es öffentlich stellt, kann es in der „Unsere Fotografen"-Sektion erscheinen.
Vom Verein gesperrt (Veto)	Das Bild bleibt für das Mitglied gesperrt und lässt sich nicht selbst wieder veröffentlichen.
Link neu erzeugt	Der alte Link verliert seine Gültigkeit; das Mitglied braucht den neuen.

67  Zugang per Magic-Link (cookiefrei)

Schnell erklärt

• E-Mail-Adresse eintragen, die beim Verein hinterlegt ist.
• Eine kleine Rechenaufgabe lösen (Schutz vor automatischen Anfragen).
• Du bekommst einen Anmeldelink per E-Mail – diesen Link anklicken.
• Fertig: Du bist im „Mein Bereich" angemeldet, kein Passwort nötig.

Im Detail

Der Anmeldelink ist ein signierter Einmal-Link: Nur der zuletzt angeforderte Link ist gültig, und nach dem Anmelden ist er verbraucht. Aus Sicherheitsgründen antwortet das System immer neutral („Wenn die Adresse bekannt ist, wurde ein Link versandt") – so lässt sich nicht ausprobieren, welche Adressen im Verein existieren. Gegen Missbrauch gibt es zusätzlich eine Begrenzung, wie oft pro Stunde ein Link angefordert werden kann.

Deine Sitzung läuft nach einer Ruhezeit automatisch ab (gleitend, standardmäßig 30 Minuten) und endet spätestens nach der eingestellten Höchstdauer (standardmäßig 60 Minuten). Danach forderst du einfach einen neuen Link an.

Frage	Antwort
Brauche ich ein Passwort?	Nein – nur deine E-Mail-Adresse und den Link.
Link kommt nicht an?	Spam-Ordner prüfen, Adresse kontrollieren, danach neu anfordern.
Alter Link funktioniert nicht mehr?	Nur der neueste Link gilt. Fordere einen frischen an.

68  Haushaltszugang

Schnell erklärt

• Nach dem Anmelden erscheint die Auswahl „Für wen fortfahren?".
• Gehört zur Adresse nur eine Person, geht es automatisch weiter.
• Über „Person wechseln" springst du jederzeit zu einem anderen Familienmitglied.

Im Detail

Nicht jeder mit derselben E-Mail-Adresse bekommt automatisch Zugang. Es gelten feste Regeln:

Person	Zugang
Reine Beitragszahler (kein eigenes Mitglied)	nie
Ausgeschlossen oder verstorben	sofort gesperrt
Gekündigt	nur bis zum Austrittsdatum
Aktives Mitglied	voller Zugang

69  Meine Daten

Schnell erklärt

• Ansehen: alle zu dir gespeicherten Stammdaten.
• Selbst ändern: Straße, PLZ, Ort, Telefon, Mobil – wird direkt gespeichert.
• Gesperrt: Name und Mitgliedsnummer änderst du nur über den Verein.
• Foto: hinzufügen oder entfernen – mit deiner Einwilligung „Foto für Vereinszwecke".

Im Detail

Deine E-Mail-Adresse änderst du mit einem Bestätigungslink an die neue Adresse (Doppel-Bestätigung, 60 Minuten gültig). So ist sichergestellt, dass die neue Adresse wirklich dir gehört. Dabei wählst du den Umfang: für den ganzen Haushalt oder nur für dich.

70  Meine Beiträge (Haushalt, QR)

Schnell erklärt

• Zahlplan mit allen Terminen und einem farbigen Status je Posten.
• Kopfzeile mit Gesamtbetrag und offenen Summen.
• Überweiser: GiroCode-QR und Bankverbindung zum bequemen Bezahlen.
• SEPA-Einzug: nur ein Info-Hinweis „wird eingezogen – du musst nichts tun", kein QR.

Status	Bedeutung
offen	noch nicht bezahlt, Termin liegt in der Zukunft
überfällig	offen und Fälligkeit ist bereits vorbei
bezahlt	Betrag ist eingegangen
pausiert / erlassen	vom Verein ausgesetzt bzw. erlassen

Im Detail

Gehören zu deiner Adresse mehrere Mitglieder (Haushalt), siehst du oben einen Gesamtüberblick und darunter jede Person einzeln zum Aufklappen. Für offene Überweisungen des ganzen Haushalts gibt es einen einzigen Sammel-QR-Code. Bist du ausgetreten, werden nur Posten bis zum Austrittsdatum angezeigt. Der Status aktualisiert sich automatisch, sobald Zahlungen verbucht sind.

71  Ausweis & Sichtbarkeit

Schnell erklärt

• Digitaler Ausweis mit QR-Code – nur, wenn der Verein ihn freigeschaltet hat.
• „Zum Startbildschirm hinzufügen": öffnet den Bereich wie eine App (ohne Cookies).
• „Meine Sichtbarkeit": steuere, welche Felder im Mitgliederverzeichnis erscheinen – falls dein Verein das Verzeichnis nutzt.

Im Detail

Welche Felder auf dem Ausweis stehen, legt der Verein fest, z. B. „Mitglied seit", Mitgliedsart, Abteilungen und bis zu zwei Status-Kennzeichen sowie bis zu zwei eigene Felder. Über „Meine Sichtbarkeit" entscheidest du selbst, welche deiner Angaben und Kanäle (z. B. für ein Verzeichnis) freigegeben sind.

72  Kündigung im Self-Service (Double-Opt-in)

Schnell erklärt

• „Kündigung beantragen" anklicken – du siehst vorab klar, was das bedeutet.
• Du bekommst eine Bestätigungs-E-Mail mit einem Link (3 Tage gültig).
• Erst der Klick auf diesen Link löst die Kündigung wirklich aus.
• Bis zum Wirksamkeitstermin kannst du die Kündigung jederzeit zurückziehen.

Im Detail

Was nach der Bestätigung passiert, hängt von der Einstellung deines Vereins ab: Bei „direkt" ist die Kündigung sofort wirksam und der Austrittstermin gesetzt. Bei „Vorstand" wird deine Kündigung erst zum Antrag und der Vorstand gibt sie frei. In beiden Fällen wird der Verein automatisch per E-Mail informiert. Nach dem Klick landest du auf einer Bestätigungsseite (bestätigt, in Prüfung oder Link abgelaufen).

73  Minderjährige, Notaus & Sicherheit

Schnell erklärt

• Minderjährige: sensible Aktionen (Stammdaten ändern, Kündigung) sind geschützt.
• Standard-Modus: nur erlaubt, wenn ein Erziehungsberechtigter im Haushalt ist.
• Strenger Modus: sensible Aktionen laufen ausschließlich über den Verein.

Im Detail

Der Verein steuert die Sicherheit im Hintergrund: Wie lange eine Sitzung bei Untätigkeit gültig bleibt, wie oft pro Stunde ein Anmeldelink angefordert werden darf, und dass jede Sitzung serverseitig widerrufbar ist. Aktionen, die ein minderjähriges Mitglied über einen Erziehungsberechtigten ausführt, werden entsprechend protokolliert.

74  Löschfristen & Anonymisierung

Schnell erklärt

Daten	Aufbewahrung
Name und Adresse	6 Jahre (§ 147 AO)
IBAN und Beitragshistorie	10 Jahre

• Erinnerung vor Ablauf einstellbar (1, 2, 3 oder 6 Monate vorher).
• Ein täglicher Automatik-Lauf prüft die Fristen und warnt euch per E-Mail – er löscht oder anonymisiert nichts von selbst.
• Die Anonymisierung löst ihr danach bewusst aus, nachdem ihr geprüft habt, ob nichts mehr dagegensteht.
• Betroffen sind ausgetretene, gekündigte, ausgeschlossene und verstorbene Mitglieder.

Im Detail

Wichtig ist die klare Trennung: Der tägliche Lauf ist reine Vorwarnung und Statusanzeige – er stößt die Anonymisierung nicht selbst an. Die eigentliche Anonymisierung ist ein bewusster Schritt, den eine berechtigte Person auslöst. Prüfe vorher, ob noch offene Guthaben oder Beiträge zu klären sind und ob steuerliche Aufbewahrungsgründe der Löschung entgegenstehen.

Beim Anonymisieren werden die Stammdaten mit „[Gelöscht]" überschrieben, ein geschütztes Foto entfernt und die E-Mail-Adresse durch eine anonyme Kennung ersetzt. Steuerlich relevante Daten (z. B. für die AO-/Steuerfrist) bleiben so lange erhalten, wie das Gesetz es verlangt. Angebundene Module (z. B. Inventar, Ablage) löschen ihre Daten zu dieser Person automatisch mit. Jede Anonymisierung wird protokolliert, sodass nachvollziehbar bleibt, wer sie wann ausgelöst hat.

75  Einwilligungen (Foto, widerrufbar)

Schnell erklärt

• Das Mitgliedsfoto beruht auf einer Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO).
• Diese Einwilligung ist jederzeit für die Zukunft widerrufbar.
• Das Mitglied kann sein Foto selbst im „Mein Bereich" wieder entfernen.

Im Detail

Neben dem Foto können weitere Freigaben dokumentiert sein, etwa welche Felder im Mitgliederverzeichnis erscheinen oder welche Social-Media-Kanäle sichtbar sind. Am Mitglied siehst du diese Einwilligungen und Freigaben zur Kontrolle – dort nur lesend; geändert werden sie durch das Mitglied selbst im Self-Service.

76  DSGVO-Datenexport: Voll-Export (ZIP)

Schnell erklärt

• Nur für Administratoren.
• „Export starten" – das ZIP wird im Hintergrund erstellt (kann kurz dauern).
• Danach steht es zum geschützten Download bereit.

Im ZIP enthalten	Inhalt
data.json	alle Datensätze, strukturiert und maschinenlesbar
dokumente/	alle hochgeladenen Dokumente (aktuelle Fassung)
LIESMICH.txt	Erklärung und Anzahl der Datensätze

Im Detail

Die Export-Datei liegt in einem geschützten Ordner und ist nur über einen signierten Download-Link mit passender Berechtigung erreichbar. Sie wird nach 30 Tagen automatisch gelöscht. Sowohl das Starten als auch der Download werden im Export-Protokoll festgehalten (siehe Kapitel 78). Bereits DSGVO-gelöschte oder anonymisierte Personen sind bewusst nicht enthalten.

77  Einzel-Auskunft (Art. 15/20, WordPress-Werkzeug)

Schnell erklärt

• WordPress-Bordmittel – Members+ liefert die Vereinsdaten automatisch zu.
• E-Mail-Adresse der Person eingeben und Export anfordern.
• WordPress erstellt eine Datei mit allen zu dieser Adresse gefundenen Daten.

Enthaltene Bereiche	Beispiel
Stammdaten	Name, Adresse, Kontakt, Mitgliedsart, Status
Beiträge	Beitragsposten der Person
SEPA-Mandat, Spenden, Guthaben	zugehörige Datensätze
Satzungs-Zustimmungen	welche Satzungsversion anerkannt wurde

Im Detail

Dieses Werkzeug deckt das Recht auf Auskunft (Art. 15 DSGVO) und auf Datenübertragbarkeit (Art. 20 DSGVO) für eine einzelne Person ab – im Unterschied zum Voll-Export (Kapitel 76), der den gesamten Verein betrifft. Trägt eine E-Mail-Adresse mehrere Mitglieder (Haushalt), werden alle zugehörigen Personen ausgegeben.

78  Export-Protokoll (Rechenschaft)

Schnell erklärt

• Reine Anzeige – hier wird nichts geändert.
• Filter nach Zeitraum (Von/Bis), Liste, Format und Benutzer.
• Seitenweise Anzeige (25 Einträge pro Seite).

Im Detail

Erfasst werden unter anderem das Starten und der Download des Voll-Exports (Kapitel 76) sowie Listen-Exporte aus dem Mitgliederbereich. So ist lückenlos dokumentiert, wann Vereinsdaten das System verlassen haben.

79  Datenschutz-Passagen & keine Cookies

Schnell erklärt

• Die Datenschutztexte für Mitglieder bauen sich automatisch aus euren aktiven Funktionen auf.
• Am Antragsformular erscheint eine Datenschutz-Box nach Art. 13 DSGVO.
• Eigene Felder mit hinterlegtem „Zweck" fließen automatisch in die Information ein.

Im Detail

Weil sich die Passagen an euren tatsächlich genutzten Funktionen ausrichten, solltet ihr nach jeder größeren Änderung (neues Modul, neues eigenes Feld) einen Blick auf eure öffentliche Datenschutzerklärung werfen und sie bei Bedarf anpassen.

80  Neues Mitglied: Antrag → aktiv

Schnell erklärt

1. Ein Interessent füllt auf eurer Website das „Mitglied werden"-Formular aus. Je nach Einstellung erscheint dabei die Live-Beitragsvorschau, das Wunsch-Team-Feld und – bei Fördermitgliedschaft – der freiwillige Wunschbeitrag.
2. Members+ legt automatisch einen Mitglieds-Datensatz an (Stammdaten, Mitgliedsnummer, verschlüsseltes Geburtsdatum). Einwilligung und Satzungs-Zustimmung werden mit Zeitpunkt protokolliert.
3. Was danach passiert, hängt vom Aufnahme-Modus ab: „Sofort aktiv" schaltet direkt frei, „Erst bestätigen" legt das Mitglied als ausstehend ab und wartet auf dich bzw. auf einen Vorstandsbeschluss.
4. Öffne den Datensatz in der Mitgliederliste und prüfe die Daten. Ergänze bei Bedarf Bankdaten (Reiter „SEPA & Bankdaten") und Gruppen/Sparten.
5. Setze den Status auf aktiv. Ist der Modus „Vorstandsbeschluss" eingestellt, verlangt der Statuswechsel einen Protokoll-Vermerk (Pflichtfeld).
6. Bei „sofort aktiv" geht automatisch die Willkommens-Mail raus. Selbstzahler erhalten darin Bankverbindung, Verwendungszweck und einen GiroCode zum Abscannen.

81  Beitragslauf: fällig stellen → SEPA

Schnell erklärt

1. Voraussetzung (einmalig): Das Beitragsmodell ist gepflegt – Altersstufen, Grundbeitrag, ggf. Abteilungsbeiträge sowie Fälligkeit und Zahlweise.
2. Im Beitragsbereich das Beitragsjahr auswählen. Die geführte Übersicht zeigt dir die nächsten drei Schritte.
3. Zuerst die Vorschau im Beitragslauf ansehen: Sie zeigt, welche Posten angelegt würden, mit Summe, „SEPA-bereit", „Überweiser" und Warnungen wie „SEPA ohne Mandat" – geschrieben wird dabei noch nichts.
4. Passt die Vorschau, den Beitragslauf ausführen. Jetzt werden die tatsächlichen Posten erzeugt. Vorhandenes Guthaben wird automatisch gegen die erste Rate verrechnet.
5. Selbstzahler informieren: Die Jahresübersicht geht an alle, die nicht per Lastschrift eingezogen werden – mit Bankverbindung, Verwendungszweck und GiroCode.
6. Für die Lastschrift-Zahler zuerst die SEPA-Vorabinformation versenden. Sie muss die eingestellte Frist (Standard 14 Tage vor Einzug) einhalten – sonst ist der Versand gesperrt.
7. Danach die SEPA-Datei (Format pain.008.001.02) mit Ausführungsdatum erzeugen, herunterladen und im Online-Banking eures Vereins einreichen.
8. Eingehende Überweisungen im Zahlungen-Bereich als bezahlt markieren. Fehlgeschlagene Einzüge dort als Rücklastschrift erfassen.

82  Inventar-Set: Ausgabe → Verrechnung

Schnell erklärt

1. Voraussetzung: Das Inventar-Modul ist aktiv und Artikel bzw. Varianten (Größen) sind angelegt. Für ein Set ist zusätzlich ein Ensemble mit festen und wählbaren Positionen definiert.
2. Über Ausgabe das Mitglied per Suche wählen, das Set zusammenstellen (Größen auswählen) und Ausgabe- sowie Soll-Rückgabedatum eintragen.
3. Die Kaution als „erhalten" markieren. Der Betrag wird zweckgebunden auf ein Kautionskonto gebunden – getrennt vom normalen Guthaben, es zählt nicht zum frei auszahlbaren Saldo.
4. Bei der Rückgabe den Zustand prüfen und für die Kaution entscheiden: zurückzahlen, einbehalten (Schaden/Verlust) oder offen lassen.
5. Statt Bar-Rückzahlung kannst du als Kassier die Kaution mit dem Beitrag verrechnen: Der freigegebene Betrag wird auf die ältesten offenen Beitragsposten angerechnet – mit sauberer Gegenbuchung im Protokoll.

83  Kündigung: Self-Service → Anonymisierung

Schnell erklärt

1. Voraussetzung: Das Kündigungs-Modul ist eingeschaltet. Dort sind Modus (Vorstand gibt frei / direkt wirksam), Frist und der Wirksam-Termin (z. B. Jahresende) festgelegt.
2. Das Mitglied klickt im Mitgliederbereich auf „Kündigung beantragen" und sieht vorab klar, was das bedeutet (kein anteiliger Refund, Guthaben wird erstattet).
3. Es folgt eine Bestätigungs-Mail (Double-Opt-in, Link 3 Tage gültig). Erst der Klick darauf löst die Kündigung aus.
4. Im Modus „Vorstand" liegt jetzt ein Antrag vor: Du kannst ihn freigeben oder mit Begründung ablehnen. Im Modus „direkt" ist die Kündigung sofort vorgemerkt.
5. Der Status bleibt bis zum Termin aktiv (voller Zugang). Am Termin schaltet das System automatisch auf gekündigt um.
6. Ein vorhandenes Guthaben wird als „Erstattung fällig" ausgewiesen – du zahlst es aus und hakst es ab. Offene Beiträge werden nach der Einstellung im Beitragsmodell behandelt (erlassen oder offen lassen).
7. Ab dem Austritt laufen die gesetzlichen Löschfristen. Der tägliche Lauf überwacht sie und warnt euch rechtzeitig; die Anonymisierung selbst löst danach eine berechtigte Person bewusst aus – erst wenn offene Guthaben und Beiträge geklärt sind und keine Aufbewahrungsgründe mehr entgegenstehen. Steuerrelevante Daten bleiben, solange sie aufzubewahren sind (Kapitel 74).

84  Zeugwart einrichten

Schnell erklärt

1. Prüfe, dass der Pakete-Modus eingeschaltet ist (Einstellungen → Allgemein). Nur dann lassen sich einzelne Rechte-Pakete vergeben.
2. Aktiviere das Inventar-Modul (Setup-Assistent oder Einrichtungs-Center) und lege mindestens einen Artikel an.
3. Lege für die Person einen WordPress-Benutzer an (die neutrale Rolle „Vereinsmitarbeiter" reicht – sie bringt von sich aus keine Vereinsrechte mit).
4. Weise unter Berechtigungen im Tab „Pakete pro Benutzer" das Paket „Inventar (Zeugwart)" zu.
5. Optional: Vergib zusätzlich die informatorische Funktion „Zeugwart:in", damit das Amt im Verein sichtbar ist.
6. Nach dem Login landet der Zeugwart direkt auf seiner Inventar-Seite – nicht auf einem leeren Dashboard.

85  Häufige Fragen

Schnell erklärt

Muss ich das Plugin nach einem Update neu aktivieren?

Nein. Members+ führt die nötige Anpassung von Datenbank und Rechten nach einem Update automatisch aus. Ein Deaktivieren und wieder Aktivieren ist nicht nötig.

Warum kann ich bei einem Mitglied keine SEPA-Lastschrift auswählen?

Weil die Gläubigerdaten des Vereins noch nicht vollständig sind (Gläubiger-ID, Empfängername, gültige IBAN). Solange etwas fehlt, bietet das System nur den Selbstzahler-Weg an.

Ist der Wunsch- bzw. Förderbeitrag eine Spende?

Nein. Der freiwillige Mehrbeitrag zählt als Mitgliedsbeitrag – dafür gibt es keine Spendenbescheinigung.

Was passiert mit dem Guthaben, wenn ein Mitglied kündigt?

Guthaben verfällt nie. Es wird nach der Kündigung als „Erstattung fällig" ausgewiesen und ausgezahlt. Der reguläre Beitrag der laufenden Periode wird nicht anteilig erstattet.

Wer darf die IBAN eines Mitglieds sehen?

Nur Personen mit dem Finanz-Paket sowie Administratoren. Alle anderen sehen die IBAN nur maskiert (z. B. DE••…1234).

Warum sieht unser Zeugwart die Beiträge nicht?

Das ist so gewollt: Das Paket „Inventar (Zeugwart)" enthält keine Finanzrechte. Für Beiträge braucht es das Finanz-Paket.

Wie kommt ein Mitglied in „Mein Bereich"?

Über einen Zugangslink (Magic-Link), den es sich per E-Mail schicken lässt – ganz ohne Passwort und ohne Cookies.

Brauchen wir einen Cookie-Banner?

Für die Funktionen von Members+ nicht: Die beschriebenen Members+-Abläufe (Anmeldung per Magic-Link, Self-Service, öffentliche Beitrags- und Spendenseiten) setzen keine nicht notwendigen Cookies. Ob eure Website insgesamt einen Cookie-Banner braucht, hängt aber von der ganzen Seite ab – Theme, WordPress selbst, eingebettete Inhalte (z. B. Karten, Videos, Social-Media) und weitere Plugins können Cookies setzen. Das prüft bitte separat.

86  Glossar

Schnell erklärt

Begriff	Bedeutung
Anonymisierung	Bewusst ausgelöstes Überschreiben der Stammdaten nach Ablauf der Aufbewahrungsfrist und vorheriger Prüfung; der Verein startet den Vorgang, steuerrelevante Daten bleiben so lange erhalten, wie sie aufzubewahren sind.
Aufnahme-Modus	Legt fest, ob ein neuer Antrag sofort aktiv wird oder erst bestätigt bzw. per Vorstandsbeschluss.
Beitragslauf	Der Vorgang, der die Beitragsposten eines Jahres für alle Mitglieder anlegt (mit Vorschau vorab).
Beitragsmodell	Die Regeln, aus denen sich der Beitrag ergibt: Altersstufen, Grundbeitrag, Abteilungsbeiträge, Rabatte, Fälligkeit und Zahlweise.
Berechtigungspaket	Ein Bündel von Rechten (z. B. Finanzen, Verwaltung, Inventar), das einem Benutzer zugewiesen wird.
Double-Opt-in	Bestätigung per E-Mail-Link, damit eine Aktion (z. B. Kündigung) wirklich vom Berechtigten ausgeht.
Einrichtungs-Center	Geführte Checkliste, die erkennt, was schon erledigt ist, und dich zu den offenen Schritten führt.
Ensemble / Set	Eine feste Zusammenstellung mehrerer Inventar-Artikel, die gemeinsam ausgegeben wird.
Fördermitglied	Mitgliedsart, die den Verein unterstützt; darf freiwillig mehr als den Grundbeitrag zahlen (Wunschbeitrag).
FRST / RCUR	Kennzeichen der Lastschrift: FRST = erster Einzug eines Mandats, RCUR = jeder weitere.
GiroCode	Ein QR-Code mit allen Überweisungsdaten; das Mitglied scannt ihn in der Banking-App und muss nichts abtippen.
Gläubiger-ID	Eindeutige Kennung des Vereins für SEPA-Lastschriften; ohne sie ist kein Einzug möglich.
Guthaben	Überzahltes Geld des Mitglieds; verfällt nicht und wird mit der nächsten Fälligkeit verrechnet oder erstattet.
Kaution	Zweckgebundenes Pfand für geliehenes Inventar; getrennt vom frei verrechenbaren Guthaben.
Magic-Link	Einmaliger Zugangslink per E-Mail für „Mein Bereich" – ohne Passwort und ohne Cookies.
Mandatsreferenz	Eindeutige Nummer eines SEPA-Mandats; verbindet die Einwilligung des Zahlers mit den Einzügen.
Mitgliedsnummer	Automatisch vergebene Nummer aus Präfix, Jahr und laufendem Zähler (z. B. MV-2026-001).
pain.008	Das genormte SEPA-Dateiformat für Lastschriften (hier pain.008.001.02), das die Bank einliest.
Pakete-Modus	Schalter, der die Rechte-Pakete aktiviert; aus = Vollzugriff für kleine Vereine, ein = fein steuerbare Rechte.
Selbstzahler	Mitglied, das seinen Beitrag selbst überweist, statt ihn per Lastschrift einziehen zu lassen.
Self-Service / Mein Bereich	Der geschützte Online-Bereich, in dem Mitglieder ihre Daten, Beiträge und den Ausweis sehen.
SEPA-Vorabinformation	Ankündigung eines Lastschrift-Einzugs (Betrag, Datum) vor der Abbuchung.
Snapshot	Eingefrorene Kopie von Berechnung oder Beleg; spätere Änderungen wirken nicht rückwirkend.
Sparte / Abteilung	Organisationseinheit des Vereins; im Sparten-Modus ist sie zugleich die Beitrags-Einheit.
Wunsch-Team	Optionaler Wunsch im Antrag zur Gruppen-/Team-Einteilung – ohne Beitragswirkung.
Zahler-Nummer (Z-Nummer)	Referenz für jemanden, der für andere Mitglieder zahlt (z. B. ein Elternteil), Format Z-001.
Zeugwart	Rolle, die das Inventar verwaltet (Ausgabe, Rückgabe, Kaution) – ohne Finanz- oder Einstellungsrechte.

87  Dokumentinfo & Änderungsstand

Schnell erklärt

Angabe	Wert
Titel	ClubPress Members+ – Handbuch
Ausgabe	2.2
Basiert auf	Members+ 1.24.8
Dokument-Nr.	CP-DOC-USER-MEMBERS-001
Status	Freigegeben
Verantwortlich	web-my-business.de
Freigabe	12.08.2026

Änderungsstand 2.2 gegenüber 2.1 – Lizenz-Kapitel auf die Freemius-Freischaltung umgestellt: Aktivierung, Updates und Verwaltung laufen über den Menüpunkt „Konto“; die frühere manuelle Schlüssel-Eingabe unter „Einstellungen → Lizenz“ entfällt. Ablaufverhalten ergänzt (Daten bleiben lesbar und exportierbar, Schreibfunktionen pausieren) sowie ein Datenschutz-Hinweis zur Übermittlung an Freemius.

Änderungsstand 2.1 gegenüber 2.0 – Kapitel 9 und 26 an den Dashboard-Umbau des ClubPress-Themes angepasst: Offene Beitrags-Punkte erscheinen jetzt in der zentralen Liste „Jetzt zu erledigen" (WordPress-Widget bleibt als Rückfallebene); Geburtstage & Jubiläen erscheinen als Info-Karte im Bereich „Überblick". Handbuch freigegeben.

Änderungsstand 2.0 gegenüber 1.22.1 – neu aufgenommen bzw. überarbeitet:

• Einrichtungs-Center als geführte, mitdenkende Checkliste
• Funktionen & Ämter mit geschlechtsspezifischen Bezeichnungen und Impressum-Rang
• Wunsch- bzw. Förderbeitrag für Fördermitglieder
• Öffentliche Beitragsseite mit interaktivem Beitragsrechner
• Selbstzahler-Weg mit GiroCode statt SEPA-Lastschrift
• SEPA-Vorabinformation mit Frist und abweichendem Einzugskonto
• Online-Kündigung im Self-Service (Double-Opt-in)
• Vereinsablage für Dokumente inklusive E-Mail-Benachrichtigung
• Portfolio „Unsere Fotografen"
• Geschütztes Mitgliedsfoto am digitalen Ausweis
• Mitgliederverzeichnis mit Frontend „Mitglieder finden"
• DSGVO-Voll-Export, Einzel-Auskunft (Art. 15/20) und Export-Protokoll
• Wunsch-Team-Feld im Aufnahmeantrag
• Automatische Update-Migration ohne Neu-Aktivierung