Dein Schnellstart (Anleitung)

01  Was ist ClubPress?

ClubPress ist ein Baukasten für Vereins-Websites auf Basis von WordPress. WordPress (kurz „WP") ist das weltweit verbreitetste System, um Websites zu erstellen und zu pflegen. Du musst WordPress nicht kennen – ClubPress ist so gebaut, dass du deine Vereins-Seite ohne Technik-Wissen betreust.

Wir nennen ClubPress „das Vereins-System, das mitdenkt". Damit meinen wir: Vieles, was du bei einer normalen Website mühsam von Hand einrichten müsstest, macht ClubPress von selbst – zum Beispiel Impressum und Datenschutz verlinken, Termine sortieren oder Fotos für Handy und Web verkleinern.

ClubPress ist kein einzelnes Programm, sondern ein Ökosystem aus mehreren Bausteinen (siehe Kapitel 2). Du startest mit dem kostenlosen Basis-Theme und erweiterst es später, wenn dein Verein mehr braucht.

Die Grundhaltung

Drei Grundsätze gelten überall in ClubPress – vom Basis-Theme bis zu jedem Zusatzmodul:

• Cookiefrei nach derzeitiger Umsetzung. Das öffentliche ClubPress-Frontend setzt nach derzeitiger Umsetzung keine nicht-erforderlichen Cookies und bindet kein Tracking ein (kein Google Analytics o. Ä.). Ein Cookie ist eine kleine Datei, die eine Website im Browser des Besuchers speichert. Beachte: Der WP-Login und das Backend nutzen technisch notwendige Cookies; auch dein Hoster, eingebettete Medien (z. B. Videos) oder weitere Plugins können Cookies setzen oder Daten an Dritte übertragen.
• DSGVO-freundlich. Es wird nur erhoben, was der Verein wirklich braucht. Alle Formulare weisen automatisch auf die Datenschutzerklärung hin. DSGVO ist die Datenschutz-Grundverordnung, das europäische Datenschutzgesetz.
• Barrierearm & schnell. Die Seiten sind mobil-optimiert, gut lesbar und auf gute Lighthouse-Werte ausgelegt. Lighthouse ist ein Mess-Werkzeug von Google für Geschwindigkeit und Qualität. Die tatsächlich erreichten Werte hängen von Hosting, Bildern, Inhalten, weiteren Plugins und dem Gerät ab.

02  Die drei Bausteine

ClubPress besteht aus drei Bausteinen, die aufeinander aufbauen. Ein Theme bestimmt Aussehen und Grundfunktionen einer WordPress-Website. Ein Plugin ist eine Erweiterung, die weitere Funktionen hinzufügt.

Schnell erklärt

• Basis-Theme (kostenlos). Das Fundament. Es liefert die komplette öffentliche Vereins-Website und alles, was fast jeder Verein braucht: Startseite, Termine & Veranstaltungen, Galerie mit Foto-Upload, Gruppen/Mannschaften, Vorstand, die eingebauten Formulare (Kontakt, Buchungsanfrage, Mitglied werden), Newsletter, Erinnerungsmails, den KI-Assistenten, Impressum & Datenschutz. Mit dem Basis-Theme allein hast du bereits eine einsatzfähige Vereins-Seite.
• Theme PRO (Plugin, kostenpflichtig). Die Design-Ebene. Sie erweitert das Basis-Theme um mehr Gestaltungs- und Ausbau-Möglichkeiten: Farb-Optimierer, Design-Assistent, zusätzliche Hero-Layouts (der große Kopfbereich der Startseite), Premium-Schriftpakete, weitere Sektions-Varianten, das SEO-Center, Sponsoren-Verwaltung, Chronik, Erfolge & Auszeichnungen sowie eigene Formulare und Kontaktbereich-Layouts.
• Members+ (Plugin, kostenpflichtig). Die Mitglieder-Ebene. Sie macht aus der Website eine echte Mitgliederverwaltung: Mitglieder pflegen, ein flexibles Beitragsmodell mit SEPA-Lastschrift, Spenden mit Zuwendungsbescheinigung, Datenimport aus Excel/Altsystem, Inventar & Ausstattung, DSGVO-Datenexport und einen geschützten Self-Service-Bereich, in dem Mitglieder ihre Daten selbst pflegen.

Im Detail: Aufgabe → welches Modul

03  Welche Module habe ich?

Der Pflegebereich einer WordPress-Seite heißt „Backend". Du erreichst ihn, indem du hinter deine Website-Adresse /wp-admin hängst (z. B. deinverein.de/wp-admin) und dich anmeldest. Was Besucher sehen, ist das „Frontend".

Am schnellsten siehst du deine Bausteine auf der Übersichtsseite von ClubPress.

Dort findest du eine Übersicht aller Ökosystem-Bausteine mit einem farbigen Status. Unterscheide dabei vier Zustände sauber voneinander:

• nicht installiert – der Baustein ist auf deiner Seite noch gar nicht vorhanden.
• installiert, aber inaktiv – das Plugin ist hochgeladen, aber nicht aktiviert. Seine Funktionen stehen erst nach dem Aktivieren bereit.
• Lizenz nicht aktiv – der Baustein ist installiert und aktiv, aber der Freischalt-Nachweis (Lizenz) fehlt oder ist abgelaufen. Eine Lizenz ist der Kauf-/Freischalt-Nachweis für ein kostenpflichtiges Modul. Ohne aktive Lizenz kann die Nutzung grundsätzlich möglich sein, üblicherweise entfallen aber automatische Updates und der Anspruch auf Support. Was für dein Modul konkret gilt, steht auf der jeweiligen Modul-Seite.
• geplant / in Vorbereitung – der Baustein ist angekündigt, aber noch nicht erhältlich (z. B. ClubPress Analyse und ClubPress Finance).

Bei Theme PRO wird der Lizenz-Zustand direkt angezeigt („Lizenz aktiv" bzw. „Lizenz nicht aktiviert").

Woran du es sonst noch erkennst

• Am Menü. Zusatz-Menüpunkte erscheinen nur, wenn das passende Modul aktiv ist. Beispiel: „Mitglieder" und „Spenden" tauchen erst mit Members+ auf; „Sponsoren", „Chronik" und „Erfolge" erst mit Theme PRO.
• An der Plugin-Liste (nur Administrator). Unter Plugins siehst du alle installierten Erweiterungen samt Versionsnummer. Dort erkennst du, ob „ClubPress Theme PRO" und „ClubPress Members+" installiert und aktiv sind.

04  Empfohlene Einrichtungs-Reihenfolge

Diese Reihenfolge hat sich bewährt. Du musst nicht alles an einem Tag erledigen – arbeite in Ruhe Schritt für Schritt. Schritt 4 und 5 entfallen, wenn du (noch) kein Theme PRO bzw. Members+ nutzt.

Schritt 1 · Voraussetzungen & Installation

Bevor ClubPress laufen kann, braucht es ein Fundament. Wer stellt was bereit?

• Hosting & Domain – kommen von einem Webhoster (z. B. ein Hosting-Paket für WordPress). Die Domain ist deine Internet-Adresse (z. B. deinverein.de).
• WordPress – die Software selbst; viele Hoster installieren sie auf Wunsch mit. Du brauchst außerdem die Zugangsdaten zum Backend (Benutzername + Passwort) und ggf. zur Hoster-Verwaltung.

Basis-Theme installieren (zwei Wege):

• Über das WordPress.org-Verzeichnis: Design › Themes › Theme hinzufügen, nach „ClubPress" suchen, dann installieren und aktivieren.
• Per ZIP-Upload: unter Design › Themes › Theme hinzufügen › Theme hochladen die ClubPress-ZIP-Datei auswählen und aktivieren.

Plugins installieren (Theme PRO, Members+) laufen getrennt davon über Plugins › Installieren – je nach Bezugsweg aus dem Verzeichnis oder per ZIP-Upload („Plugin hochladen"). Ein Plugin muss nach der Installation zusätzlich aktiviert werden.

Schritt 2 · Basis-Theme gestalten (Setup-Assistent)

Beim ersten Aktivieren startet der Setup-Assistent – eine geführte Ersteinrichtung in sieben Schritten (Willkommen, KI-Assistent, Migration/Import, Vereinsidentität, Farben & Typografie, Bezeichnungen, Abschluss + Demo-Daten). Er legt dir auch die Pflichtseiten Impressum, Datenschutz und Foto-Upload automatisch an.

Hier hinterlegst du Vereinsname, Logo, Farben und Schriften. „Anpassen" (im Original „Customizer") ist der WordPress-Bereich für Design-Einstellungen mit Live-Vorschau. Änderungen greifen erst nach einem Klick auf Veröffentlichen.

Schritt 3 · Vereinsseiten & Kontaktdaten

Trage die Kontaktdaten und die Impressum-Angaben ein und pflege die Datenschutzerklärung. Lege erste echte Inhalte an: ein paar Termine, Galerie-Bilder und den Vorstand.

Schritt 4 · Theme PRO aktivieren & Zusatzfunktionen

Wenn du Theme PRO nutzt: installiere und aktiviere das Plugin und trage die Lizenz ein. Danach stehen die zusätzlichen Design-Optionen, das SEO-Center und Bereiche wie Sponsoren, Chronik und Erfolge bereit.

Schritt 5 · Members+ installieren & Mitglieder/Vereinsdaten

Wenn du Members+ nutzt: installiere und aktiviere das Plugin. Members+ bringt einen eigenen Einrichtungs-Assistenten mit, richte damit Grundeinstellungen, Rollen/Pakete und das Beitragsmodell ein. Bestehende Mitglieder kannst du per Import aus Excel oder einem Altsystem übernehmen.

Schritt 6 · Beiträge, Formulare, E-Mail & Self-Service

Richte die laufende Arbeit ein: die Formulare (Kontakt, Buchungsanfrage, Mitglied werden) prüfen und bei Bedarf mit dem Baukasten anpassen, den Newsletter und Erinnerungsmails vorbereiten. Prüfe, dass ausgehende E-Mails ankommen (Testmail an dich selbst). Mit Members+ schaltest du hier auch den Self-Service-Bereich für Mitglieder frei.

Schritt 7 · Testen & Veröffentlichen

Vor dem Live-Gang: alles einmal durchklicken, Test-/Demo-Daten löschen, ein Formular probeweise absenden und die Seite auf dem Handy anschauen.

05  Rollen im Überblick

Eine Rolle legt fest, was ein angemeldeter Benutzer im Backend darf. ClubPress arbeitet vor allem mit zwei Rollen.

Vereins-Redaktion ist die passende Rolle für ehrenamtliche Helfer, die Inhalte pflegen sollen, aber die Technik nicht verändern dürfen. Sie sehen ein aufgeräumtes Backend ohne die Bereiche „Beiträge", „Seiten", „Design-Menüs" und die Einstellungen; im „Anpassen" sehen sie ausschließlich „Vereins-Inhalte".

Administrator darf alles, auch die Technik. Diese Rolle solltest du sparsam vergeben.

Beim Anlegen eines neuen Benutzers wählst du unten die Rolle. Für Helfer wähle „Vereins-Redaktion", nicht „Administrator".

Sicherheits-Checkliste vor dem Live-Gang

• Starke, individuelle Passwörter für alle Administratoren; wenn möglich Zwei-Faktor-Anmeldung (2FA) aktivieren.
• Mailzustellung testen (Testmail an dich selbst und an eine externe Adresse).
• Ein Backup einmal probeweise zurückspielen – nur so weißt du, dass es im Ernstfall funktioniert.
• Datenschutz- und Impressumstexte gepflegt und geprüft.
• Test-, Demo- und Foto-Upload-Seiten nicht öffentlich sichtbar (Upload-Seite nur über den geheimen Link).

06  Backend-Landkarte

Das ClubPress-Menü am linken Rand ist in vier verständliche Bereiche gruppiert. Jeder Bereich hat eine dezente Überschrift.

Die vier Bereiche

• Inhalte – alles, was auf der Website erscheint: Gruppen/Mannschaften, Termine, Galerie, Vorstand (mit Theme PRO zusätzlich z. B. Sponsoren, Chronik, Erfolge).
• Verwaltung – die Kontaktliste und, falls Members+ aktiv ist, die Mitgliederverwaltung, Spenden und das Inventar.
• Kommunikation – Anfragen, Dauerformulare, Newsletter und Jahresrückblick.
• WordPress – die technischen Einstellungen (Medien, Beiträge, Seiten, Design, Plugins, Benutzer, Werkzeuge, Einstellungen). Dieser Bereich ist nur für Administratoren sichtbar und im Alltag selten nötig.

Faustregel: Etwas zeigen → Inhalte. Jemanden anschreiben → Kommunikation. Verein/Mitglieder verwalten → Verwaltung.

Dashboard, „Anpassen" & „Über ClubPress"

• Das Dashboard ist die Startseite nach der Anmeldung. Es ist auf einen ruhigen Kern reduziert und zeigt, was ansteht: die zentrale Liste „Jetzt zu erledigen", den Schnellstart, die QR-Codes und im Bereich „Überblick" die nächsten Termine und Anmeldungen.
• Unter Design › Anpassen steuerst du Aussehen und Vereins-Inhalte zentral, mit Live-Vorschau. Änderungen werden erst mit Veröffentlichen übernommen.
• Unter ClubPress › Über ClubPress findest du Version, Funktionsübersicht, Changelog, den Modul-Status und Support-Infos.

07  Updates, Backups & Testumgebung

Etwas regelmäßige Pflege hält die Website sicher und schnell.

Updates

• Halte WordPress, das Basis-Theme und alle Plugins aktuell. Verfügbare Updates zeigt WordPress im Backend an; ein Administrator spielt sie ein.
• Nach einem Theme-Update ggf. den Cache leeren und die Seite mit Strg + F5 neu laden, falls etwas „alt" aussieht.

Backups

• Ein Backup ist eine Sicherheitskopie der ganzen Website. Richte regelmäßige Sicherungen ein – empfohlen ist WPvivid Backup & Migration (sichert auch kostenlos verschlüsselt auf einen externen Speicher außerhalb der Website).
• Erstelle vor größeren Änderungen und vor jedem Update ein frisches Backup. Ein aktuelles Backup ist die beste Versicherung.

Testdaten & Testumgebung

• Zum gefahrlosen Üben legt ClubPress auf Wunsch Demo-Daten an (Beispiel-Termine, -Galerie und mehr). Vor dem Live-Gang löschst du sie mit einem Klick wieder.
• Für größere Änderungen empfiehlt sich – wenn dein Hoster das anbietet – eine Staging-Umgebung: eine Kopie der Seite zum Ausprobieren, die für Besucher nicht sichtbar ist. Dort testest du in Ruhe, bevor du die Änderungen auf die echte Seite überträgst.

08  Support & Hilfe

Wenn du nicht weiterkommst, gibt es mehrere Wege – vom Selbsthelfen bis zum persönlichen Support.

Erste Hilfe

• KI-Assistent. Frag den Assistenten unten rechts im Dashboard („Wie lege ich einen Termin an?", „Wie hinterlege ich die Satzung?"). Er kennt ClubPress und deine Konfiguration und weist auf nötige Administrator-Rechte hin. Seine Antworten sind auf den ClubPress-Kontext begrenzt, können sich aber irren – kritische Schritte (Recht, Datenschutz, Updates, Daten) prüfe zusätzlich im Handbuch oder beim Support.
• Modulhandbücher. Für Details schau ins passende Handbuch (siehe Kapitel 9).
• „Über ClubPress". Dort stehen Version, Changelog und die aktuellen Support-Infos.

Persönlicher Support

Reicht das nicht, wende dich an den Herausgeber. ClubPress ist ein Produkt von web-my-business.de; die aktuellen Kontaktwege findest du unter „Über ClubPress". Damit dir schnell geholfen werden kann, halte diese Angaben bereit:

• Deine Website-Adresse (Domain).
• Die Versionen von WordPress, Basis-Theme, Theme PRO und Members+ (siehe „Über ClubPress" bzw. Plugin-Liste).
• Was du getan hast, was du erwartet hast und was stattdessen passiert ist – möglichst als reproduzierbare Schritte (Klick für Klick nachvollziehbar).
• Den genauen Wortlaut einer Fehlermeldung, falls eine erscheint.
• Ob das Problem bei allen Besuchern oder nur bei dir auftritt, und auf welchem Gerät/Browser.
• Falls verfügbar: einen Systembericht bzw. eine kurze Beschreibung des Website-Zustands (WordPress-, Theme- und Plugin-Versionen).

09  Die ClubPress-Doku-Landkarte

Zu ClubPress gehören mehrere Handbücher. Dieses Schnellstart-Handbuch ist der gemeinsame Einstieg; die Einzelheiten stehen jeweils im passenden Modulhandbuch.